财务软件应用 教学课件 作者 齐莲花 等项目三 总账系统基本账务处理.ppt

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1、财务软件应用项目三总账系统基本账务处理项目三总账系统基本账务处理任务一总账系统初始设置任务二总账系统日常账务处理任务一总账系统初始设置一、任务描述通过本次任务的学习，学生应完成总账系统初始设置，具体包括：了解在总账系统中建立会计科目的必要性，懂得它是其他初始设置的前提和基础；熟练掌握建立会计科目的操作内容、要求、方法和技巧；理解明细权限和常用凭证设置的意义；了解凭证类型及其控制参数设置的必要性；理解科目初始数据装入的必要性；熟练掌握科目初始数据装入的操作方法。二、预备知识(一)总账控制参数的含义1.“凭证”选项卡任务一总账系统初始

2、设置(1)制单控制：它主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制。(2)凭证编号方式：系统在“填制凭证”功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即系统编号，但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即手工编号。(3)凭证控制：它包括打印凭证页脚姓名，凭证审核控制到操作员，出纳凭证必须经由出纳签字，凭证必须经由主管会计签字，可查询他人凭证，自动填补凭证断号，批量审核凭证进行合法性校验等。任务一总账系统初始设置(4)外币核算：如果单位有外币业务，则应选择相应的汇率方式：固定汇率、浮动汇率。“固定汇率”即在制单时，一个月只

3、按一个固定的汇率折算本位币金额。“浮动汇率”即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。(5)预算控制：该选项从财务分析系统取数，选择该项，则制单时，当某一科目下的实际发生数导致多个科目及辅助项的发生数及余额总数超过预算数与报警数的差额，则报警。(6)合并凭证显示、打印：选择此项，则在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时，以系统选项中的设置显示。在科目明细账显示或打印时，凭证按照“按科目不摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”显示，并在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。任务一总账系统初始设置2.“账簿”选项卡(1)打印位

4、数宽度：它定义正式账簿打印时各栏目的宽度，包括摘要、金额、外币、数量、汇率、单价。(2)明细账(日记账、多栏账)打印输出方式：它是指打印正式明细账、日记账或多栏账时，选择按月排页还是按年排页。(3)凭证、账簿套打方式选择。(4)设置凭证每页打印行数。(5)明细账查询权限控制到科目。(6)制单、辅助账查询控制到辅助核算。任务一总账系统初始设置3.“会计日历”选项卡和“其他”选项卡“其他”选项卡可调整数量、单价小数位及本位币精度，选择部门、个人、项目在查询时的排序方式，是按编码排序还是按名称排序。账套名称、单位名称、账套路径、行业性质

5、等账套信息只在这里显示，不能修改。(二)会计科目的主要参数(1)科目编码：科目编码应是科目全编码，即从一级科目至本科目的各级科目编码的组合。各级科目编码必须唯一，每一科目有且只有一个代码来表示，且按其级次的先后次序建立。一级科目编码必须符合现行会计准则的规定。(2)科目助记码：是另一种编码形式，可有可无，也可重复，一般用拼音缩写。任务一总账系统初始设置(3)科目名称：包括中文名称和英文名称，科目中文名称和英文名称不能同时为空。一级科目和有些明细科目的名称应按规定输入，在同一上级科目下不能有同名科目。若进入系统时选择了中文版，则必须

6、录入中文名称，最多10个汉字，英文名称可以不输入；若进入系统时选择了英文版，则必须录入英文名称，最多100个英文字母，中文名称可以不输入。(4)科目性质：便于会计核算与管理，可分为五大类，首位是“1”代表资产、“2”代表负债、“3”代表权益、“4”代表成本、“5”代表损益。因此，科目性质是系统自动根据录入的科目代码来自动确定。任务一总账系统初始设置(5)科目类别分为三大类：普通类、银行类、往来类。“银行类”科目需要自动银行对账；“往来类”科目需要单独进行往来管理；其他科目即是“普通类”。(6)账户格式：它决定了提供数据的内容和详细

7、程度。账户格式一般有三栏式、复币式、数量金额式、数量复币。注意：没有多栏式。(7)计量单位(8)损益结转(三)编辑会计科目应注意的问题(1)逐级建立：逐级建立要求自上而下，即先从一级科目开始，确保会计科目体系的严密性和完整性。任务一总账系统初始设置(2)减少或防止科目升级：它是指在某一“有余额或发生额”的末级科目下，再新增一个下一级科目的操作。科目升级后，系统将原来末级科目的余额和发生额全部自动转入新增加的第一个明细科目之中。大部分会计软件一般不允许随意进行科目升级，要求在年初或月初进行，以防造成系统中总账与明细账的数据不一致。(

8、3)合理设置“往来类”和“银行类”科目：“往来类”和“银行类”科目需要辅助核算就设置，不需要则不必设置，这样可减少磁盘空间占用、提高运行速度。(4)多栏式账只是一种输出格式：在电子账套中，并非存储数据的账户格式时，将手工会计中的多栏式明细账中的栏目