实施ERP的采购管理

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1、ERP如何提升企业采购管理2005-8-2《每周电脑报》通过ERP系统的实施，如何发现采购管理环节屮的问题，集屮力虽解决急需解决的核心问题,并通过系统运行为采购管理带來持续改进的效果呢？传统采购三大弊端在谈如何通过ERP系统实施提升企业采购管理水平之前，先看一下传统模式中采购管理的特点和冇哪些缺点：物料采购与物料管理为一体目前决大多数企业行使采购管理的职能部门为供应部（科），也有企业将销伟职能与采购职能并在一起，称为供销科。在这种模式下，英管理流程是：需求部门提出采购要求・>指定采购计划/定单・>询价/处理报价下发运通知・>检验入库

2、〉通知财务付款上述是一个完整的采购业务流程，在实际操作屮有些流程如询价/报价在很多企业屮不是每次都进行的，该流程主要缺点是：物料管理、采购管理、供应商管理由一个职能部门来完成，缺乏必要的监督和控制机制；同时在这种模式下，供应部（科）担负着维系生产用原材料供给的重任，为保证原材料的止常供应，必然会加人采购量，尤其是在原料涨价时，这样容易带来不必要的库存积床和增加人量的应付帐款。业务信息共享程度弱由于大部分的采购操作和与供应商的谈判是通过电话來完成，没有必要的文字记录，采购信息和供应商信息基木上由每个业务人员自己掌握，信息没有共享。其带

3、来的影响是：业务的可追溯性弱，一11岀了问题，难以调查；同时釆购任务的执行优劣在相当程度上取决于人，人员的岗位变动对业务的影响人；采购控制通常是事后控制英实不仅是釆购环节，许多企业对人部分业务环节基本上都是事麻控制，无法在事而进行监控。虽然我们承认爭后控制也能带來一左的效果，但是事前控制毕竞能够为金业减少许多不必要的损失，尤其是如果一个企业横跨多个区域，其事前控制的意义将更为明显。传统模式下的采购管理主要存在上述3个问题，通过ERP系统的实施，如何发现采购管理环廿中的问题，集屮力量解决急需解决的核心问题，并通过系统运行为采购管理带来

4、持续改述的效果呢？以职责为核心在传统的管理模式下，其贯穿的管理思路是基于部门的管理，其层次首先是部门，其然后是部门对应的工作范围，如我们在企业组织机构图中能够找到供应部（科），Z后我们进一步去了解供应部负责的具体工作。而在ERP系统中，尤其是国外大型ERP系统，每名员工首先是对应各个职责，这些职责既可以是系统预先设圧的，也可以灵活进行泄义。如下表的采购流程在ERP系统中将包含如卜职责：上表中可以清楚的看到，系统将部分工作从采购模块中全部或部分剥离出來，如提出采购请求、检验入库、通知财务付款、供应商管理这儿个工作等。系统的这种设计方法

5、是将所要完成的工作分解成相关的职责，并对应到模块中，在ERP实施中，最好将属于一个模块的职责进行组合成一个工作组或业务部门，这样做的益处在于：1工作职责1提出采购请求j采购申请!米购、库存躱出采购计划/定单/发运通知采购计划/计划发放:屣单阀价/报价1询价管理/报价处理/供应商管理;采购、财务1检验入库接收痒存1通知财务付款忖款/发票财务上表中可以清楚的看到，系统将部分工作从采购模块中全部或部分剥离出來，如提出采购请求、检验入库、通知财务付款、供应商管理这儿个工作等。系统的这种设计方法是将所要完成的工作分解成相关的职责，并对应到模块

6、中，在ERP实施中，最好将属于一个模块的职责进行组合成一个工作组或业务部门，这样做的益处在于：金业将同一类业务进行集中处理，体现集中管理的思想。如某企业在实施中通过职责分析，发现同一个采购定单职责由多个业务部门所拥有，在咨询顾问的建议下，将其收归为一个部门，减少了大量采购资金。实行集中管理还减少了许多协调工作，因为企业的跨部门协调是一项费时费力的工作，减少了这些工作，无疑极大地提高了办事效率；将属于库存的职责从原有的职能部门分离出去，有利于加强业务监督，因为从库存管理角度讲，希望存货的资金山用最少，存货的数量越少管理也越容易，而采购

7、部门希望存货的数量“多”些以保证生产耍求，这样的一对矛盾使得库存管理部门尽可能的结合生产消耗来制定相关的库存补充计划，包括最大-最小计划、物料调配计划等，而采购部门通过对存货的定期检查來避免缺货。经过一段时间的运行，英存货必然会调整到一个相对合理的水平。物流管理和资金流管理分离，即将通知财务付款职能放到财务部门，体现资金流随物流而动的管理思路，避免了对供应商付款中的很多人为因素，同时对盲日采购也起了相当的限制作用，因为付款的权利不在物流部门。通过ERP系统的实施，如何发现采购管理环节屮的问题，集屮力屋解决急需解决的核心问题,并通过系

8、统运行为采购管理带来持续改进的效果呢？基础信息高度共享虽然许多企业在实施ERP时都将减少II常工作量作为成功标准之一，但在使用ERP系统后，有些岗位的工作量是会増加的，尤其是提供基础信息的岗位。具体到采购管理中，采购员、询价/报价管理