学习使用组织结构图.doc

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1、学习使用组织结构图概述2生成图表3层次结构4添加形状5添加名称7组织结构图的画布8调整字体大小9缩放图表10板式和颜色11图表的组成部分采用不同的分支12自动套用样式13手动设计样式15使用“自选图形”编辑图表17关闭自动功能18移动或添加形状20隐藏连接符21移动或添加形状2243/43将形状组合在一起以便同时移动24课程摘要卡-使用母版进行有效设计25图表总结25版式和设计26在关闭“自动版式”的情况下编辑图表2643/43概述使用MicrosoftOffice制图工具可以在Microsoft

2、OfficePowerPoint®2003中创建组织结构图。您可以生成图表和设置版式，并有效地设置样式，还可以获得编辑提示以帮助您对图表做进一步的调整。课程目标在完成本课程之后，您将能够：n生成组织结构图层次结构并填入名称。n使用垂直和水平版式获得最佳的视觉效果。n按级别为图表着色，并增添具有专业水准的样式。n使用“自选图形”和连接符来调整图表，使其符合组织的需要。43/43如果您需要在幻灯片中包括组织结构图图表，请考虑在PowerPoint中创建该图表。理想的PowerPoint组织结构图是一种

3、结构相当平坦的图表，在每个级别上的人员数目都不太多。您还可以将组织结构分成几个部分显示，这样，就能把图表放在不同的幻灯片上。在PowerPoint中绘制图表的优点是，图表将采用它所在的幻灯片的配色方案，并且，当您使用不同的配色方案时，颜色会自动更新。本课程将引导您生成一个组织结构图，然后设置它的样式，并更改它的结构。43/43生成图表有几种进入图示库的方法。下面列出了其中的一种方法，以及随后如何在幻灯片上插入组织结构图： 在“绘图”工具栏上单击“插入组织结构图或其他图示”按钮。 双击库中的组织结构

4、图缩略图，即会插入一个图表。正如所谓的殊途同归，在PowerPoint中，您也可以从几个不同的位置打开包含组织结构图的图示库。在下面这几个位置，您都能找到一个小的图示按钮：43/43n在“绘图”工具栏上，如左图所示。n在一组幻灯片版式中。n在“插入”菜单上，“图示”命令的旁边。43/43层次结构 头：所有图表均从头开始。 “助手”位于其上司及该上司下属的中间。 下属向更高层的某人报告，其同事与之并排排列。 小灰点表示已选定该形状，并可以向其添加相关的形状。在PowerPoint43/43中，组织结

5、构图用于显示公司内部的员工以及他们之间的相互关系。插入的默认组织结构图只有几个形状：顶部的一个形状代表老板，在它下面的三个形状代表下一级别的员工。您可以在此基础上使用以下类型的形状生成最终的组织结构图：n助手该类型的形状显示在其上司的下方以及该上司的下属的上方。n下属该类型的形状恰好位于其上司的下方，并且以水平或垂直方向上（取决于您的选择）的分支表示多个形状。n同事该类型的形状与同一级别的形状并排排列。还可以将它们作为下属添加到同一个上司的下面。43/43添加形状图1   向组织结构图中添加“助手

6、”形状 单击要向其添加“助手”图形的形状。被选定的项将带有灰点边框。 在工具栏的“插入形状”菜单上，单击“助手”。（请注意，对于此形状而言，“同事”不可用，原因在于您无法在顶部自动添加第二个最高级别的人。）43/43图2   添加操作之后的“助手”形状。通过“组织结构图”工具栏（每当选定该图表时，即显示该工具栏）向图表中添加新形状（即组织中员工的位置）。若要向图表中添加新形状，需要单击要与新形状相关的形状，然后从工具栏中单击下列类型之一：“下属”、“同事”或“助手”（参见图1和2）。快捷方式n添加

7、“下属”的快捷方式是单击工具栏上的“插入形状”按钮。这会在所选的任意形状下面添加一个“下属”形状，并且您可以省略从菜单中选择“下属”的步骤。43/43n请用鼠标右键单击某个形状，您将在快捷菜单上获得所有相关的形状类型。灰点边框形状周围的灰点表示该形状被选定，而不是该形状中的文本被选定。您必须先执行该选定操作，然后才能：n删除形状。n使用Tab遍历多个形状。n选定多个形状（单击这些形状的同时按Ctrl）。n使用“格式刷”按钮，将样式从一个形状复制到另一个形状。n用鼠标右键单击某个形状时，将在快捷菜单

8、上得到图表选项。43/43添加名称若要添加文本，请在形状内部单击（形状周围将出现一个阴影线边框），并键入文本。若要添加名称和其他文本，请在形状内部单击并键入相应的文本。按Enter可在形状内部换行。阴影线边框43/43输入文本时，该形状周围将变为一个阴影线边框（参见左图）。注意到这一点很重要，因为在对文本执行特定操作时（如编辑文本，或复制文本以便将其粘贴到其他位置），必需先执行这种选定（与灰点边框相反）。对于某些涉及形状的操作（比如使用Tab切换到各个形状），则不应当让此边框出现。