来华留学生档案管理的问题与对策

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1、来华留学生档案管理的问题与对策来华留学生档案管理的问题与对策2002年经合组织(0ECD)国家的留学生数量达到了190万，占各国学生总数的5.3%,其中瑞士、澳大利亚、奥地利分别以17%,14%,12%位列三甲。［1］留学生数量的扩大，反映了一个国家经济的发展和文化影响力的增强。我国2010年颁布的《国家中长期教育改革和发展规划纲要》提出“进一步扩大外国留学生规模。增加屮国政府奖学金数量，重点资助发展中国家学生，优化来华留学人员结构。”在国家政策的推动下，相关高校积极参与，来华留学生达到了空前的发展规模。2011年来华留学生人数已超过26万

2、人，来自194个国家和地区。［2］通过为来华留学生建立档案，形成其学习、生活、工作的原始记录，可以化解日益增长的来华留学生给各个高校带来的管理困境，对于提高留学生管理水平具有重耍意义。〈b>—、来华留学生档案的内容〈/b〉从档案载体来看，来华留学生档案包括纸质档案和电子档案。其中纸质档案主要包括入学申请表、身份证件(护照)复印件、外国来华人员来华签证申请表(JW202表)、汉语水平考试(HSK)成绩单、最高学历证书复印件、成绩单、学籍变动屮请或审批表和学校要求的其他相关材料等。电子档案主要是通过“来华留学生管理信息系统”所记录的外国来华留学

3、生的基本信息、分班信息、证照信息、住宿信息、奖惩信息、奖学金信息、保险信息、健康信息、选课信息、活动信息、突发事件、离校信息等数据库信息。［3］从形成主体来看，来华留学生档案包括教育及相关部门形成的档案和留学生形成的档案。前者包括教育部门在招生、教学、管理等活动中形成的档案；后者包括留学生在学习、工作、生活中形成的学籍档案、实习档案、健康档案等等。从学习阶段来看，来华留学生档案包括入学申请、在校学习、毕业离校三个阶段的档案。入学申请阶段的档案包括外国留学人员来华签证申请表（JW202表）、入学申请材料、录取通知书、护照复印件、签证复印件、留

4、学生的居住信息和联系方式、健康证明材料、居留许可复印件。在校学习阶段的档案包括进修生的课程设置资料、教学安排资料、考试成绩、学习证明、学历生的培养方案、必修和选修课的具体信息以及相应的学分、学历和学位证书复卬件，以及在校学习、生活期间形成的其它的材料，如获奖证书、参加某项活动后的证书、纪念品等。［4］留学生毕业档案包括毕业生就业档案、留学生校友档案等等。〈b>二、來华留学生档案的作用〈/b>1・对留学生个人的作用。來华留学生档案是留学生在高校学习、生活、工作的最原始记录，可以起到证明其学习经历的作用。对于留学生个人来说，在其毕业离校后，无论

5、是继续求学深造或者求职，其档案都会成为证明其资历的重要凭证。查询和认证是目前留学生档案最为频繁的一种利用方式。留学生在校表现、成绩查询、学位认证都需要通过档案这种原始的真实记录来完成。［5］2.对高等学校的作用o一是提高留学生管理水平，通过及时收集、整理留学生档案，有利于全面掌握留学生的学习、生活和居留情况,根据留学生个人情况因材施教，实现人性化和科学化的管理。二是通过对留学生毕业档案、校友档案的管理，了解离校留学生的动态。通过建立來华留学生毕业生就业状况档案，了解毕业生就业状况，一方面能够完整地了解毕业生走向社会的反馈情况，另一方面乂能够

6、为学校提供专业需求状况，及时修正人才培养工作的偏差，也为学校及吋调整专业起导向作用。详细的留学生档案可以为高校在留学生教学、科研计划，师资、留管干部培训计划，招牛计划以及学校制定短期目标、长期规划、地区留学生管理政策、国际交流方面等提供有力的信息支持。［6］3.对社会其他机构的作用。社会上其他机构也需要利用留学生档案，如驻外使馆、国外学校、公司经常通过电话、电了邮件要求确认某学生身份。［7］在经济全球化日益成为历史潮流的今天，国际交流合作在社会各领域凸显出越來越重要的作用。国际交流指标成为衡量全球化水平的重要指标Z—，而外国来华留学生的规模

7、及发展状况也成为国际交流指标的重要内容。因此，在各高等院校和相关单位的发展规划纲要中常常涉及外国来华留学生的数量、分类、国别等信息,来华留学生档案可以满足这一要求。［8］此外，这些档案也是进行其他研究的重要参考资料，女口，研究留学生教育对输入国、输出国以及第三国经济发展的作用，就要以留学生档案作为重要资料。［9］〈b>三、來华留学生档案管理的现状〈/b>1.留学生档案管理制度。我国早在1989年就颁布了6号令《普通高等学校档案管理办法》,但是该办法规定的外事类档案主要包括“学校有关人员出席国际学校会议（含在国内举办的），出国考察、讲学、合作

8、研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。”并没有明确提及留学生档案该如何管理。直