采购业务内控制度和采购人员行为准则.ppt

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1、卓翼科技采购内控制度和采购人员行为准则总经理办2005年6月目录一、采购控制的基本原则二、采购请求管理三、采购方式四、供应商关系管理五、采购合同管理六、物料接收和检验七、采购付款结算八、监控与保证措施九、采购业务人员行为准则……建立起计划、采购的内部管理和控制制度，使部门每一位员工均有工作、价值取向的准绳，使公司的价值投资达到最大值。建立采购内控制度的目的——以卓翼科技的整体最佳利益为唯一目标，选择并确定最佳供应商，使每一项采购活动和决策都能为公司带来最佳利益。决不为求得局部或部门的利益而牺牲整体利益。——采购必须在公平、公正、公开的原则下进行。——与供应商合作及所有的商业活动必须

2、遵循诚信与商业道德准则。——只有采购部才能代表公司对外承诺和执行所有涉及供应商的选择、采购等行为。所有用于产品与服务的采购款项的承诺，必须通过采购部来执行。——在采购内部所有的采购行为，包括采购合同的签定，都必须得到采购部经理的授权。——采购全流程由采购需求、供应商选择及执行三个独立的部分构成，任何个人都不能承担多于上述业务一项的责任。采购控制的基本原则目录一、采购控制的基本原则二、采购请求管理三、采购方式四、供应商关系管理五、采购合同管理六、物料接收和检验七、采购付款结算八、监控与保证措施九、采购业务人员行为准则【采购请求与执行分离】——采购请求的提出和执行采购要明确分离，请购人

3、只负责决定业务需求和采购资金的处理；采购员负责执行采购以及与供应商的直接联系。【采购请求的监控】——根据采购物料的类别和金额大小，公司实行分级授权监控管理制度，明确各级管理者、各有关部门的权限。——所有的采购行为都应当按计划进行，采购计划由计划部门制定。【自行采购】——自行采购方式仅作为公司正常采购流程之外的一种例外补充方式，其目的是快速响应个别特殊需求。采购请求管理（1）——公司对自行采购要有严格的限额规定。自行采购时，采购部主管对请购的必要性、是否必须自行采购、是否满足公司自行采购的规定等进行严格审批。——请购经批准后，申购人应本着维护公司利益的原则，选择合适的供应商。——自行

4、采购到货物后，申购人要会同本部门其它员工对货物进行验收，并共同在发票背面签收。验收必须有两人以上签字方可报销。【采购请求的撤消】——采购请求的撤消必须经过相应的评审，计划人员、研发请购人和采购执行人员不允许随意的撤消采购请求。采购请求管理（2）目录一、采购控制的基本原则二、采购请求管理三、采购方式四、供应商关系管理五、采购合同管理六、物料接收和检验七、采购付款结算八、监控与保证措施九、采购业务人员行为准则【招标】——招标适用于技术成熟、使用量大、可以多家供应的生产物料，或者一次性采购但金额巨大的其他采购项目。——招标活动由公司相关部门组成的团队来进行。招标事先要有计划，并获得资财部

5、主管的批准，金额较大时必须取得公司总经理的批准。——每次招标，必须有三个以上满足招标条件的供应商参加招标，如属于招标期满再次招标的项目，必须有一个以上的新供应商引入。——招标过程必须是招标小组的集体行为，与供应人有利害关系的人员不得作为招评标小组成员。——开标时采购部经理或委托监督人员在场，评标小组成员应当严格遵守评标规则，公平、公正地履行职责。采购方式（1）——招标结果必须得到资财部总监的确认和批准后方可发布。——招标时发生与方案估计较大偏差的异常情况时，招标小组应当拿出具体意见后，提交给资财部总监裁决和确定招标结果。——评标过程应当制作笔录，详细记载评标的有关真实情况，并由记录

6、人、评标小组成员签名。所有招标过程文档（包括电子件和纸件），交文控员归档。——招标执行过程中，应注意防止以下行为的发生：1、应当招标采购而未招标的；2、擅自提高采购标准的；3、与供应商串通，虚假招标的；4、定标前泄露标底的；5、其他严重违反内控制度的行为。采购方式（2）【比价】——技术成熟，可以多家供应的采购项目，都可以进行比价采购。比价是卓翼科技最常用最普通的采购方式。——与供应商的价格确定必须与数量相结合，运用数量杠杆，并充分利用供应商的阶梯价格政策，做到适量适价。——新的采购项目，确定价格时要有相应的价格比较，采购员对价格的合理性负责。对于比价结果，如果最终不是选择最低价格者

7、，要有相关说明，申请人对其合理性负责。——采购订单审批过程中，各级审核责任人，负责对价格选择的合理性审核把关，对最终结果负连带责任。——对于价格随行就市的采购项目，要及时刷新价格，以保证每次采购时的价格竞争优势。采购方式（3）【竞争性评估】——竞争性评估是基于一些非价格因素：如品种、成本趋势、货期、柔性、技术等方面，对供应商竞争实力的整体评估。评估结果是确定和调整该供应商合作策略的依据。——竞争性评估方法，是两人以上的集体行为。通常用于招标之前确定招标供应商资格，或者