数据库技术与应用基础—Access 教学课件 作者 单欣 李建勇第6章 报表.ppt

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1、数据库技术与应用——Access第6章报表本章主要任务报表的功能报表的创建报表的编辑报表中的数据汇总报表的打印6.1认识报表6.1.1报表的作用6.1.2报表的类型6.1.3报表的节6.2创建和修改报表6.2.1用“自动创建报表”创建报表6.2.2利用向导创建报表6.2.3在设计视图中创建和修改报表6.3报表的排序、分组和计算6.3.1报表的排序与分组6.3.2报表的计算6.4创建图表报表6.5创建标签6.6打印报表和创建多列报表6.6.1页面设置和打印报表6.6.2创建多列报表6.7创建和链接子报表6

2、.8报表快照和SnapshotViewer6.8.1报表快照6.8.2SnapshotViewer6.8.3在Internet上发布报表快照主要内容6.1认识报表6.1.1报表的作用报表是以打印的格式表现用户数据的一种有效方式。因为用户控制了报表上每个对象的大小和外观，所以可以按照所需的方式显示信息以便查看信息。报表中的大多数信息来自基础表、查询或SQL语句（它们是报表数据的来源）。报表中的其他信息存储在报表的设计中。通过使用称为控件的图形对象，可以建立报表及其记录来源之间的链接。控件可以是显示名称及编

3、号的文本框，也可以是显示标题的标签，还可以是装饰性的直线，它们可图形化地组织数据，从而使报表更吸引人。6.1.2报表的类型Access的报表有文字报表、图表报表和标签报表三种形式。每个报表有三种视图：“设计视图”、“打印预览”和“版面预览”。使用“设计视图”可以创建报表或更改已有报表的结构；使用“打印预览”可以查看将在报表的每一页上显示的数据；使用“版面预览”可以查看报表的版面设置，其中只包括报表中数据的示例。要切换视图可通过单击工具栏上的“视图”按钮实现，如果要参阅其他可选视图类型的列表，可单击按钮旁

4、边的箭头，如下图所示。6.1认识报表视图按钮6.1认识报表6.1.3报表的节报表中的信息可以分在多个节中。每个节在页面上和报表中具有特定的目的并可以按照预定的次序打印。在设计视图中，节表现为带区形式，并且报表包含的每个节出现一次。在已打印的报表中，某些节可以重复打印多次。通过放置控件（如标签和文本框），用户可以确定每个节中信息的显示位置，如下图所示。报表的节6.1认识报表报表页眉在一个报表中只出现一次。利用它可以显示徽标、报表标题或打印日期。报表页眉打印在报表第一页页面页眉的前面。页面页眉出现在报表每页

5、的顶部，可以用来显示列标题。主体节包含了报表数据的主体部分。对报表基础记录源的每条记录而言，该节重复出现。页面页脚在报表每页的底部出现，可以利用它显示页号等项目。报表页脚只在报表的结尾处出现一次。如果利用它显示报表合计等项目，则报表页脚是报表设计中的最后一节，但出现在打印报表最后一页的页面页脚之前。通过对共享共同值的记录进行分组，可以计算小计值而使报表更加易于阅读。6.2创建和修改报表6.2.1用“自动创建报表”创建报表利用“自动创建报表”可以创建包含数据来源（基础表或查询）中的所有字段的报表。Acce

6、ss提供了“纵栏式”和“表格式”两种版面。以“教务管理系统”为例，用“自动创建报表”来建立一个报表。先打开数据库，在数据库窗口左侧的“对象”列表中选择“报表”对象选择“报表”对象“新建报表”对话框单击“数据库”窗口中的“新建”按钮，弹出如图所示的“新建报表”对话框。在对话框上面的列表框中选择“自动创建报表：表格式”或者选择“自动创建报表：纵栏式”，打开“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表，从中选择“学生成绩表”，单击“确定”按钮，就可以创建出下面所示的报表。自动创建报表的表格式报表自动创建的纵览

7、式报表6.2创建和修改报表6.2.2利用向导创建报表Access提供的“报表向导”可以简单快速地创建各种常用的报表，是创建报表时最常用的方法。例：利用“报表向导”创建“学生成绩表”报表“报表向导”对话框添加分组级别“分组间隔”对话框“确定明细信息使用的排序次序和汇总信息”对话框“汇总选项”对话框确定报表的布局方式确定报表所用样式为报表指定标题利用“报表向导”生成的“学生成绩表”报表（局部）6.2创建和修改报表6.2.3在设计视图中创建和修改报表设计视图是用来编辑报表视图的。在设计视图中，可以创建新的报表

8、，也可以修改已有报表的设计。利用“自动创建报表”或者“报表向导”建立的报表难免有不尽人意的地方。例：修改上面的“学生成绩表”报表设计视图中的“学生成绩表”报表修改后的“学生成绩表”报表的设计视图修改后的“学生成绩表”报表的打印预览视图（局部）6.2创建和修改报表在设计视图中创建新的报表，可按照下面的步骤操作。（1）在数据库窗口中，选择“在设计视图中创建报表”，单击“设计”按钮，建立一个新的报表。（2）双击“报表选定器”打开属性表，在“数据”