购销存环节流程控制.ppt

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1、嘉汇汉唐书城购销存环节流程控制调查时间：2004年11月15号调查目标：书城存货环节内部控制过程地点：小寨嘉汇汉唐书城业务部被采访人：张剑（业务部采编主管）小组成员介绍：薛瑞芳侯乐平王芳朱利光杨鹏斌林杨CONTENT书城概述经营线索具体运作流程风险控制内部牵制盘点总结概述嘉汇汉唐书城是西安市内一家大型图书超市，书城经营社科，财经，法律等上百类10万多种图书和音像制品，拥有高标准的计算机信息处理系统和科学先进的管理手段。有别于其它中小型书店，它的所有业务都是通过电脑信息系统联网操作完成。BACK经

2、营线索介绍书店经营的主要线索主要分为以下3个方面：购货环节销货环节存货环节BACK购货环节采购部一共有5人组成，分管不同的书籍类型，例如文学类，计算机类，教育类等图书的采购直接与出版社联系（通过网络，电话，传真），与全国500多家出版社建立信用关系图书相关信息来源：各地的图书展览会，相关报纸（图书商情报）BACK图书的采购预算：有分管不同书籍类型的采编主管做出，根据：1：个人经验2：全国畅销书排行榜3：各类图书订货会行情等运输环节：由购货方，承运方，出版社签订运输协议，风险由承运方承担BACK销货

3、环节根据不同书类制定上架数量，如计算机类一次上架10-15本，畅销书类上架500本零售环节根据POS销售日报单返回财务大宗采购则是签订协议（合同）的方式，待批销单送客服签收后报送财务购物卷销售模式，是指书城所发放的免费购物卷，购物卷上标明一定数额的面值，供消费者消费时直接抵消书款。购物卷其它企业赠送给职工的福利，有企业和书城签订合同，企业预先支付款项，同时由书城签发购物卷。购物卷消费时等同普通结算。BACK存货环节零库存概念：即绝大部分的图书进货数量较少，直接上架而不通过中转库。例外：古籍，字典，

4、畅销书除上架部分外，剩余进入中转库当销量达到一定值时，计算机系统有自动提示功能，以便及时有中转库补充上去。当中转库不足时，向中心库求助。（在内部控制中详细介绍）图书的分类采取类似与图书馆分类法，但是由于图书馆分类法分类过于细致，不适合书城，因此只是选取常用项目对图书进行分类。同时由于图书馆分类法较为古老，一些图书无法分类，比如目前非常热门的励志类图书在图书馆分类法中并不存在，因此采取一种更为灵活的方式。BACK具体运作流程在嘉汇汉唐书城的经营过程中，具体的业务流程可以分为以下三个方面物流票据流信息

5、流物流采购下单订货出版社发货货到书城物流拆验分层分货上架零售出库批销出库退货出库赠送出库其它出库司机-物流-验货-仓储BACK票据流A订货单（采购部下）随货同行单（物流拆验时核对单据，有误标记）电脑收货单（与随货同行单核对，电脑操作员签字）电脑货品账增加电脑应付账增加随货同行单送至财务零售:POS销售日报单，返回财务批销:批销单送客户签收后返回财务采购退货:外地退货单附发货运单；本地退货单由供商签收。核单会计审核随货同行单和电脑单票据流B随货同行单送至财务三个销售环节财务做账货品帐增加应付帐增加附

6、注：物流与票据流2者同时进行，互相配合BACK信息流各种收货单系统付款单各种货品信息向供应商采购信息向供应商付款信息现欠供应商款信息POS零售各种出货单各种货品信息客户销售信息收回客户款信息现客户欠款信息货品结存信息BACK风险控制1:经营方式：先书后款，书城并不承担书籍的购买成本，只有当书销售出去时，才于出版社进行结算2:运输过程风险由承运方承担，运输方和书城以及出版社签订图书运输合同，运输过程中所有风险有运输方承担（包括保险）。4:销售风险即防盗控制：（1）全部采用pos结账方式，每一本书的销

7、售都会在计算机系统中存在记录。（2）采取先进的防盗系统，在每本书上贴有磁条，只有在结单时方可消除磁条；同时在出入口处有防盗通道，一旦逃单通过防盗通道，报警器当即报警，避免逃单现象发生。5:购买保险有效避免因为不可预料情况出现的的重大损失，如火灾等。BACK6:退货过程：（1）：消费者退货消费者如果发现图书存在破损则可以在3天内自由退货。（规定3天的原因在于防止消费在图书购回阅读完成后进行退货。）（2）：书城退回出版社与出版社存在自由退货协议，当书籍滞销或者出现破损时，出版社无条件收回，书城不承担书

8、籍退回的损失。BACK内部牵制在嘉汇汉唐书城的购销存环节过程中，涉及内部牵制的环节并不多。购货环节：预算由采编主管做出，而由于书籍可以无条件退还出版社，同时采购预算由电脑操作系统控制，难以出现谎报订购数量问题，因此并不存在购货环节的内部控制问题。提货环节1：从书城内部储存库提货，这由业务部直接通过电脑网络对储存库电脑发出提货指令.BACK业务部内部库存电脑指令图书上架凭单电脑系统发现缺货缺货警报POS结算提示2：从中心库提货：则需要通过调货票据即提货单进行内部牵制，由业务部联系中心