推广费用管理规定

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1、推广费用管理规定1.0目的：为进一步加强内部管理、完善内部控制，规范XXXX科技有限公司（以下简称“公司”）推广费用的审批及报销流程，特制定本规定。2.0推广费用是指根据公司经营策略与推广方案，投入的为促进公司产品销售和提升公司知名度而产生的费用，包括活动推广、礼品采购、报刊杂志硕广告、电视电台广告、网络广告、户外广告、广告设计及制作、报刊杂志软文、赞助费、新闻发布会等。3.0适用对象：本规定适用于公司所有推广活动。4.0审批程序及管理4.1公司每笔推广费用须填写《推广费用申请表》（附件一），经中心（部门）负责人、财务部负责人

2、、总经理审核批准后，需签订相关合同后方町实施。4.2申请表中应写明推广方式、推广主题、目标、实施时间、费用预算明细等主要信息。4.3推广合同在签订前，必须经过法务的审核，方可签订。4.3.1合同应注明：标的、标的物名称、标的物所指范围、数量、质量、价款、付款方式、发票种类、开票时间、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。4.3.2推广合同为框架协议，在结算时，结算单须注明合同编号、标的物、数量、单价、金额、实施时间等信息，结算单须相关人员签字确认。4.3.3推广合同为合作推广协议（即少合同主题共同策划和实施推广方案

3、），合同屮应明确双方的权利义务、费用分摊依据和标准、款项支付方式、发票种类、开票时间等要索。4.4每项推广活动在财务报销时必须提供验收依据。4.4.1电视电台广告、网络广告发布以电视台、广播电台、网站提供的播出证明，报刊杂志硬广告、报刊杂志软文发布以实际报样为依据，活动和户外广告以现场照片为依据，广告设计或制作以打卬样稿或制作脚本为依据。4.4.2礼品采购（包括门票）和推广物料以实际样品照片及行政部验收后的入库单为依据。4.4.3行政部应做好推广礼品和推广物料的保管、台帐登记、出入库及核销工作。4.4.4使用部门在根据推广计划

4、填写《推广川品领卅单》（附件二），行政部根据使用部门负责人签字确认的《推广用品领用单》办理出库，活动结束使用部门根据《签收表》统计推广礼品实际便用数量，少行政部核销，剩余的推广礼品应退还行政部。无法签收的推广物料及礼品须说明情况。4.4.5行政部应将推广物料及礼品的验收单据及出入库资料定期整理存档。4.5公司开展的渠道销售激励政策及平台的赠送代金券、返述服务费、免服务费等激励活动,需有经公司运营小心、财务屮心、总经办审批通过后方能实施。4.5.1审批后的活动策划方案一份交由财务屮心备案，作为数据核对、费用审核、费用税前扣除的税

5、务依据。4.5.2活动策划方案应明确活动起止时间、活动内容、活动对象、激励政策、激励标准、合格标准、结算时间、发放方式、数据来源等信息。4.5.3活动结束后，由实施部门负责数据统计（附数据來源或原始单据），由实施部门负责人审核数据的真实性、合理性等，然后交山财务中心进行复核，财务复核数据无误后交由总经理审批后方能结算。4.5.4活动结束后，运营中心应将每次活动的策划方案、原始单据、数据等信息存档，期限不得少于5年。4.6推广礼品须提前1个月申请；对外展示的推广物料须捉前2周申请；物料使用部门须在活动结算后3个工作日内，完成物料

6、核销和剩余物料入库等工作。4.7推广费发票内容必须与合同内容一致，若发票内容与合同内容不--致，财务部拒收该类发票。5.0费用报销及付款条件5.1签订推广合同的推广活动按照合同约定的付款条件支付款项，公司开展的渠道销售激励政及平台赠送代金券、返还服务费、免服务费等激励活按照活动策划方案规定的结算吋间进行结算。5.2推广费用依据“谁发生、谁报销”的原则，不得代报，由于经办人岗位变更及离职除外（由接交人负责报销）。5.3推广费用报销审批流程依据《Xxxx资金审批权限规定》一般费用的规定执行。具体报销规范参照《XXXX报销支出管理细

7、则》执行。5.4各项推广费用在实施完毕后应立即收齐相关资料，务必于7天内整理好资料交于财务部核销。如未在规定的期限内交于财务部，财务部有权不予受理。4.5报销各项推广费川提供资料根据以下表格屮规定上报：分类项目提交资料及要求备注广告类电视电台广告推广费申请、发票、合同、播出证明（附有电视台或电台盖章）电视电台提供正规合同网络广告推广费申请、发票、合同、播出证明（截屏或链接）网络公司提供的正规合同报刊杂志硬广告推广费申请、发票、合同、样报广告发布业合同户外发布费推广费申请、发票、合同、照片（安装后）照片：2张/次广告设计或制作推

8、广费屮请、发票、合同、样报广告发布业合同公关类报刊杂志软文推广费屮请、发票、合同、样报广告发布业合同赞助费推广费申请、合同促销类活动推广推广费屮请、发票、合同、照片照片:2张/批礼品/物料采购与制作推广费申请、采购礼品发票、合同（附礼品的规格、名称、数量、单价及合同方联系方式