内控指引采购业务解读

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1、内控指引采购业务解读采购业务（一）定义（二）重点关注的风险（三）总体要求（四）采购(五)付款采购业务1.定义第二条规定：“本指引所称采购，是指购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。”采购业务2.重点关注的风险第三条规定：“企业采购业务至少应当关注下列风险：（一）采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。（二）供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。（三）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失

2、或信用受损。”采购业务3.采购风险控制的总体要求项目解析要点梳理流程u企业应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程完善制度u完善采购业务相关管理制度统筹安排u统筹安排采购计划明确职责u明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限u按照规定的审批权限和程序办理采购业务监督检查u建立价格监督机制u定期检查和评价采购过程中的薄弱环节有效控制u采取有效控制措施，确保物资采购满足企业生产经营需要采购业务4.1采购——职责权限项目解析要点集中采购u企业的采购业务应当集中u避免多头采购或分散采购u以提高采购业务效率，降低采购成本，堵塞管理

3、漏洞岗位轮换u对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换决策和审批u重要和技术性较强的采购业务u应当组织相关专家进行论证u实行集体决策和审批职务分离u企业除小额零星物资或服务外，不得安排同一机构办理采购业务全过程采购业务4.2采购——采购申请项目解析要点申请制度u依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门u授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序请购部门u对需求部门提出的采购需求进行审核u进行归类汇u统筹安排企业的采购计划请购手续u具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化

4、提出合理采购申请u对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续采购业务4.3采购——供应商选择项目解析要点建立制度u建立科学的供应商评估制度u建立科学的供应商准入制度确定清单u确定合格供应商清单签订协议u与选定的供应商签订质量保证协议管理评价u建立供应商管理信息系统u对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价u根据评价结果对供应商进行合理选择和调整资信调查u可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查采购业务4.4采购——采购

5、方式项目解析要点考虑因素u市场情况u采购计划大宗采购u采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则一般物资或劳务等u采用询价或定向采购的方式并签订合同协议小额零星物资或劳务等u采用直接购买等方式采购业务4.5采购——采购定价项目解析要点定价机制u建立采购物资定价机制定价方式u协议采购u招标采购u谈判采购u询比价采购等适用范围u大宗采购等应当采用招投标方式确定采购价格u其他商品或劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，并对最高采购限价适时调整采购业务4.6采购——采购合同项目解析要点签订依据u供应商u采购方式u采购价格等合同

6、内容u准确描述合同条款u明确双方权利、义务和违约责任签订权限u按照规定权限签订采购合同运输投保u企业应当根据生产建设进度和采购物资特性，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜采购业务4.6采购——验收项目解析要点建立制度u建立严格的采购验收制度检验方式u确定检验方式验收机构u专门的验收机构u验收人员验收内容u品种u规格u数量u质量等相关内容验收证明u出具验收证明专业测试u涉及大宗和新、特物资采购的，还应进行专业测试报告处理u验收过程中发现的异常情况u负责验收的机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告u相关机构应当查明原因并及时

7、处理采购业务4.7采购——过程管理与记录项目解析要点供应过程的管理u加强物资采购供应过程的管理u依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况u对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案采购业务各环节的记录u做好采购业务各环节的记录u实行全过程的采购登记制度或信息化管理u确保采购过程的可追溯性采购业务5.1付款——付款管理总体要求项目解析要点采购付款管理u企业应当加强采购付款的管理u完善付款流程u明确付款审核人的责任和权力u严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容u审核无误后按照合同规定及时办理付款采购

8、付款过程控制u企业在付款过程中，应当严格审查采购发票的真实性、合法性和有效性u发现虚假发票的，应查明原因，及时报告处理u企业应当重视采购付款的过程控制