前台文秘职位说明书.docx

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1、前台文秘职位说明书岗位名称：前台文秘岗位编号：所在部门：人力资源＆行政组岗位定员：1直接上级：人事行政主管直接下属部门/岗位：职系：所辖人员数目：工资级别范围：等级至等级岗位分析日期：2005年2月本职概述：处理公司日常事务性工作，管理公司固定资产、办公用品等，维护公司日常办公活动正常开展职责与工作任务：职责一职责描述：负责处理日常后勤事务工作时间百分比：60工作任务1.负责接听电话，收发传真、信件2.接待来访客人3.饮用水、水杯、茶叶管理4.管理公司报刊、杂志、信件、包裹、汇款的收发等事务5.办理订票事宜6.订制名片、定期统计需要印制胸卡的员工，并统一进行办理和发放7.办理快递费、名

2、片费、加班餐费、出差飞机票费的缴纳8.整理公司内部的各种申请单，与相关部门沟通，保证申请单的供应9.不定期更新通讯录职责二职责描述：负责管理公司图书工作时间百分比：5工作1.登记公司的每一本公用图书，妥善管理任务1.借阅图书登记2.要求购买的图书，通过公司的流程，进行购买后登记入库3.催还图书，在归还日期栏中登记4.图书借阅情况随时更新到公司网站上职责一职责描述：负责办公设施采购与管理、维护工作工作时间百分比：30%工作任务1.办理办公设施的采购工作2.登记办公设施，保证帐物相符3.负责公司钥匙管理和领用4.检查办公设施及设备，发现的问题及时处理职责二职责描述：负责办公用品和礼品的订购

3、和管理工作时间百分比：10工作任务1.选择供应商，购买合适的办公用品2.保证公用办公耗材的供应和储备3.定期办理结算和统计库存4.办理公司礼品的采购和领用职责三职责描述：协调物业、保洁工作工作时间百分比：5%工作任务1.与物业、保洁单位沟通，联系相关事项2.定期办理房租、物业费、水电费的缴纳3.传递物业通知职责四职责描述：负责办公环境的管理工作时间百分比：5工作任务1.每天对十层办公区进行检查2.检查完毕填写《办公环境管理清单》3.监督保洁员工作情况，有问题及时指出4.当发现办公环境中的问题，及时找相关部门进行解决职责一职责描述：负责公司车辆的年检与保养，办理车位停车证和车辆保险工作时

4、间百分比：10%工作任务1.办理公司车辆的年检与保养2.办理公司车辆车位停车证及付费3.办理公司车辆的保险职责二职责描述：负责统计员工考勤工作时间百分比：5工作任务1.每月汇总员工考勤情况，进行考勤管理2.记录员工的请假、出差、迟到等情况3.在上级的同意下，联系制作和发放出入的门禁卡职责三职责描述：完成上级交办的其他工作工作时间百分比：5相关权限：§对办公用品采购确定供应商的选择权和费用使用权§对发送快递、订票、印制名片和胸卡确定供应厂商的选择权§对物业的卫生工作的监督检查权§对公司各部门办公秩序的监督检查权§对办公用品的领用调配权§对公司图书管理工作的监督权§对公司固定资产的监督权§

5、相关每月费用预算制定权§在权限范围内，有代表企业对外联络的权力；§本领域（专业）获取信息、知识的工具的使用权；§学习、研究权和接受再教育、培训的权利；§办公工具和劳动工具的使用权；§相关事情的知情权汇报关系：§以上职责，向人事行政主管汇报工作协作关系：§内部协作部门：公司所有部门§外部协作单位：办公用品供应商、快递公司、名片社、物业、保洁公司、方正集团、维修公司、订票点工作环境：§一般工作环境使用工具设备：§一般办公自动化设备所需记录文档：§员工出入登记、员工出差登记、未打卡登记、来访客人登记、投影仪录音笔借用登记、钥匙和电话领用登记、办公用品领用登记任职资格：最低学历要求：大学专科所

6、需教育专业背景：§不限，以文科为主所需工作经验：§所需培训的科目：§沟通技能§行政管理所需胜任能力：§团队合作；§责任心；§诚信；§主动性；§人际理解力；§客户服务导向；§应变能力；§组织理解力；§能按要求进行文件档案的管理，起草相关文件管理制度；§独立完成行政公文，语言表达准确，语法基本无误；§能根据公司要求，联络、协调外部关系；§能根据公司要求进行工作督办跟进；§进行资产管理，并起草相关的管理流程；§根据要求，做好会议组织、协调工作备注：§1.财务&商务组