Access数据库技术及应用 教学课件 作者 吕英华第5章 报表.ppt

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1、第5章报表Access数据库技术及应用本章主要介绍报表的创建、分类、功能、组成，排序和分组记录及多列报表等。1．纵栏式报表参见例5.1。特点：是以列的形式显示记录，左侧显示字段名，右侧显示字段值。一页显示一条或多条记录，记录之间用分隔线间隔。使用导航按钮可显示下一页报表。通过浏览，可发现仅报表第一页的顶端显示标题“学生表”，在每页报表的底部均显示日期和页码信息。2．表格式报表特点：是以行的形式显示记录，通常一行显示一条记录，一页可显示多条记录。通过浏览，也是报表的第一页顶端显示标题“学生表”，每页的上面均显示字段名，每页的底部均显示日期和页码。5.1创建报表5.1.1自

2、动创建报表5.1.2使用报表向导创建报表自动创建纵栏式与表格式报表，只能有一个数据源，并且不能根据需要选择字段，格式也简单。而使用向导创建报表，可根据提示选择相关数据源、字段和格式等，满足特定的需要。参见例5.2。可以看出使用“报表向导”创建报表，不仅可以按某字段分组或排序，还可以对数据进行统计计算。5.1.3使用图表向导创建报表图表报表直观地反映数据之间的关系。参见例5.3。5.1.4使用标签向导创建报表在实际应用中，经常会见到标签，如行李标签、商品标签、名片、听课证等。参见例5.4。5.2.1报表的组成1）报表页眉：在报表第一页的顶端，用来显示报表的标题、图像或说明

3、性文字。每份报表只有一个报表页眉，如图5.1和图5.3所示的报表标题“学生表”。2）页面页眉：在每页报表的上面，用来显示字段名或分组名。如图5.3所示，每页报表上面的字段名。3）主体：是报表的主要组成部分，用来显示每条记录，所有的报表均有主体节。根据主体节字段数据的显示位置，报表可分为4种类型：纵栏式、表格式、图表和标签。4）页面页脚：在每页报表的底部，用来显示页码、日期或汇总等信息。如图5.1和图5.3所示，每页底部都有日期与页码5）报表页脚：在报表最后一页，主体节内容结束之后，用来显示整份报表的汇总等信息。参见例5.5。5.2使用设计视图创建报表5.2.2报表与控件

4、的属性报表的常用属性有以下几种。（1）格式属性标题：报表标题栏显示的信息。页面页眉：控制页标题是否显示在所有的页。页面页脚：控制页脚信息是否显示在所有的页。（2）数据属性记录源：选择该报表的数据源，可以是数据库中的表名或查询名。筛选：设置条件，使报表只输出满足条件的记录。打开筛选：确定筛选条件是否生效。排序依据：设置报表中记录的排序条件。启动排序：确定排序依据是否生效。（3）其他属性记录锁定：设置在生成报表所有页之前，禁止其他用户修改报表所需要的数据。5.3报表排序与分组在默认情况下，报表中的记录是按输入的先后顺序排列并显示的。在实际应用中，常需要按某个字段的指定顺序排

5、列报表中的记录，称为报表排序，如按照教师工资从高到低排列。5.3.1记录排序使用“报表向导”创建报表时，最多可以按4个字段进行排序，如图5.7所示，且排序依据只能是字段，不允许是表达式。在“设计”视图，不但可以按字段进行排序，而且可以按字段表达式进行排序，最多可达10个。参见例5.6。5.3.2记录分组将记录划分成组并进行统计计算，可以增强报表的可读性，提高数据的利用率。在一个报表中，最多可以按10个字段或字段表达式进行分组。参见例5.7。报表的视图报表“设计”视图是创建和修改报表的窗口，是设计报表结构、修改布局、记录分组与汇总的平台。设计完成后，切换到“打印预览”视图

6、，查看报表中数据的显示效果。“打印预览”视图所显示报表对象的布局和内容与实际打印结果相同，即“所见即所得”。而“版面预览”视图与“打印预览”视图的外观基本相同，但“版面预览”视图只显示报表的主要数据而不显示全部数据。5.4使用计算控件5.4.1在报表中添加计算控件参见例5.8。5.4.2报表统计计算在报表设计过程中，可以根据需要进行各种统计计算并显示输出，操作方法就是添加计算控件，将“控件来源”属性设置为计算表达式。（1）在主体节添加计算控件（2）在组页眉/组页脚节添加计算控件（3）在报表页眉/报表页脚节添加计算控件5.5创建主/子报表子报表是插在其他报表中的报表。在合

7、并报表时，其中一个必须作为主报表。主报表可以是绑定的，也可以是未绑定的，也就是说，主报表可以来源于表或查询，也可以来源于其他数据对象。主报表既可以包含子报表也可以包含子窗体，可以根据需要包含多个子报表和子窗体。但是，一个主报表最多可以包含两级子报表或子窗体，即允许子报表或子窗体再包含子报表或子窗体。创建主/子报表有3种方法，即使用“子报表向导”、将子报表拖动到主报表，以及链接主报表和子报表。5.5.1使用子报表向导在创建子报表之前，应确定主报表和子报表数据源之间存在正确的联系，这样子报表的记录与主报表的记录之间才有正确的对应关系。参见例5