商务函写作指南范文.doc

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1、商务函写作指南范文　　　　1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定一般都用“敬语+称谓”的形式组成如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等　　　　(顶格写后面加冒号)　　　　2、启词启词是信文的起首语可有多种表示法如问候式的“您好”、“别来无恙”;思怀式的“久不通信甚为怀想”、“去国半载谅诸事顺遂”等;赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等;承前式的“上周曾

2、发一传真件今仍具函为××事”“贵公司×月×日赐函已悉”等等不分对象不论内容一律以“您好”为书信之启词实在极不恰当此外公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”;“顷闻、顷悉、顷获”;“欣闻、欣悉、欣逢、值此”以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语以提领全文(在称呼下面另起一行前空两格)　　　　3、正文正文是书信的主体是书信能否达到写信人理想效果的关键一封信可以专说一件事也可以兼说数件事但公务书信应该一文一事正文要清楚、明了、简洁并注意情感分寸不应有昵亵轻狂之嫌也不可显侮蔑轻慢之意　　　　(在启词下面另起一行空两格)　　　　4、酬应过渡

3、正文结束时可写几句酬应性的话作为全文的过渡如“我方相信经过此次合作双方的友谊将有进一步发展”又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等也有用公务书信的常用结语过渡如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”或“肃此专呈、肃此奉达”也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等　　　　(过渡一下更符合礼仪规范)　　　　5、祝颂词书信的最后写祝颂词是惯例由于写信人与受信人的关系各有不同书信内容各有不同祝颂词的写法便呈多种多样诚祝生意兴隆”等等有时往往用简单的一两句话写明希

4、望对方答复的要求如“特此函达即希函复”同时写表示祝愿或致敬的话如“此致敬礼”、“敬祝健康”等祝语一般分为两行书写“此致”、“敬祝”可紧随正文也可和正文空开“敬礼”、“健康”则转行顶格书写　　　　6、签署书信的签署以写信人全名为要不能只签个姓氏或习惯称呼如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者“××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等今天许多书信都以计算机制成但即使已打印了姓名仍应再以手书签署一遍这既表信用亦示诚意对某些特殊对象署名后应有具名语如“谨上、谨呈、敬述”等以表示对受件者的尊重　　　

5、　(通常中文信函写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置但一般email商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函署名时可写单位名称或单位内具体部门名称也可同时署写信人的姓名　　　　7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素书信自然不可缺了这一项日期必须准确表现出写信人的负责态度而万一记错日期也许会因此而误事(写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置)　　　　【商务函的范文】　　　　商务公函范文　　　　×公司：　　　　贵方有关保险事宜的6月25日来函知悉特函告如下：　　　　一、综合险在没有得到我们顾客的明确指示的情况下我们一般投保水渍险和战争险如

6、贵方愿投保综合险我方可以稍高的保费代保此险　　　　二、破碎险破碎险是一种特别保险需收取额外保费该险现行保险费率为2%损失只赔超过5%的部分　　　　三、保险金额我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加10%投保我方当照此办理　　　　我方希望上述答复将满足贵方的要求并等候贵方的答复