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1、事情一次做對《工作規劃術》讀书心得Reporter:SpringhuangDept.:MFG-ENGDate:2013/01/06規划定義專家解說:日本知名教育學者與效率專家齊藤孝比喻工作規划術:[現狀]與[目標]兩點之間建立起一道[階梯],透過拆解工作流程,帶領人們一步一步走向終點定義：預先思考整體計劃,安排好工作執行的程序,創造一個讓所有人都不會白費力氣,而且高效率的工作情況預先做好工作規劃，才能從容優雅地把事情一次就做對工作規劃的三大意義1.每一階與每一階確實銜接2.階梯的每一階,都必定雙腳可以跨上的高度與距離3
2、.階梯能讓距離遠近變得明確,每跨一階都可以量測距離目標的遠近任何一步階梯被踩空，都可察覺到規划的疏漏，且可掌握錯誤狀況并及時修正確保每項工作的大小與分量都可以被完成的狀況可感受到[進展]，可為工作者帶來成就感及更大干干勁沖向目標!目標現狀階梯完成工作規划術七步驟制定明確目標拆解作業流程理出優先順序委派分配任務精準掌握時程找出風險因子總結檢討改善2個重點:1.精細到能正確估算單一作業的時間和成本2.確認工作耗時單位小於進度時間單位2個關鍵:「任務內容」、「你(委派者)的期許」2個技巧:1.將各項任務「轉化成可量化的數字」
3、2.參照過去經驗,預留緩沖時間3個角度思考:目標、時間、資源3個思考:預防錯誤再犯、錯誤偵測機制錯誤發生也不會造成問題的對策3個指標:確定「期限」、確認「資源」、設定「范圍」2個原則:急迫性、重要性七步驟要点及采用工具汇总序号步骤要點及原則采用工具1目標目標設定的3個指標: 1.確定期限2.確認資源:人力/物力/財力3.設定範圍:該做甚麼?做到甚麼程度1.6W3H系统化分析問題2.SMART原則×目標3要素2拆解將大目標拆成小工作!工作拆解2重點: 1.精細到能正確估算單一作業的時間與成本2.確認工作耗時單位小於進度時
4、間單位1.用WBS工作劃分結構，分割工作項目，以MECE原則檢視工作項目2.系統性列舉法由上而下將工作因素分解，Howto展開工作細項，6個問題查核各項工作3.隨想列舉法由下而上歸納出工作脈絡3排序作業順序安排2原則: 1.急迫性2.重要性 要注重於重要的事,消減臨時急迫性事務!1.優先矩陣，5个判断基准2.關鍵少數分析法ABC分析(80/20法則)4分工授權2關鍵: 1.明確任務內容2.告知期望值(明確開始時間,完成時間,檢核標準)1.成功委派工作10步驟2.工作模式化，建立標準范本，(标准化)5時程安排時程2個技巧
5、: 1.將各項任務「轉化成數字」，量化抽象的任務2.參照過去經驗,預留緩沖時間1.甘特圖2.計劃評核圖6備案預防異常風險3角度: 1.客戶提出不同要求(目標) 2.進度落後(時間) 3.資源不足，人力物力财力1.檢核表法2.FMEA管理模式7檢討檢討改善3层次思考: 1.預防錯誤再犯2.錯誤偵測機制3.錯誤發生也不會造成的對策1.PDCA與CAPD啟動管理循環與改善循環2.奔馳法工具1：6W3H系统化分析问题whywhat思考問題，找出解決方案；進一步制定工作事項。When+where+who+whom思考執行所需的時
6、間、地點、人員、對象，讓目標更具體可行。how綜合前一步驟，因應原本要解決的問題來制定計劃。Howmuch+howmany計算投入的金錢、人力等成本以及效益，評估目標的可行性。工具2：SMART原則×目標3要素目標期間資源範圍期間人力物力財力方針理念檢驗重點須符合SMART原則Specific(明確性):執行方向明確,方法、手段具體可行.Measurable(可衡量性):有度量的單位、可評估成果.Attainable(可達成性):環境許可,執行者有能力完成.Relevant(相關性、適切性):符合現況、能被落實,可解決
7、現有困難.Time-bound(時限性):有明確時間表,可以定期追綜和評估.工作終點工具3：WBS工作劃分結構原則1:將工作劃分至可明確估計細項的作業時間和成本;原則2:同一層的作業須互相獨立;原則3:同一層作業總和為100%。工具4：優先矩陣II不急迫、重要的事•防患未然的事務•有助於思考未來願景的動•發掘商機•建立人際關系、休閒活動等IV不急迫、不重要的事•無關緊要、浪費時間的事•有趣的活動•繁鎖的工作I急迫、重要的事•危機或日常救火的事務•急迫的問題•有期限壓力、對工作影響大的計劃或活動III急迫、不重要的事•對
8、別人（而非對自己）來說很緊急的事•意外的訪客、臨時打來的電話、突然召開的會議不急迫急迫重要不重要丟到垃圾桶！儘可能受權、委派給他人。立即動手做但要有所節制。在行事暦上注記，找時間專注進行。依『急迫性』與『重要性』，判定執行順序工具5：ABC分析(80/20法則)A80%20%BC對整體任務的貢獻度各項事務的分類及在整體工作中所占比
