试论如何做好交通企业档案管理工作.doc

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1、试论如何做好交通企业档案管理工作摘要：做好企业档案信息资源管理是一项系统工程，是对人类精神财富的升华和再创造。我们必须树立系统观念，系统性思考问题，创新管理，以促进各项工作的发展。本文根据档案管理的发展，结合交通企业的特点，分析了企业档案管理的现状，最后对于做好档案管理工作提出了创新的管理方法。关键词：交通企业;档案管理；创新规范化、科学化、现代化的企业档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，企业档案管理只有不断创新，才能使得档案工作的开展与企业发展同步，并为企业的生产经营管理等各项工作提供优质服务，发挥它的重要作用，实现它的价值

2、。一、交通企业档案管理概况交通企业特点。交通行业是一个特殊的行业，交通作为国民经济的基础设施行业，属于资产密集型、技术密集型和管理复杂型的企业。集团型企业由于其资产庞大、技术先进、管理复杂。在交通企业走向市场的大背景下，采用先进的管理思想和现代计算机技术手段，降低生产成本、提高企业竞争力，是必然的选择二、企业档案工作基本原则1.基本概念。企业档案工作是将企业自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，即应归档的企业文件材料收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。2•交通企业档案的归档原则。（1）本企业在基本建设、改

3、建、扩建、生活后勤等各项活动中所形成的具有查考、保存、利用价值的文件材料，记录和反映本单位生产经营活动的重要史料和证据，由各部门负责人指定有关人员负责积累、整理后立卷归档。（2）凡涉及生产技术工作的科研成果鉴定、技改及合理化建议项目评奖、基建工程竣工验收等必须由档案人员参加，并根据科技档案管理要求审核档案材料是否齐全完整。（3）文件材料的形成、积累、整理和归档工作应列入生产、管理、经营、科研、基建等项活动的工作计划，列入有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。（4）职工因公外出（包括出境）学习、参观、考察和参加各种专业会议，收集获

4、得的各种文件材料应及时向综合档案管理部门归档；否则资料费不予报销。（5）各部门向外单位购买图纸及技术资料时，必须经综合档案管理部门审核后，由综合档案管理部门统一办理，归档后提供部门使用。三、档案管理的重要性1•现时利用档案效益——信息资源、无形资产。从档案的作用的双重性和扩展律来说，它首先是对档案的形成者有用，对档案的形成单位及相关人员有用，是现实作用，它体现的是档案的第一价值。2•社会效益——社会文化资产。从档案作用的双重性和扩展律的另一方面来说，它对全社会有用，是长远作用，它体现的是档案的第二价值。例如，某厂作为国家重点建设工程

5、，它的设计、基建、安装、调试、生产运行及其经营管理过程和经验，都是极其宝贵的财富，它对真实反映我国的社会主义经济建设有着重要的作用，而这些作用是呈现扩大和发展趋势，这时档案的价值就在档案不断被社会各阶层利用、参考时体现出来，其价值是不可估量的。3•历史效益一一工作借鉴和鞭策、产生并提高效益的有效依据。它体现在利用档案后，对促进历史研究及维护历史真实面貌、借鉴和鞭策工作、汲取经验教训、取长补短、产生并提高效益发挥重人作用。通过对档案的利用、研究，找出交通生产建设的成功经验，找出交通企业经营管理的经验教训，找出交通生产企业机制改革的思路

6、和模式，这将对我国的交通事业发展起着不可估量的作用。四、做好交通企业档案管理工作的措施1•创新管理模式。(1)集中统一管理。实体集中管理模式的主耍优点是档案机构精干，档案工作程序单循环，档案管理专业化；档案收集齐全、信息完整，档案实体得到妥善保管，充分发挥档案信息的规模效应：在一定规模内档案管理成本低。(2)分级管理模式。分级保管的模式适用于集团化企业，如交通企业，目前分五大集团，企业集团下属各单位之间主要是横向联系。这些企业信息流量人，对信息的完整性和时效性要求高，与此同时，各单位内部在实际工作屮对技术资料或单据凭证等档案原件的利

7、用率也高，这就要求档案分级管理。(3)职能管理模式。职能管理模式就是企业内部档案管理职能是集中的，实行统一领导，而档案实体及其信息都由各业务部门自行管理，各部门遵循本企业的档案管理标准、制度，收集保管木部门生产活动中形成的档案，定期移交到本单位档案库。由于企业规模较小，人员少，档案信息量少，往往不设独立的档案管理机构，而是只配置行使档案管理职能人员，按照国家档案管理的法规、方针、政策实行统一领导，统一规划，统一制度，对各部门的档案业务进行指导、协调和服务。2•创新管理机构。(1)选好企业档案管理部门负责人。企业档案部门在企业是作为辅

8、助岗位，不像主要业务部门那样引人注目，会直接产生经济效益，这是档案的工作性质所决定的。在人多数企业中，档案管理往往是被忽视的，档案人员的配置往往不尽如人意，毋庸置疑，这是普遍现象,这也是企业档案发展与企业其他工作发展不均衡的原因之一。