浅析设计院档案管理的方法及创新策略.pdf

《浅析设计院档案管理的方法及创新策略.pdf》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、政工·管理里村国爱商2012年11月【文章编号】1673—0038(2012)33-0166—02浅析设计院档案管理的方法及创新策略白咏儿(广东省重工建筑设计院有限公司)摘要：企业档案是企业在各项活动中形成的，是企业各种原因相互作用的产物，并综合反映和说明了企业的基本面貌和全部经济活动，是各种内容和载体档案的总和。随着社会发展，我国的建筑业也有了显著飞速的发展，成为了国民经济的支柱性产业。在建筑行业飞速发展的同时，建筑生产活动也形成了许多档案资料，这些档案对设计l究_r-作有着重要的意义，对其归档工作应纳入建设全过程并保持

2、同步。本文就分析设计院档案管理的方法，并提出一些创新的策略。关键词：设计院；档案管理方法；创新策略档案管理是现代企业管理制度的重要内容之一。设计院与一般企业比较有着自身的特点，因此设计院的档案内容也有着特殊性。设计院档案管理是企业在经营管理及一些施工技术应用等过程中直接用来备查的文件资料，随着社会的发展，档案的管理将越来越严格，越来越细致。1档案文件包括档案文件：可行性研究、城市规划、方案设计、初步设计和施工图设计、岩土工程勘察报告、工程桩检测报告、测量工程、工程施工记录、材料设备检验记录、项目变更计量支付记录、项目验收记

3、录等纸质文件和电子文件(包括说明书、结构计算书、概预算书、蓝图、底图、修改通知单及修改图、地形图、工程监测等)。外来文件：顾客提供的文件、政府部门的有关批文、外来的设计基础资料以及外包项目成品纸质文件和电子文件等。2档案管理工作的意义(1)设计院档案管理工作能够很好地反映本企业生产经营活动，通过对本企业信息的收集整理，不仅有利于企业在各个项目中顺利完成任务，还能提高企业的经济效益和市场竞争力。一个设计院的管理是否完善，可以从它的归档资料的完整性中体现出来，如图纸的归档及所有各方来文的重要依据的归档，这些也是我们日后作为设计

4、证明的重要材料。(2)档案作为一种不可忽略的信息资源，设计院应可随时从中收集数据资料，并可在收集的数据资料中进行项目的研究及开发，档案中心应配合设计人员做好档案资料归档及管理工作(包括图纸、纸质资料及电子资料)，要做到让设计人员能第一时间从档案中心中心找出重要资料，从而让项目顺利开展。(3)提高设计院的档案水平，能为企业创造经济利益，科学的管理能让我们从现在或以往的各项目的归档资料中找出问题，发现问题，研究问题，并能为企业带来良好的经济利益及减少企业不必要的损失。3档案管理的办法(1)档案管理必须遵循质量管理体系文件进行质

5、量管理，必须确保档案资料的及时性、安全性和完整性。(2)档案中心内需悬挂相关的档案资料管理规章制度，为方便人员查找档案，应把资料按项目及档号归类放好，任何人借阅或查阅档案时，需在档案中心外查询后方能借阅，借阅时必须打借条才能借出，及告诫查、借阅者必须爱护档案，保持档案的整洁，严禁更改及注意档案的安全和档案的保密工作，借出的档案必须按时归还，利用后的档案需立刻放回原处。(3)档案管理人员不得窃取、出卖和对档案进行更改，切实做好防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防霉等工作。为保证资料的完整性和准确性，任何人不得在图纸上乱涂乱刮，如

6、需修改设计图纸及资料，需向上级领导申请及批准，如档案管理人员发现图纸资料档案有损坏现象，需及时进行修补工作。(4)档案的保密工作具有非常重大的意义，严禁抄录、拷贝、转借，更不能未经许可销毁任何一份资料。当有外单位查阅或借阅内部图纸及资料时，须经有关部门和办公室负责人批准，查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。档案管理员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容，对不需要归档的重要文件或已过保管期限(一般为五年期)的技术档案资料，须由档案管理员同公司领导派出人员(2人以上)共同进行销毁。2012年11月■啊目蒜崔

7、政工·管理(5)只要是属于归档范围内的图纸、说明书、工程档案资料等，经由设计人员完成后，并得到相关责任人校审并签署后，应将纸质文件(连同电子文件)一并交由档案管理员负责整理后归档至档案中心，方能盖章，任何人不得私自保存档案原件或属于保密范围的档案原件及复印件。4设计院档案管理的创新策略(1)档案管理创新是社会发展和档案事业发展的必然趋势，是高科技发展的必然结果。科学技术的飞速发展，档案管理工作也应紧跟时代步伐，对档案管理方式提出更高的要求。所以档案管理工作的创新更加紧迫，信息化、人性化、服务化的发展趋势对当前的档案管理提出

8、了新的挑战，要求档案主管部门在管理手段、管理方式上区别于传统档案管理，突破人工整理档案的缺点，逐步实现档案管理现代化。随着科学的发展，档案管理的完善应要做得越来越科学，越来越人性化，进入信息时代，现己提倡电子管理，我们可利用一系列的软件来归档我们的电子档案资料，如设计部门的设计成品，可与纸质文件同版次的