文件传达收发管理规定.doc

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1、文件收发管理制度一、目的完善公司文件管理，规范发文、收文管理程序。二、范围本制度适用于公司内部发文、收文及对外发文的管理。三、公司发文编号及格式原则参照《总公司文档格式规范制度》执行。四、文件的收发规定1、公司文件的发文由相关部门起草，未涉及跨部门事项的文件，按归口管理，由部门经理及分管领导审核后，呈交总经理审阅批准之后生效；涉及跨部门事项的文件，发文部门起草后，应先征求相关部门意见，并经相关分管领导审核后，呈交总经理审阅批准后生效。2、设立专门人员对公司文号及发文格式进行管理。批准生效之后的文件原件及电子文档备份存档，并统一编制文号，修订格式后将电子文档或书面文档下发，并保存发

2、文记录。关键文件的发文，须打印并交部门负责人书面签收。相关发文须抄送总公司行政部备案。五、文件的修改1、公司文件若需修改，由相关部门提出书面意见，经领导审阅批准后，按规范进行修改。2、在“修改/版次”一栏中填写修改次数/修改版次，现阶段的公司发文统一为第一版，修改次数为零。3、修改之后的文件统一以电子文档或书面发送。关键文件的修订版，须打印并交部门负责人书面签收，无保留价值的原书面文件需统一销毁。一、文件的传达与推行1、发文应确保文件传达到位。涉及公司新制度、新操作流程、新会议决议等内容的文件，相关部门收到相关发文后，必须对本部门人员进行培训。2、培训的形式可以多样化，各部门可以

3、自行安排时间和形式。培训结束会，部门经理须让参训员工签名确认已参加培训，并将参训员工的签名确认记录送交行政部保存。3、文件编制部门可对相关文件的推行和执行进行抽查，若发现未按文件要求执行等情况，应上报有关领导进行处理，文件推行不力而产生的后果由执行部门负责。二、附则本制度经总经理审核并签发后公布实施，修改亦同。中峰化学有限公司二〇一六年十月二十七日