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1、会议主持及记录技巧1为什么要开会及会议成本2开会前/中/后的要点3议程设计及成功的会议要点4与会的规则5如何开会6倾听/记录/主持技巧7会议中的问题目录开会让你…小组面对面沟通众多讯息一次交流融合意见凝聚共识分派工作，公平合理但开会也让你…工作时间被分割人多口杂，讨论耗时晚上加班特殊问题还是个别沟通没有产能别人发言比自己开口多Delay重要工作或客户为什么要开会？盘点你的会议成本算算看，你一周内总共：开了几个会？为会议花掉多少时间？因为开会达成几项共识？因为开会完成几个结论？因为开会加了多久的班？因为开会失去
2、多少关键时刻？因为开会Delay多少工作？开会前6项准备开会前的重要步骤有哪些？1.先决定会议希望达成的结果2.想想会议是否有必要召开3.邀请适当的人出席4.准备背景资料5.设定会议纲领及时间表6.预先设想可能的冲突开会中3大失败开会时要克服哪些状况？1.一进会场士气散漫，没有参与感2.偏离主题3.点子干枯，鸦雀无声开会后3项追踪开会结束时要回顾哪些重点？1.行动项目2.决议3.开放议题由重要到不重要——会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。由不尖锐到尖锐——将尖锐议题挪后,让与会人员建立默
3、契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。由容易到困难——让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。议程设计有效——借着团队的集思广益,解决个人无法完成或突破的问题,有效达到会议目标。和谐——营造和谐的气氛,使成员对团队有安全感、信任感、认同感,展露个人才能。参与——参与的人用心关注,才能让会议得到健全发展。效率——当一个会议成功的要素具备后,能在预定的时间内完成开会,这就是效率。成功的会议与会规则要守时,坚持到底要做事前准备针对主题主动发发言,简短扼要对事不对人,不做人身功击予以真
4、诚的肯定及赞美倾听他人发言用积极的话代替消极发言以探询、谦虚代替主观论断主持人会议内容中一系列事件,数据要以事实为依据,不得带主观猜测.与会者提问或者引用一些事件或数据亦必须以事实为依据,不能凭感觉.与会规则感觉与事实感觉——即对事物主观的意念,其中包含个人的价值判断,因此感觉的产生往往因人而异。事实——即有具体、明确的讯息陈述,与实际所发生的事件相符。感觉与事实演练昨日九点过后,G珠宝店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出现并要求鉴赏货品,店主打开玻璃橱窗,橱窗内的东西被人抓起,忽然有个男人迅速跑出店外,突
5、然间警铃大响保安人员迅速赶至现场。判断问题以下问题你认为是事实或感觉?1.店主正在收拾店面时,有一个男人出现。2.那个男人是强盗。3.此事件发生于昨晚九点过后。4.打开橱窗的男人是店主。5.橱窗内的珠宝是迅速跑出店外的男人抓走了6.要求鉴赏货品的人在抓取橱窗内的物品后迅速逃走。7.橱窗内有金饰,且有许多贵重的宝石。8.这个故事仅牵涉店主、客人、保安人员等三个角色。问题答案1.客人未指明是男女?2.没有明确的线索显示是强盗。?3.未指明是白天九点还是晚上九点?4.没有明确提出店主的性别?5.没有指明是跑出店外的
6、男人抓取橱窗内的物品?6.没有指明是要求鉴赏货品的人抓取橱窗内的物品迅速逃走?7.只说有宝石,没有指明是金饰?8.没有明确的数字或说明显示参与的人数?分清什么是”事实”,什么是”感觉”了吗?独占发言——避免冗长的发言,占用大家交流意见的时间。火爆浪子——要能容纳他人的发言,不可情绪化与他人发生冲突。优柔寡断——要思路清晰,对决议事项要果断、明确。加入冲突——应站在中立的立场来化解冲突。操控议程——应依照流程引导会议的进行,不可一人操控整个会议的议程。会议主持注意事项背景:除了会议召开的背景,也可让与会人员自我
7、介绍,并说明对会议的期待,以促进与会人员及会议气氛的融洽会议目的议程:会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间。会议期待如何开场如何总结宣达决议激励动机评估目标达成过程回顾悬念事项如何让大家愿意发言塑造会议欢乐、和谐的气氛。建立包容、安全的讨论环境。保持客观,对事不对人。不以言立人,不以言废人。设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。有效倾听与良好沟通。如何发言积极的发言明确的发言尊重的发言坦承的发言客观的发言针对主题如何发言如何开会举例开
8、会前:1.首先要非常明确自己的开会意图,把包商喊过来开会,到底是为了什么?(解决材料的质量问题,材料或设备供货延误,材料或设备某项功能不全……又或是工程施工DELAY,劳动工人人数不足,效率底下,施工质量出现问题……)2.从实际出发,自己脑袋里先想一个切实可行并且合理的整改方案,准备开会向包商交底.3.事先预设包商的推脱方法,找到驳斥对方的数据.实例或其他事实,以免开会的时候处于被动这样就确定了会议
