文稿的创作 标准化程序.doc

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1、PPT文稿的创作PPT文稿是适应当下现代化行政管理和业务管理的需要而产生的。不仅一些现代化大企业在组织专家讲座、新产品发布、与客户交流、大型活动策划或重大工作安排时要用到，而且一般机关和企事业单位在领导讲话、干部或专业技术人员述职和汇报工作时也要用到。作为讲话人发言的“蓝本”，PPT（PowerPoint）演示文稿和传统文本讲话稿由于呈现方式或者说展示平台的不同，平面的纸质文本换成了立体的屏幕，特别是PPT讲话人所面对的“听众”变成了“观众”，不仅要求可听性，而且要求可视性，两者在写作构思、内容、结构和写作要求等方面就产生了显著的区别。一、PPT文

2、稿的构思构思是写作的基础，构思取决于写作理念。有些人习惯于先写出传统的文稿，再转换成PPT形式。作为初学写作PPT文稿的人，这不失为一种掌握制作PPT基本要领的方法。但是，如此翻版，受传统文稿的制约，缺乏独立色彩和创意。要想写出文质兼备的优秀PPT文稿，还是要逐步掌握并坚持独立构思的原则。与传统听觉文稿的写作不同，为了使PPT文稿达到良好的视听效果，作者在构思时不仅要考虑写什么、如何结构布局等传统文本构思中也要思考的问题，更要考虑如何呈现或展示的问题——9如何化繁为简，如何使抽象、枯燥的文字和数据等内容简洁、形象、生动地表达出来，如何将相关材料与主

3、体内容有机地组合在一起等等。具体而言，主要包括以下几方面的内容：1．讲什么。即文稿的基本内容。作为一种动态的文稿，PPT文稿并不需要把要讲的话都写出来，它的片断性、演示性等特点决定了它的构思一方面要设计好引人注目的开场白、余味无穷的结束语；另一方面，要考虑主体内容有哪些方面需写出来、怎么写，哪些东西采用非文字的叙述形式效果更好、如何叙述，哪些方面需为口语表达留空白、如何留，哪些内容不宜放在文稿正文，但可以放在“演讲者备注”中或做超级链接等。2．如何讲。即作为视觉文稿的PPT将要采取的运行结构，如每个知识点应采用怎样的手段、运用怎样的媒体(文本、图像

4、、声频、动画、视频等)对其进行表现和陈述等。这些问题的构思取决于作者掌握的技术手段，也取决于作者对讲话目的的理解。只有明确PPT的具体用途才能恰当选择PPT的表达形式，如是否配音乐或画外音等。和传统文本写作构思相同的是，PPT文稿的构思也不要试图一次到位，应将构思、起草溶为一体，在不断修改的过程中使其臻于完善。二、PPT文稿的内容采用PPT的形式是为了打破传统文本沉闷、八股的气息，发言人要避免对传统文本的copy，自觉追求内容的创新和表达形式的创意。9日本著名风险投资家盖川崎（GuyKawasaki）提出了一个PPT文稿的10/20/30法则——演

5、示文件不超过10页，演讲时间不超过20分钟，演示使用的字体不小于30点（30point）。对习惯按传统文本念讲话稿，不善于口头表达、即兴演说的人来讲，实现这一法则是一个很大的挑战。在“10/30”这么少的提示下，20分钟似乎就显得漫长了些。虽然我们不必对此僵化理解和盲从，但一份优秀的PPT文稿的确应在简洁、生动、鲜明、形象上下功夫。首先，PPT的编辑脚本虽然可以请他人协助完成一些技术工作，但文字脚本必需由发言人亲自拟定。PPT文稿的演示迫使发言人与观众有更多的目光交流，要求发言能体现出更多的现场感，发言人要更注重对现场气氛的适应和调动，有机变、擅发

6、挥。发言人只有亲身参与PPT文稿的准备过程，熟悉自己要讲的内容，才有可能运用自如。其次，PPT应突出内容要素，但又有别于发言提纲。从PPT写作理念来分析，演示文字是提示发言人的，更是为观众服务的。PPT讲稿的发言人绝不能埋头照稿宣读，也就没必要把所有要说的话都写出来；同时，作为视听文稿，PPT含有“演”的成分，也不是传统意义的发言提纲，在内容表达上不要受传统提纲的束缚。明确这两点是写好PPT文稿的前提。一份完整的PPT文稿应包括以下几方面内容：91．首页。文稿的首页也叫封面、片头，应使观众明确这是一次讲话的开始。这部分内容应只占一页篇幅，可以只演示

7、，不讲述。通常包括发言的题目，发言人的姓名、职务或职称、单位等相关信息，发言稿的写作时间等三项内容。2．主体。包含引语（也叫开场白），内容目录，主要观点，重要概念或专业术语的解释，内容涉及的重要数据、事实或资料的展示，引申内容，内容小结或结束语等七个方面。除专业或学术讲座外，在一般30分钟左右的讲话中，这部分内容控制在8页左右的篇幅为宜。因为太多的内容，让人难以把握要点，更难以记住重点。为节省篇幅，主讲人在设计页面时可利用幻灯片母版的功能，将内容目录呈现在每一页的左边，既可以节省单设内容目录的页面，又达到完整呈现发言进度和即时内容的目的；另外，主讲

8、人可利用PPT文件的超级链接功能，将一些更详细的引申内容或资料放入资料夹，根据现场需要选择性地呈现；再者，主讲人还可以充分