高校财务档案管理信息化建设探析.doc

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1、高校财务档案管理信息化建设探析［摘要］随着经济社会的不断发展，高校财务档案管理作为高校信息化建设重要的一部分，在其建设发展的过程中存在很多亟待解决的问题，笔者针对此背景进行全面分析研究，结合工作实际，有针对性地提出了相应的策略，与大家共同探讨。［关键词］高等学校；财务档案；信息化建设；策略探析尽管高校财务档案管理在信息化建设上取得了一定的成就，但由于受到诸多客观性因素的影响，我国目前高校财务档案管理信息化建设还存在诸多有待研究解决的问题，以下是笔者对高校财务档案管理信息化建设的全面探析。１高校财务档案管理信息化建设的主要内容高校财务档案管理信息化建设是指相关部门在科学收集

2、、开发、管理、利用、储存高校财务档案时大量运用现代信息技术，使档案形成科技含量高、储存便捷安全、查询迅速、全面电子化、环保无纸化的特点。那么，对于财务档案管理信息化建设的主要内容，笔者总结为以下３点。１．１加快档案数字化进程全面有效地加快档案数字化进程，我们需要从两方面逐步进行：首先，建立高效能的信息档案数据库，将馆藏中的文件目录建立数据库，使用扫描、刻录或数码相机等现代化信息采集技术和设备，全面将纸质数据文件有效地转换成数字化文件；其次，档案信息数据库的建立需要保障其质量和完整性，主要从以下4个方面着手：①准确的数据信息；②完整的数据项目和内容；③规范的录入和采集数据信

3、息；④安全稳定的数据库系统。１．２完善基础设施建设硬件平台和网络平台的建设是档案管理信息化建设的基础设施，信息软件的建设是直接关系到档案管理信息化能否成功实施的关键。系统软件是用计算机本身的逻辑功能，为使用者管理和运用计算机系统中各项资源的程序带来一定的方便和效率，而应用软件则是能让使用者方便解决处理具体应用问题的程序。因此，完善基础设施建设，尤为重要。１．３加强应用系统建设应用系统的建设是开发利用档案信息资源和建设档案网络时所需要的技术支持。对于未来设备的升级和前后的衔接应当充分考虑到应用系统的设计中，将空间和余量提前留好。在应用系统建设的时候，针对信息保密工作和资源共

4、享工作需要全面地进行完善，尽最大可能做到最好，将网络安全体系进一步加以健全完善，正确地认识到信息保密和公开之间的相互关系，只有将档案信息的保密性和完整性以及安全性给予了有效保证，才能够更好地实现信息的高效利用。２高校财务档案管理信息化建设存在的主要问题２．１建设目标不够明确目前我国还有很大一部分高校，在档案管理模式上依旧没有形成一种统一领导、分级管理的管理体制，在管理过程中还是停留在传统的模式，在思想理念上还没有清醒地认识到档案管理信息化的重要性，部分高校的领导层，对于此项建设在行动上还略显滞后迟缓。高校财务档案的管理工作，需要学校各部门之间相互协调，需要运用网络资源来进

5、行流程化、数字化和建立数据库，实际上学校各相关职能部门在工作过程中并没有真正做到相互协调配合，特别是高校财务档案管理信息化建设至今仍没有一个明确目标。２．２队伍整体素质不高我国高校从事财务档案管理的人员，能够运用现代化技术手段搜集和整理财务档案，同时又能够将纸质档案转换成数字化档案的专业人员非常少，这一现象并不是说整个财务部门的工作人员缺乏，而是具有财务档案管理信息化知识技能的专业人员的匮乏。造成这种现象，有以下3个主要因素：①少数人员观念比较传统落后，对于档案管理工作在思想上的认识比较简单，认为将档案保存好，不让其丢失就是完成了工作任务；②没有系统有效的培训，造成财务档

6、案管理人员前瞻意识不强；③虽然有专职的财务档案管理人员，但是人员配置明显不足，尤其是可以将纸质档案有效地转变成数字化档案的能够运用现代化技术手段管理档案的人员。２．３缺乏统一标准财务档案管理信息化理论，虽然部分高校相关部门也出台过，但是在实际的财务档案管理工作过程中没有实际运用。因为任何一所高校在进行财务档案管理信息化建设的时候都是从零开始，从无到有的一个过程转变，如没有一个具体的标准范例，在建设实施的时候会遇到很多麻烦。所以，高校财务档案管理信息化建设需要有一套完整、详细、统一的标准作为参考，规范操作，这样能够有效地避免在具体实施中遇到更多的困难。３高校财务档案管理信息

7、化建设策略３．１加强组织领导高校管理人员需要在思想上深刻认识财务档案管理的重要性，财务档案管理工作在具体的实施过程中需要得到领导的重视和大力的支持推动，分管领导也需要及时地更新档案管理理念和树立科学的管理观念，对于计算机和网络技术对财务档案管理的重要性要充分地加以认识，在信息化建设的过程中，加强组织领导，对资金、人才和设施等给予充分而有效的保障，将财务档案管理信息化纳入到工作计划当中，并进行考核评估。３．２提升财务档案管理人员的信息化素质财务档案管理信息化要求从事的人员，不仅需要拥有传统的档案管理工作技能，而且对于计算机信息安