秘书资格培训三级秘书资格培训教程办公环境管理ppt课件.ppt

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1、办公环境管理1一、办公环境的定义是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。2二、办公环境管理的原则1、原则健康安全舒适32．环境的布局与布置（1）布局①封闭式布局。②开放式布局。（2）布置　　常见的布置方法有:①办公桌上的物品应摆放得体，最常用的物品应放在伸手可及的地方；②要使领导坐得舒适，办公椅应有靠背。要使领导缓解疲劳则可以用旋转椅来调节方位。③对计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，要考虑到其他人员对设备的使用，布置时既要方便他人，又不要妨碍领导的工作。4三、办公室的视觉环境管理51、视觉环境：办公室的视觉环境包括

2、办公室内覆盖物和照明。（1）有效地使用颜（2）地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板的颜色协调一致，以保证一个统一的、和谐的环境。62．照明照明：指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。　　光亮宜遵循以下原则设计：减少光源的强度，避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源强度，避免集束光而用匀散光；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入；办公室宜多用几只光度较弱的灯，以取代一个光度较强的灯，使光线匀散而非集束。7四、办公室的听觉环境管理听觉环境指办公室所处的有益声音或有害声音。有益的声音如伴奏音乐或愉快交谈的声音；噪音，如办公机器的震动声为有害的声音

3、。声音的强度单位为分贝，一般说来超过70分贝即为噪音，超过130～140分贝使耳痛，超过150分贝使内耳结构破坏，以致耳聋。由于办公室所处的周围环境常有噪音发出，如小汽车、摩托车、卡车的喇叭声，工作人员的谈话、开会、打电话的声音和人们不必要的活动等。81、消除噪音的来源2．用吸音的材料以减少噪音的影响3．适量音乐的播放如何控制噪音9五、办公室的空气环境管理办公室的空气环境管理，又叫空气调节办公室，是指为了减少人们的精神消耗，增强舒适性而经过精心调节过空气的办公室。10控制的方法1、温度　一般说来，秘书工作环境中最舒适并有益于健康的工作温度是15～20℃。2．湿度　一般来讲，最适宜的湿度为

4、40％一60％。3．空气流通、　一般说来，每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。要达到这种要求，必须有良好的通风设备，使空气流通无碍，得以充足与新鲜。114．空气的净化　　为减少办公室的污染和尊重所有工作人员的感受，办公室内应该禁止吸烟，以保证空气的新鲜。办公室内空气的净化包括打扫，拖洗，擦净，上蜡与打光，用吸尘器吸尘，净化家具，粉刷墙壁和天花板等。12六、办公室安全环境管理识别办公室安全隐患1、办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。132、办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。3

5、、办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。144、办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。5、工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识等。156、消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。16设计办公室的工作程序（1）对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据

6、确定每位员工的工作位置。（2）列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空间大小。通常办公室的大小因各人工作性质而异。但一般而言，每人的办公空间，大者可3m²～10m²，普通者1．5m²～8m²即可以。17设计办公室的工作程序（3）根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。（4）绘制办公室座位布置图，然后依图布置。（5）对设备的安放提出合理建议。18