办公室文员职责及工作流程.doc

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1、办公室文员工作职责及工作流程职位名称行政职位代码XZ001所属部门办公室职位关系图公司其他部门部门其他人员经理行政工作地点北京直接上级经理直接下级无工作目标保证公司行政工作正常运转。轮岗方向1、不能胜任本职工作时，调换到本部门其他基层岗位工作；2、本职工作优秀时，可考虑调换到其他相关岗位学习。职位职责操作类1.负责公司各部门文件处理、审稿及归档工作，建立完善的文书管理目录及手册。2.负责各项规章制度文件的发放、推行、执行和跟踪，维护公司各项规章制度的权威。3.负责做好与公司领导及横向部门之间的联络、协调、沟通工作，做好与其他外联机构的沟通协调以及相关的手续办理工作。4.负责公司销售

2、工作的电话转接，客户信息收集，产品资料发放，快递接收，快递邮寄。5.稽查考勤记录，负责员工考勤资料、请假单、调休单的整理归档。6.负责日常办公用品的库存管理，并按照公司相关规定对企业财产物资登记、造册、定期进行盘点，并负责财产物资的维修和保养。7.负责协助公司各部门主要负责人起草各项制度章程，并向其提出文书修改的意见和建议。8.负责公司领导和各部门负责人出行的飞机、火车等车票的预定工作。9.负责公司水、电费、电话费等缴费以及根据每月费用产生情况及时分析各项数据，确保正常使用。10.负责协助财务人员做好费用报销、审核、开据税票等工作。11.负责配合领导进行公司各类活动的组织及实施工作

3、。12.参与公司后勤、人事等事务。13.完成领导交办的其他工作事项。辅助类1.协助经理制定、修改、监督、执行、检查行政管理制度。2.协助销售做好信息反馈。任职资格1.专科以上学历，两年以上同岗位工作经验；2.熟悉OFFICE办公软件，熟练操作各类办公设备；3.具有一定的文字表达及公文写作能力；4.良好的协调、组织、沟通、语言表达能力；5.为人诚实、正值、可靠，能吃苦耐劳、严谨自律、上进心强，具有服从意识、团队合作精神。任职者签名直接主管批准者签名执行时间办公室文职人员岗位流程、规范、及常见问题序号工作项流程规范时间常遇问题解决办法1日常工作事项开启门厅灯上班开启、下班关闭。每日9:

4、00前、17:30后①因本人晚来、或请假，需安排好其它人员执行其工作。2员工考勤统计考勤情况①每日从打卡机内导出前一天的打卡记录，将异常出勤人员汇总并发布；每日12:00前①员工请假时只跟直属上级请假而从未通知人事行政部；②员工请假多数为请过假后不主动补假条，而由人事行政部追要假条；③如有迟到便不打卡，之后追问便说忘记；④员工外出从未主动填写外出申请单。①建议各部门负责人在每天9：00上班时向人事行政部报一下考勤情况；②凡是后补假条的员工未能及时补交假条的，人事行政部将视为这天考勤为旷工；③由各部门负责人统计下属员工考勤，每周向人事行政部提交一次；④凡早晨未打卡人员将视为迟到（外出

5、人员除外）；⑤凡外出人员不填写外出申请单，视为此次外出无效，并按旷工或者请假处理。②每日将异常出勤人员填写到《未（漏）打卡说明表》内,再逐一找其个人及部门负责人签字确认；每日12:00前③将每日考勤情况汇总到月度考勤表中。其中包括：每日的请假单、调休单、加班申请单、迟到及未打卡的情况；每日12:00前④每日巡查各部门员工到岗情况；每日11:00前⑥每周一进行对各部门所提交的出差表等进行审核；每周一12:00前⑦每月1号向经理提交月度考勤表，每月5号发布月度考勤表，每月8号提交最终月度考勤表。18:00前3日常办公用品日常办公用品管理①领取办公用品；上午10点半-11点之间、下午为3

6、点半-4点之间①通常负责人在下达命令时，员工未能及时有效地执行，无视于负责人（包括人事行政部在发布通知及相关制度）。①如有员工不能及时有效地执行公司制度及负责人下达的命令，是否该考虑该员工试岗问题。②每日将领出的日常办公用品汇总到办公用品桌台账中；每日17:00前②每周五将部分部门下周所需的日常办公用品领出；每周六17:00前③每周五将更新的办公用品桌台账提交张经理；每周六18:00前⑤每月中、月末采购日常办公用品，将各部门填写的物品申请表进行汇总，再结合库存情况，填写采办单；每月中、月末17:00前①因其它部门未及时申报需求，故不能按时采购办公用品。⑥将采购回的办公用品进行审核入

7、库，并逐一填写物品价格；采购回后17:00前①员工流动性大、对薪资不满、与其它部门员工发生口角②增加沟通力：员工如有任何想法应及时与负责人沟通；同时负责人应不定期主动和员工进行交流沟通。①各部门查看办公物品使用程度进行购买（提前2天查看）。提前2天查看—————————4卫生情况卫生检查①每日检查2处卫生间打扫情况，检查过后执勤人员签字确认，且将当日未执勤人员允以警告并另再排一次；②每月不定期检查各部门内部卫生情况。①每日中午13:00①17:00前。①员工自觉性不够