如何组织一场高效工作会议.ppt

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1、如何组织一场高效工作会议?目　录一.派特生物的企业文化及其理解一.什么是“高效会议”？二.如何组织一场高效工作会议？一.什么是高效会议？现场-高效开会效率高+效果达到会后-高效执行如期跟进+有反馈落实＋二.从会议步骤看，如何组织高效工作会议？高效会议四步骤第一步.明确的会议目的第二步.充分的会前准备第三步.合理的组织形式第四步.高效的会议跟进第一步.明确的会议目的决策执行*总经理例会*定期例会，听取汇报，分配任务；*确认团队目标、分工；*资讯分享，政策宣传；*目标和现实有落差时，找出解决办法*发现问题，讨论问题，产生决策解决问题创意提案其它*集思广益，头脑风暴*融合意见，达成共识*内部横向

2、交流会*动员会*表彰先进，激励士气无目的的会议纯粹是浪费时间第二步.充分的会前准备5Ｗ1ＨWhy-明确会议目的（议题）What-会议任务Who-确定出席对象、主持人、会议记录When-召开时间、所需时间Where-规模/地点议程How-会议形式与会者会议准备1.会议组织人告知与会者扮演的角色（主持人/与会者/记录员等），相关资料发放，便于会议顺畅进行2.与会者做相应的会议准备（提前思考/相应数据和事实等），促进会议现场高效3.重要会议或关键项提前沟通，会议本身目的是快速取得共识。没必要，无准备，就不开会第三步.合理的组织形式针对不同的会议目的选择不同的会议形式会议分类常规例会阶段会议专题会

3、议组织形式市场周会服务周会片区月会半年会年会10年庆典专题研讨会（学习培训/学术/项目）第四步.高效的会议跟进关键1：做好会议纪要*你心里想的100%*你嘴上说的80%*别人听到60%*别人听懂40%*别人行动20%1.速度优先，具体简洁；2.正确记载，便于正确追踪落实；3.将会中决定的事项进行明确分工，确定完成时间、责任人，便于更好地执行；4.纪要及时分发与会者，以邮件方式分发，确保会议记录的准确性和透明管理，避免沟通漏洞。第四步.高效的会议跟进关键2：会后做好跟进*要完成什么事？*事情完成得怎么样？*什么样尚未完成？*事情没有完成怎么办？序号待完成事项内容责任人时限资源需求备注123例

4、：《**会议跟进事项表》-10-示例：工作例会（周会、月会）一、主要内容：1、常规工作汇报、检查；2、市场问题的咨询与研讨；3、重要工作项目的强调与传达。二、例会要开得生动、活泼，气氛轻松，形式多样；时间一小时为宜，议题不宜过多。三、关于主持人，不要每次都是经理当主持人，鼓励其它人充当主持人；四、经理要多倾听、少发言，最后发言，多启发、多鼓励大家发言；五、发现有偏差、消极信息的出现，要及时纠正，避免扩延，能够在会上解决就解决，不能解决的会下解决；六、如果是研讨，只有议题，弱化身份，经理不要轻易早下结论-11-示例：年中会、年会（议程表）序号项目说明1主题阐述（领导致辞）由省区负责人阐述本次

5、会议的主题涵义、要求与标准，说明主题任务的重要性。2省区工作总结与工作计划由省区负责人或授权人负责做工作总结与计划报告，总结、分析本省区工作完成情况及成果、经验教训。发布年度工作计划。3专题典型发言为了深入理解和接受年度工作主题，要提前准备专题，并邀请合适的发言人发言，专题要支持主题，发言人要擅长该专题。4分地区工作总结和计划研讨以地区为单位，由各负责人阐述工作总结及工作计划，参与讨论、修改。5分专题研讨为了深刻理解会议主题，进行分专题研讨，可以采取研讨、对话、论坛、辩论、竞赛等多种形式进行。6专题培训可能会安排部分专题、技能等方面的培训。7其他活动可能会安排部分其他方面的活动内容。8会议

6、总结会议要进行总结，对本次会议的成果、发现及工作安排进行汇总，同时对会议主题再次强调和陈述。-12-示例：专题研究会一、明确会议主题和形式：1、确定会议目的和目标；2、依据会议目标来设计主题，议题不要多；忌在会议中插入无关性的、发散的内容。3、确定会议形式：专题发言、辩论、头脑风暴等，形式创新。二、会前通知与启发：1、提前通知，并下发必要的材料、提纲和日程表，便于参会者准备。2、会前动员，重点沟通参会人。三、发言人及内容的控制：发言人选择很重要，要选择发言人擅长的题目，考察其素质和表达能力。在召开之前，会议负责人一定要对发言提纲、PPT文件进行审定，要避免主题内容之间的矛盾和重叠，要删除无

7、关议题。-13-四、发言顺序：领导不要发言过多，要后面发言，充当观察员角色，关键时候发言阐述观点；五、会议结束：每场会争取要有结果和答案，有些结果要安排、跟踪责任人执行，有些未决定的议案要搁置，并阐述清楚。注意应对会议干扰：敌对、人身攻击、自以为是、悄悄话、沉默、繁忙、迟到、插话、繁琐、过分描述细节、转移话题、自言自语、大嘴巴……三.从会议要素看，如何组织高效工作会议？高效会议关键七要素议题明确议程清晰精选参与人指定主持