信件收发管理规定

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1、信件收发管理规定第一条、工作时间内，收到的报刊、邮件、传真要及时给予派发，且派发和签收工作必须在当日内完成，由各业务部门行政部人员负责签收。领导层的函件由秘书签收。并由签收人在进行向下分派。第二条、任何人不得藏匿、私拆、损坏邮件，一经发现根据公司制度进行相应处分。第三条、必须及时补充传真纸（尽量使用二次纸），并做好传真机耗材的更换工作。第四条、邮件、传真收发要做好登记，妥善保管，以备存查。第五条、邮件登记后要及时转交有关人员，并由收件人签字。第六条、挂号信的收件人已离职或没有此人的，退回邮政公司。第七条、收件人为公司名称的，交行政部

2、处理。第八条、平信信件的收件人已离职或没有此人的，通知收件人取回信件。没法联系收件人的，退回邮政公司。第九条、包裹的接收由收件人亲自签收，如收件人不在公司可由前台人员致电收件人能否代收，同意后方能代签收。第十条、行政部每年11月负责集团年度报刊杂志的订阅统筹工作，对逾期申请订阅的部门不予办理，其自行负责。第十一条、信函、文件、包裹的寄送单由发件部门负责填写，填写后交前台处登记备案，并交待相关的寄送事项。前台岗位只负责单件包裹的寄送，如批量的业务性包裹由发件部门自行负责。第十二条、接收信函、文件、包裹管理流程：开始根据相应的物件进行签

3、收按《信件收发管理规定》处理签收有无登记明确是否有收信件前台文员各部门文员派发其他结束外部单位发来信函、文件、传真、包裹分信第十四条、寄送信函、快件管理流程：前台文员各职能部门外部单位封存寄送信函、快件、单件包裹开始填写快递公司专用寄送单及由相关领导审批同意《邮件快递申请单》收到合格的《邮件快递申请单》电子审批文档后联络相应单位，并电子记录《邮寄登记表》登记接到服务要求上门交接处理发送结束第十五条、支持性文件Ø《快递申请单》Ø《邮寄登记表》Ø《报刊订阅审批表》Ø《信件及传真交接登记表》《邮件快递申请单》申请中心申请人申请日期邮件明细

4、寄达单位名称：寄送事由：收件人姓名：资料名称：数量：价格：是否到付：是□否□1、部门领导审批：2、公司领导审批：说明：1.本申请单由申请人填写并须相关领导签名审批。2.所产生的费用一律由该申请人所在公司/部门负责，前台负责协助联系快递公司。3.本单交回行政部汇总。《邮寄登记表》年月邮寄登记表序号寄件日期寄件中心寄件人收件人收件地点寄件费用备注123456789101112此表由寄件人自行填写报刊订阅审批表申请中心　经办人　序号报刊名称周期申请事由费用1　日刊□月刊□季刊□　　2　日刊□月刊□季刊□　　3　日刊□月刊□季刊□　　4　日

5、刊□月刊□季刊□　　5　日刊□月刊□季刊□　　6　日刊□月刊□季刊□　　7　日刊□月刊□季刊□　　8　日刊□月刊□季刊□　　9　日刊□月刊□季刊□　　10费用合计　部门经理审核　公司领导审核　年月份杂志、信件、传真交收登记表序号日期交收内容数量接收部门签收人1234567891011121314151617