有效筹划和召开会议.ppt

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1、有效筹划和召开会议1一个组织要不要开会？会议是一个有组织、有目的、有计划、有针对性主题的沟通过程。公司目前现状？会议效果、质量如何？您的建议？2会议的作用是促使各项必要工作得以有效实施的途径；是集思广益，实现决策民主化、科学化的重要工具；增强凝聚力，培养团队精神；增进了解，发现人才；突出领导功能，展示领导才华。3会议的成本参加会议的人数X每人每小时的平均成本=每小时总成本X会议所需要时间+筹备会议所需要时间、成本+资料费用+餐饮+电费+场地设施租金+。。。=？？？？4会议的收益您参加此次会议获得了什么？其它与会者又获得了什么？组织获得了什么或创造出了什么？会议的

2、预期成果是否令您满意？收益〉成本OR收益〈成本5会议的必要性会议不是万能的，会议肯定不是越多越好，会议的成本。。。其它途径：通告、传阅、电子邮件、布告栏6会议的实质和原则实质：沟通（视会议类型而不同）原则：会而有议议而有决决而有行行而有果7会议的分类出席型会议（单向沟通）参与型会议（双向沟通）信息型动员型问题解决型头脑风暴型8会议的准备目的计划与会者明天上午10：00在会议室开会请安排好你的日程表，并准时参加以下会议：日期：星期四8月8日时间：AM10：00—11：30地点：第一会议室目的：关于质量监控措施的决定附件：会议议程以及关于主题A的报告请在会议之前浏览

3、该报告，并做好在会上讨论的准备9会议的目的明确的目的有助于会议的筹划使会议更加透明，且有助于将会议引导到进行讨论调控的轨道上来；易于评价会议的效果10会议的计划（议程）涉及哪些议题每个议题或每次讨论的分配时间各个议题由谁来提出提前发放会议议程11议程样本时间议题方式提出者成果1：15—2：00市场营销计划讨论2：00—2：15六月份经营成果发言DDWong2：15—2：25休息2：25—3：00广告活动头脑风暴讨论制定新计划3：00—3：10配送措施讨论决定谁做什么事3：10—3：20会议结束签名12会议与会者领导人会议主持人发言人记时员记录员13把握会议进程按

4、时开始遵循议程休息后马上回来保证会议有条不紊的一般程序（问题解决型会议）界定需要解决的问题对该问题进行会诊（鱼刺图）探讨可行性方案确定最终解决方案把握结束时机14鱼刺图（要因分析法）15头脑风暴型会议的程序用10分钟时间收集各种观点及时记录各种观点其他人不许进行批评与判断与会者可以轮流发表自己的观点，也可以自由发言可以在别人的观点的加以补充和发挥此阶段不允许讨论各种观点收集完毕，开始小组讨论并达成一致解决方案。16掌控会场纪律会场中经常出现的不良现象：会前未充分准备，轮到发言前忙于准备而未认真听别人发言；会中接听电话，收发短信，甚至玩游戏；打磕睡；会中有会，三二

5、人私下开小会；未向主持人请示中途离场；走神、开小差；17领导与协调技能观察人们的一举一动保持中立，至少保持客观性塑造公平的参与气氛（驾驭垄断者）重新表述散漫提出的问题和言语抓住要点（节奏、探究、民意测验，记录）协调不同观点18引导会议走向尾声我们涉及了哪些要点？（与会者谈心得体会）我们确定了哪些任务？（明确内容、责任人、截止日期）总的来说我们实现了什么？（回应会议的目的）19会议的评价与改善序列评估内容通常有时很少1会议按时召开1232会议遵循议程1233每个人都遵从会议制度1234每个人都做了会前准备1235每个人都参与了会议1236沟通是得体和有建设性的12

6、37会议遵循既定的问题解决程序1238会议完成了既定的目标1239后续措施按时履行及汇报12310会议的领导和协调是有效的12311会议按时结束12320