Access数据库应用教程第2版 教学课件 作者申莉莉ch7.ppt

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1、第7章建立Access报表本章主要介绍报表的基本知识，报表的概念、报表的作用、类型和视图；报表的各种设计和创建方法；在打印报表之前对报表进行排序、分组和计算等各种编辑方法；最后还介绍了一些高级报表的设计技巧，如何创建多列报表和子报表的创建及链接等。一个完整的数据库系统肯定会有打印输出的功能。在传统的数据库系统开发中，数据库的打印功能需要程序员编写复杂的打印程序来实现，打印格式由程序员在设计过程中确定，用户在使用中一般很难修改。在Access中，数据库的打印工作通过报表对象来实现，使用报表对象，用户可以简单

2、、轻松地完成复杂的打印工作。报表实现了传统媒体与现代媒体在信息传递和共享方面的结合，利用报表可以将数据库中的信息传递给无法使用计算机的读者。7.1报表的基本知识报表是Access数据库中的对象，是真正面向用户的对象，它是以打印格式展示数据的一种有效方式，报表可以将大量数据进行比较和汇总，并最终能生成数据的打印报表。7.1.1报表的作用报表最主要的功能是将表或查询的数据按照设计的方式打印出来。因为用户可以控制报表上每个对象的大小和外观，所以报表能按照所需的方式显示信息以方便查看。报表的主要作用是比较和汇总数

3、据。其中的数据来自表、查询或SQL语句，其他信息存储在报表的设计中。7.1.2报表的类型在Access中，常用的报表包括文字报表、图表报表和标签报表三大类。1.文字报表文字报表的主要形式是常用的纵栏式和表格式。用户也可以根据需要自行设计。纵栏式报表以纵列方式显示同一记录的多个字段（与窗体类似），可以包括汇总数据和图形，在纵栏式报表中可以用多段显示一条记录，也可以同时显示多条记录。表格式报表以表格形式打印输出数据，可以对数据进行分组汇总，是报表中较常用的类型。2.图表报表图表报表的优点是可以直观地描述数据。

4、Access系统提供了图表报表的创建向导。3.标签报表标签可以在一页中建立多个大小、样式一致的卡片，大多用于表示产品价格、个人地址、邮件等简短信息。Access将其归入报表对象中，并提供了创建向导。7.1.3报表的视图报表有四种视图：报表视图、打印预览、布局视图和设计视图。（1）报表视图。是报表设计完成后，最终被打印的视图。在此可以选择文本并将其复制到剪切板上。（2）打印预览。在“打印预览”中，可以看到报表的打印外观，使用“打印预览”工具栏按钮可以以不同的缩放比例对报表进行预览。（3）布局视图。在“布局视

5、图”中可以调整报表设计，根据实际报表数据调整列宽，还可以放置新的字段，并设置报表及其控件的属性，调整控件的位置。（4）设计视图。在“设计视图”中可以自行设计报表，也可以修改报表的布局。7.2创建报表Access2007中，创建报表的方法和创建窗体类似，可以利用简单的“报表”工具、“报表向导”、“空报表”和“报表设计”来创建报表。此外还可以使用“标签”向导创建标签报表。一般情况下，都先用“报表”工具和“报表向导”创建报表，然后切换到“设计”视图，对由向导生成的报表进行修改。下面通过具体例子来学习几种创建报表

6、的方法。7.2.1使用简单“报表”工具创建报表“报表”工具提供了最快的报表创建方式，它不向用户提示信息，也不需要用户做任何其它操作，就立即生成报表，显示基础表或查询中的所有字段，并可以在布局视图或设计视图中进行修改。【例7-1】以“学籍管理数据库”中“学生信息表”为数据源，使用简单“报表”工具创建如图7-1所示报表。图7-1“学生信息表”报表布局视图（1）打开“学籍管理数据库”，在“导航”窗格中，选择“学生信息表”。（2）在“创建”选项卡的“报表”分组中，单击“报表”按钮，如图7-2所示。即生成图7-1所

7、示“学生信息表”报表。图7-2在“创建”选项卡选择“报表”按钮7.2.2利用“报表向导”创建报表在数据量较多，布局要求较高的情况下，使用“报表向导”也可以非常简单地创建常用的报表，可以在创建报表时对报表所包含的字段进行选择，可以指定数据的分组和排序方式，同时还可以选择报表的布局和样式。【例7-2】利用“报表向导”创建“学习课程”报表。结果如图7-3所示。图7-3“学习课程”报表预览窗口（1）打开“学籍管理数据库”，在“创建”选项卡的“报表”分组中，单击“报表向导”按钮。系统弹出如图7-4所示“报表向导”对

8、话框一。图7-4“报表向导”对话框一（2）通过单击“表/查询”选择表“学习课程表”为数据的来源，在“可用字段”框中选择需要的字段，将其加入到“选定的字段”中。单击【下一步】”按钮，系统弹出如图7-5所示“报表向导”对话框二。图7-5“报表向导”对话框二通过选择字段，如“出版社”，然后单击按钮，可以添加分组级别，如图7-6所示。图7-6添加分组级别（3）并可以添加其他分组级别，然后单击【下一步】”按钮，系统弹出如图7-7所示“报