会议管理会议管理.ppt

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1、会议管理案例华风集团公司的总经理秘书米兰穿着得体的职业女装，正站在公司即将举行的“新产品新闻发布会”的会议大厅门口迎接来宾。门厅旁有一张签到表，摆着签到表和签到笔。已有来宾到会，但管签到工作的秘书还没到岗，米兰十分着急，正准备催时，米秘书的手机响了，原来是今天大会上最重要的嘉宾、市里主管经济工作的副市长的专车在路上出了故障。时间眼看来不及了，米秘书果断决定让公司正在去电视台接记者的奥迪车掉头去接副市长，让去接记者的秘书另打一辆出租车去电视台，这样，通过及时的协调，两边的事情都得到了妥善的处理。米秘书刚准备喘口气，手下的工作人员有来反映因预先估计不足，会议

2、的礼品和宣传品都不够了，米秘书又赶紧派人去与大厦的管理人员协调，尽可能地多提供一些车位，然后派下面工作人员迅速前去加印宣传材料并购买新的礼品。这时接副市长的车子就快到大门口了，米秘书立即给总经理打了电话，告诉他市长已到，然后面带微笑地迎向大门口。在某地一次地方和驻军联合召开的表彰会上，颁奖仪式正在进行。盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中鱼贯出场，手棒奖品交给在主席台前排就座的领导同志准备颁奖。不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个部队首长的奖品，却递给了下一个位置的地方领导。而排在队伍未尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊慌失措，逃回

3、后台。手上没有奖品的部队首长左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台，首长急得面红耳赤，最后干脆离席退场。由于少了一位颁奖人，领奖的人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台。而由于原定的颁奖顺序打乱，领导手拿奖品却找不到来领奖的人。一时间，你问我，我问他，你跟我换位置，他跟我换奖品，主席台上一片混乱，表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛被这个小差错一扫而空，而且还造成了不良影响。虽然事后地方领导和会务工作人员一再向那位部队首长赔礼道歉，但此事始终都给双方心里留下了一个遗憾的阴影。[简评]此事给了我们一个深刻的教训。颁奖，一个发，一个领

4、，本是小一桩。但如果认为事小不予重视，只满足于布置过、安排过，而不认真细致地组织实施，那么小事也会出错。并且还会小事变成了大错，影响整个会议的质量。假如我们的会务工作人员，在颁奖过程中，分工负责，分头把好礼仪小姐送奖品和领奖人员的组织这两个关，发现问题，及时协调补救，其结果就大不一样了。第一节会议的特性和种类定义：会议是为了达到一定的目的，把有关人员召集起来共同商议、统一认识的一种工作方式，是行政管理的重要手段。会议流程图学习政策统作分互通情报一出头交流经验认决贯交换意见　识定彻会议的要素形式内容程序名称指导思想准备工作时间目的开始工作地点任务正式进行主

5、持者作用结束工作参加者决议的贯彻执行议项结果会议的种类三、会议的种类教材（教材161）（考证196）1依据会议性质和作用划分组织类型2依据会议内容划分时间3依据会议形式划分对象4依据与会对象划分功能性质5根据间隔时间划分议题性质6按层级和效力范围划分规模7按规模划分方式手段8按阶段划分与会者的国籍与议题的范围9国内公司常见会议的种类与作用1、      经理例会与特别会议2、      部门员工例会3、      股东大会和董事会议4、      公司年会5、      客户咨询会6、      产品展销定货会7、      业务洽谈会8、      新

6、产品新闻发布会会议的作用正面作用：交流信息，互通情况；发扬民主，集思广益；增强友谊，促进团结；统一认识，协调行动；作出决策，部署贯彻。负面作用：费时间和精力费财力和物力信息过多重复滋长不正之风第二节会务工作会务：是为提高会议的质量所进行的准备、组织、管理和服务工作的总称。三阶段：一、会前工作二、会中工作三、会后工作会前准备工作（一）会议议题的安排和处理1、销售二部经理的人选2、东部地区销售活动的总结3、宣读上次会议记录4、销售一部关于内部沟通问题的发言5、下季度销售目标6、公司销售人员的招聘和重组1销售二部经理的人选宣读上次会议记录2东部地区销售活动的总

7、结东部地区销售活动的总结3宣读上次会议记录销售一部关于内部沟通问题的发言4销售一部关于内部沟通问题的发言下季度销售目标5下季度销售目标公司销售人员的招聘和重组6公司销售人员的招聘和重组销售二部经理的人选相关知识1、各种事物的习惯性顺序和本单位章程2、同类性质3、保密性较强练习：议题安排抗非典工作的布置抗天灾（旱或涝）关于对某某内部调查抗非典事迹的学习前期工作总结计划生育出游活动（二）编制会议预案（实物1）：一份详细的会议预案某某会议预案会议名称：主办单位的名称+会议的主题+会议的类型广东技术师范学院教学工作会议可信公司技术训练专题研讨会（筹备方案）一、会

8、议主题：为增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研