Excel高效数据处理.pdf

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1、Excel高效数据处理微软认证讲师：卢景德课程内容Excel高效编辑技巧公式与函数的运用数据统计分析实战更美观的数据图表2Excel常用编辑技巧正确的录入数据•正确的数字格式–设置数字货币格式–日期型数字格式–文本型数字格式•单元格格式快捷键Ctrl+14正确录入数据•直接录入数字为数值格式•录入身份证号(文本型数字)先输入单引号’•Ctrl+;录入计算机当天日期•Excel只识别2011/1/1或2011-1-1格式日期•2011.1.1及20110101是日期格式吗？5转换为正确的数据类型•利用“分列”命令转换数据类型•数据/分列6使用序列录入数据•序列填充–

2、填充柄：选中区域右下角的黑点–拖拽填充柄可实现序列填充，如：January,February,March等–一切和数字有关的数据都有序列功能•自定义填充序列：Office按钮/Excel选项/常规/编辑自定义序列7快速选择表格区域•在拖动鼠标的同时按住Ctrl键选择不连续区域•按快捷键Ctrl+A（或Ctrl+*）可以选中当前单元格周围连续的矩形区域•按住Shift键可以选中两点之间区域•Ctrl+将光标移动到当前区域最右列(其他方向箭头依此类推)•则Ctrl+Shift+向下箭头,选择当前单元格至当前区域最后一行的内容．8妙用粘贴•“运算”操作–不通过公式进行

3、加减乘除的运算–将复制的数值加减乘除到目标区域上•行列“转置”9将规则文本导入EXCEL•数据分列–如果文本文件中的数据以制表符、冒号、分号或其他字符分隔，请选择“分隔符号”。–如果文本文件中的所有项的长度相同，请选择“固定宽度”。–可以手动调整分列的位置,也可以跳过某列而不导入.10填充空白单元格1.全选数据区域：Ctrl+A2.选定空白单元格：开始/查找和选择/定位条件/空值3.编辑公式：让当前单元格等于上面的单元格（=+）4.Ctrl+Enter：将正在编辑的内容填充到整个选择区域11条件格式—突出关键数据•什么是条件格式–对选定区域中符合指定条件的数据

4、以指定格式显示•如何设置条件格式–开始条件格式•使用条件格式显示单元格的数据–例：将表格中大于500的数字以红色显示–目的：突出显示满足某个条件数据12条件格式实例•突出显示大于900的数字•突出显示重复的内容•突出显示一个月内到期的合同•突出显示产量三月比二月倒退的员工•突出显示数据分布•……13用条件格式凸现重要数据•使用图标集标识数据•多种条件格式管理14定义数据有效性•数据—数据有效性•定义有效数据范围：数值、日期、序列•设置输入信息•设置出错警告15创建下拉列表•数据/有效性•设置/允许/序列•数据源：选择下拉菜单数据源16运用公式和函数编辑公式从等号

5、（=）开始•在公式中可以使用加、减、乘、除四则混合运算，括号、乘方（^2表示2次方）等•公式复制和引用关系•相对引用和绝对引用•在公式中按F4键可以在相对引用和绝对引用之间进行切换18追踪单元格引用•公式—公式审核•追踪引用的单元格•追踪从属单元格•追踪单元格引用错误19常用数学函数•SUM、Average–加权平均的计算•MAX、MIN•Round、RoundUp、RoundDown–四舍五入函数20逻辑类函数•用于计算过程中的逻辑判断•条件函数–按管理的条件决定做什么，或不做什么–IF（条件判断，成立则做A，否则做B）•逻辑“与”–用于判断多条件共存时的逻辑关

6、系–AND（条件1，条件2，条件3……，条件30）21抓取另一个表中的数据•VLOOKUP()函数–在表格的最左列查找某个数值，并返回该值右边所对应的第N列的数值–Vlookup(要查找的值，范围，要显示的内容所在列数，查找类型)•明明两张表都有数据，为什么就查不到，深入解析出错原因22文本函数•字符运算–使用“&”符号连接字符•Len计算字符串长度•Left、Mid、Right截取字符串函数•例：根据身份证号计算生日23日期函数的使用函数功能Today取得计算机当前日期Year根据日期值，取出日期所属年份根据生日求年龄=datedif(生日,today(),“Y

7、”)Month根据日期值，取出日期所属月份Date根据年、月、日值返回特定日期值Datedi两个日期值间的差f工龄=Datedif(参加工作日期,today(),”Y”)24灵活的数据汇总更便捷的排序和筛选•按颜色排序•多字段排序•自动筛选数据–按数值筛选–按颜色筛选–按日期筛选26分类汇总•方法–先排序后汇总–数据—分类汇总•分页打印–分类汇总—每组数据分页•隐藏行列的复制操作–开始/查找和选择/定位条件/可见单元格27对数据进行合并计算•数据—合并计算–将结构类似、位于不同位置的表格按照首行、左列进行同类项合并–要求具有相同的行列标签–创建合并计算前将光标放在

8、要显示结果