档案的物质结构与档案整理.pdf

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1、TheArchivalMaterialStructureandArchivesManagement档案的物质结构与档案整理文／郑慧玲ZhengHui—ling摘要：以档案的物质结构为起点，探讨和揭示传统与现代档案整理之间的区别、规律及共性。传统档案整理原则是文件集合加文件之间的历史联系，这种“档案的单一物质结构”，只能一维地记录和保持文件之问的历史联系。现代档案整理原则是文件集合加历史联系的记录，这种“档案的双重物质结构”，能多维地记录和保持文件之间的历史联系，这是一个创新性的理论，对档案学理论的研究和实践都具有重要的意义。关键词：档案；物质结构；档案整理中图分类号：G275

2、．9文献标识码：A文章编号：1005—9652(2014)02—0048～03尽管人们很早就认识到了档案是一种物质，但直我们就可以从不同时代对档案物质结构的不同认识出到本世纪初，才由刘新安先生首先揭示了档案的物质发，来理性地研究传统与现代档案整理各自所遵循的结构。本文将尝试性地从档案物质结构出发，揭示规律。传统档案整理和现代档案整理之间的共性、区别与规律。二、档案的物质结构与传统档案整理在传统档案整理时期，人们并没有明确地提出一“档案的物质结构”，但这并不表示那时的人们不存、传统与现代档案整理的共性既然档案是一种物质，那么档案就必然具有物质在档案物质结构的意识。事实上，那时人

3、们已经发现结构。而档案的物质结构就是它与生俱来的特征。在了“文件是档案构成的元素”、“档案是文件的集档案整理实践中，档案物质结构的作用就表现在档案合”与“文件之间的历史联系”的存在，提出了“必将凭借自己所具有的物质结构，将非档案物质转化成须最大限度地保持文件之间的历史联系”的档案整理为了档案。所以无论是传统档案整理即纸质档案时期原则。现在只要将这些认识有机地整合起来，就能察的整理，还是现代电子文件产生后的整理，以至未来觉到在传统档案整理时代，人们关于档案物质结构的的档案整理，只要是“档案整理”，那么它就必须依潜意识，笔者将它概括为如下形式：档案=文件集合+照档案物质的结构来整

4、理和形成档案。这就是档案整文件之间的历史联系。理所必须恪守的一个法则。对于潜意识中的传统档案物质结构，我们要特别在认识档案物质结构的进程中，经历了一个由浅注意的一点是，在这种传统档案物质结构中，只有入深、由表及里的过程，因此在不同时代人们就形成“文件集合”是一种物质，而其中的“文件之间的历了对档案物质结构的不同认识。由于档案整理的共性史联系”并不是物质，它是一种客观存在于文件之间是“依照档案的物质结构来整理和形成档案”，所以的历史“关系信息”。也就是说，除了“文件实体集48I山西档案合”之外，就不再具有其它的物质。为了明确和强调记录文件之间的历史联系。因此，只能一维地记录和这

5、一点，我们将传统档案时代的档案物质结构直接称保持文件之间的历史联系，这是在“单一档案物质结为“档案的单一物质结构”。正是这“档案的单一物构”的意识下，传统档案整理所无法违背的一个客观质结构”，决定了传统档案整理所必须遵守的客观规规律。律。尽管档案学很早就发现了文件之间历史联系的六从档案的单一物质结构可以看出，档案是由“文个特征，也就是说，已经认识到了文件之间历史联系件集合”和“文件之间的历史联系”所构成的。由于是多维的，并且由此提出了“必须最大限度地保持文“文件之间的历史联系”是一种不记录下来就很容易件历史联系”的档案整理原则。但由于传统档案整理丢失的“关系信息”，而档案一旦

6、丢失了“文件之间要用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联的历史联系”，它也就不再是档案。所以传统档案整系，且只能一维地记录和保持文件之间的历史联系，理必须首先回答一个非常基础的问题，这就是在这样所以我们就必须客观地认识到，“利用文件的物理排的档案物质结构下，“文件之间的历史联系”这种关序来记录和保持文件之间的历史联系”是一块“短系信息要被记录和保存在哪里?档案整理实践清楚地板”，实际上它将阻碍传统档案整理在实践上实现文告诉我们，传统档案整理就是利用了文件集合中的物件之间历史联系的多维记录。因此，档案学所提出的理排序，记录和保存了“文件之间的历史联系”。那“必须最大限度地

7、保持文件历史联系”只能被弱化为么传统档案实践为什么会做出这样的选择呢?这是因“尽其所能地保持文件历史联系”，这是在“单一档为，在实践中任何信息的保留都需要以物质作为载案物质结构”的意识下，传统档案整理所无法违背的体。而在“档案的单一物质结构”的认识中，只有又一个客观规律。“文件集合”是物质，所以借助文件集合这种物质来虽然档案学提出了“必须最大限度地保持文件历记录文件之间的历史联系，就成为了传统档案的唯一史联系”的档案整理原则，但它又不得不经过各种解选择。因此，在档案单一物质结构的认识下，“文件释和筛选，