ISO文件管理指引.ppt

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1、ISO9001,ISO14001,QC080000体系文件管理指引1目录1.ISO9000质量体系文件1.1概念1.2质量体系文件的价值1.3质量体系文件的作用1.4质量体系文件的结构1.5质量体系文件的要求2.文件格式的基本要求3.编写技巧3.1内容框架的确定3.2流程图3.3事项描述六要素4.举例4.1质量手册4.2质量体系程序4.3作业指导书或工作规范5.练习2强化档案管理强化“文档一体化”意识把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。强化“全过程管理”工作意识“公文格式、行文

2、规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节”参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。强化“文书部门立卷”工作公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真正的衔接点。二、办公室日常工作技巧31.3体系文件的识别A.QM-01;EM-01;RM-01B.QP:质量管理体系程序文件;EP:环境管理体系程序文件;RP:危害物质过程管理体系文件;C.QWI:质量管理体系三级文件EWI:环境管理体系三级文件RWI:危害物质过程管理体系三级文件D.FM:表格记录41.4质量体系文件的结构质

3、量手册程序文件工作文件或作业指导书质量记录描述质量体系总体结构和要求的纲领性文件规定活动或过程的目的、要求、方法的文件规定某项具体工作的方法、要求和标准的文件证明质量体系有效运行和作为质量体系改进分析依据的特殊文件（一级）（二级）（三级）（四级）5体系文件的归档61.5体系文件的归档要求71.5体系文件的修订所有系统文件修订时,<<文件修订(废止)申请单>>必需经过体系课审核;各部门修订系统文件时必需同时修订深圳公司及北海公司的文件;以免对二家公司系统管理不一致;如修订深圳公司质量管理体系中二级文件QP

4、620(人力资源管理程序),就必需同时申请修订北海公司质量管理体系中二级文件QP620(人力资源管理程序);各部门修订文件经批准后,需将文件的电子档发至体系课(所有电子档必需是WORD或EXCEL档,不可是PDF档),以便体系课更新文件服务器中共享文件;以保持文件的有效状态;81.5体系文件的修订文件更改申请单NO:更改文件名称顾客满意度调查、客户抱怨处理程序文件编号QP-16申请更改部门业务部申请人日期2007/6/20更改原因：原文件ISO9001：2000标准，现需申请ISO9001：2008质量

5、管理体系，满足公司发展需求，增加HSF要求，修订文件名,编号及格式。更改后内容文件版本号A/0改为B/0修正原文件《顾客满意度评估程序》《客户抱怨处理程序》合并为一份文件,修订文件名称,编号,格式;增加HSF要求审批意见：管理者代表：部门主管：日期：更改人：日期：91.5体系文件及表格的公司标识公司名称:深圳市科帕德科技有限公司冠德科技(深圳)有限公司错误的公司名称:深圳科帕德科技有限公司科帕德科技(深圳有限公司101.6体系文件的发行111.6外来文件的管理122.文件格式的基本要求2.1外观纸张大小

6、(常用A4)装订边(左侧装订或不装订)首页内页13文件的签核文件阶层名称提出/制订审核/确认核准收发管制部门一质量手册体系课主任管理者代表总经理文管中心二程序文件各部门主任部门经理/体系课主任管理者代表文管中心三作业指导书相关人员部门主管/体系课主任部门经理/管理者代表文管中心四表单随同二、三阶层文件一同审批文管中心142.文件格式的基本要求2.2文件编号A.统一原则B.简洁C.易懂、易记D.数字与英文字母有机结合E.易于标准化WXXIXXXXQ质量体系三级文件涉及到的标准条款号文件的流水号152.文件

7、格式的基本要求2.3版次A.单页文件及多页文件的区别B.总版本及修订本C.数字与英文字母有机结合162.文件格式的基本要求2.4页码总页码与分页码2.5生效日期及发行日期,批准日期172.文件格式的基本要求2.6章节区分及编号(以程序文件为例)1.目的2.范围3.定义4.职责4.1(小标题)4.1.1(次小标题)4.2……4.3……4.3.15.工作内容5.1流程图5.25.2.15.2.25.2.2.1……5.3……6.相关文件及附件6.1……7.相关记录7.1……183.编写技巧3.1内容框架的确立

8、A.本文件的编写目的或功能B.本文件控制的活动(包括人、事、物)C.列出具体的内容条目D.有先后工作顺序的，需流程图E.文字描述工作内容193.2流程图3.2.1流程图符号表示事项或活动的起始及结束OK/NGYES/NO表示事项或活动之中间步骤表示决定性过程(如:审批、判断、检验等等)表示事项进行方向合格/不合格；通过/不通过是/不是例：简单组合OKNG203.2.2流程图的配合要求职责:确定各步骤担当的部门或个人文件/表格:进行某项工作步