会议管理技巧会议管理技巧.ppt

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1、名尚咨询科振项目组高效会议管理整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！课程目录一、会议失败的原因探究二、高效会议管理的要点三、参会者的会议要领四、会议记录与会后追踪会议的目的开展有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固主管地位高效会议的八大特征只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定、建议和负责人如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要

2、讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）无需开会的五个如果如果必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务必须开会的五个如果会议失败的原因序号原因具体表现1时间会议排在即将午餐时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会2地点会议地点在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行3开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的人是一些可有可无的参与者4主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参加者牵着鼻子跑，无法达到会议意图5参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何发言，又不知如何进退，致使会议失效6会议

3、准备开会前没有通知与会者相关事宜，即使会议拖沓，责任不清，毫无成效7会议的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然皆不清楚，即使会议毫无意义、宣告失败会议效率不高，通常由以上7种原因造成；在这7种原因中，有3种是原因是致命伤，需要高度警惕；这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。会议失败的原因课程目录一、会议失败的原因探究二、高效会议管理的要点三、参会者的会议要领四、会议记录与会后追踪高效会议管理的要点11ModuleundVariations_E会前准备......会议议程会后追踪高效会议的一个“中心”，两个基本点高效会议的预防性管理会议效率不高的原因

4、预防性管理错失时间会议一般安排在周一至周四上午或者下午两点半以后，避免安排的周一或周五地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参者、可以旁听者或选择参加几类主持人技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人担任参会者技能参会者一定要具有倾听能力会议准备的工作一定要做好具体的准备工作开会的原因、目的和结果在会议举行之前将会议的原因、目的和结果通知所有的参会者固定的会议流程规范开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结2结束会议总结安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划

5、准备工作的作用选择最恰当的选择方式使参会者能对讨论有清楚的方向可循清楚的告知参会者应有何种行为表现节省时间与减少冲突开会前的准备工作是否要开会准备工作的作用1H5W主持人的准备工作会议准备的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow会议本身要遵守的规则（一）1.参会者要将工作安排交给会议主席2.超过1小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有准备发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束5.负责人对决议能否达成负主要责任会议本身要遵守的规则（二）6.在会上要维护别人的尊严7.要有人提出不同的意见8.会后要能拿到书面的记录9.参会者要履行反馈职责10.要请第三方监控会议质量课

6、程目录一、会议失败的原因探究二、高效会议管理的要点三、参会者的会议要领四、会议记录与会后追踪主持人与参会者的守则与责任主持人的守则与责任参会者的守则与责任如何处理会议中的冲突主持人的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行正确讨论总结内容引导发言者解释使人困惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人，避免会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保证中立态度主持人作为矛盾调停者的失败表现听完陈述后，就没词了向双方之一表示赞同阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议引导双方攻击你缩小问题的严重性换话题当双方争执

7、时，表达不愉快的情绪参会者的守则和责任会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任开放的心态，摒除部门之见尽可能多的获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不隐善扬恶，不人身攻击避免不当的肢体语言会后总结课程目录一、会议失败的原因探究二、高效会议管理的要点三、参会者的会议要领四、会议记录与会后追踪会议记录者的功能仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳会议记录的10大建议重要的会议应该进行录音定期召