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1、浅析国内人事档案管理存在的若干问题?660?MedicalInformationMedicine&Surgery.Ju1.2009.Vo1.22.No.7浅析国内人事档案管理存在的若干问题夏冰(河南省人口和计划生育科研院人教科,郑州450002)关键词:人事档案;档案管理;信息质量中图分类号:R一05文献标志码:A文章编号:1006—1959(2009)07—0660—02人事档案是人事管理活动的产物,具有现实性,真实性,动态性,集合性等特点,是选贤举能,知人善任的重要依据,是人力资源开
2、发的重要信息来源.对组织而言,人事档案工作是组织,人事工作的重要组成部分,为贯彻执行人事工作的路线,方针和政策服务;对个人来说,人事档案也有着重要影响,与职称申报,定级,养老,医疗,失业保险等紧密相连.建国后经过几十年的建设,我国的人事档案管理工作取得了巨大的成绩,能够基本满足经济社会发展的要求,特别是对各项人力资源管理工作提供了大量有价值的信息,在社会经济生活中发挥着重要作用.但随着市场经济体制的确立和不断发展,我国的社会经济环境不断发生变化,社会成员流动频率加快,加之各方面对人事档案工作的重
3、视程度还有待加强,导致当前我国人事档案管理工作在不同程度上存在一些问题,探讨如下.1档案材料诚信程度低下随着政治经济体制改革的不断推进,近年来,企事业单位产权制度改革逐步实施,干部人事制度改革不断深化,流动人员大幅度增加,一些配套管理措施未能及时跟上,导致当前人事档案材料造假,诚信度低下,成为影响人事档案作用发挥的一个首要问题.诚信是档案的灵魂,是一份材料之所以以档案形式存在的价值体现,真实性是人事档案的生命,是人事档案发挥作用的基础和赖以存在的前提.档案造假使得档案失去固有的原始性证据,鱼目混
4、杂,用人单位不能根据人事档案材料进行相应的选贤举能,就会误导用人单位,带来相应的不公平竞争,造成严重的社会后果.要提高人事档案材料的真实程度,从人事档案工作人员的角度来讲,需要在平时的工作中必须严把"三关":①把好材料的人口关.对有疑义的材料,要进行收稿日期:2009—4—7认真的调查核实,作好认定工作,切断问题文件材料的源头;要认真细致的鉴别归档材料,以《干部档案工作条例》等有关规定为依据,根据形成材料的历史条件,主要内容,用途等审查材料是否准确,特别对年龄,工龄,党龄,学历等要重点核对,确定
5、无误后方可人档;②严把材料的转入关,各部门平时在积累文件,材料时,要做到去伪存真,不让虚假文件,材料有任何留存之机,对新形成的档案材料,一律严格执行登记制度,并进行认真细致地鉴别;③严把转递关.在人事调动时,档案工作人员接到调档函,要将其人事档案材料进行收集,认真核对,并分类,编号,装订,填写档案回执单,密封后加盖公章,通过机要发至用人单位档案部门或由组织派专人送取,严禁个人办理人事档案事宜或自带人事档案,以避免相关人员趁机私自篡改人事档案资料,保证材料的真实性.2档案内容质量不高人事档案是人的
6、"说明书",应能全面,详细地反映一个人各方面的情况,做到"阅卷如见人"或"档若其人".而现实情况则与此存在着较大差距,人事部门普遍不注意及时补充新材料,所保管的档案材料多为"过去式";从内容上来看,空话,套话据多,语言陈旧单一,信息量不足,不能突出当事人的个性特征,对开展人力资源管理工作利用价值不高.同时,许多市场经济条件下要求的新内容未被记载,无法满足用人单位的信息需求,导致人事部门在进行人力资源管理时基本不依据人事档案,降低了人事档案的价值.要提高人事档案材料内容的质量,应根据人力资源管理的
7、要求,创新人事档案的内容.具体来讲,人事档案的内容要与人事档案主体多元化,社会职能多元化相适应,根据不同类型人员,采用不同的归档标准,内容,改变人事档案"千人一面"的状态.除一些必须要有的公共信息项目外,有选择地补充能反映当事人的综合能力,心理素质,兴趣,个人气质,个人信用记录等个性化的人事档案材料.同时,要切实提高人事档医学信息内?外科版2009年7月第22卷第7期案的时效性,实行跟踪记载,及时地把各类人员的各项考核结果(包括测评数据/测验结果等)存人人事档案,增加动态材料的比重,提高人事档案
8、的"信息含量".3管理模式落后目前,对党政机关,企事业单位在岗的国家干部,教师,科研人员等人事档案的管理模式仍是沿用计划经济时代的封闭式管理模式,其特点为人是地区的人,单位的人,人事档案也为地区和单位所有,一般不对外使用.这种管理模式主要适用于对本单位的人事档案管理,范围相对比较小,收集也是比较集中的,便于本单位的领导及时查看其人事档案,也有利于档案的保密和保护.这种人事档案管理模式尽管有其一定的优点,但随着社会主义市场经济体制的确立以及我国户籍制度改革的不断推进,这种传统的管理模式逐渐暴露出许
