文秘专业授课教案——秘书接待工作

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1、文秘专业授课教案——秘书接待工作秘书部门是综合办公部门，文秘人员处于上下、左右、内外综合沟通的中介地位，每天都要接待大量到本单位访问和办事的各方人员。文秘人员对来宾接待工作的好坏，直接反映出一个单位的工作作风和外在形象，也直接体现了文秘人员本身的素质、能力、水平和形象。因此，文秘人员必须十分重视和切实做好接待工作。　　一、接待工作的内容　　1．以相应规格接待国内外来访的宾客;　　2．安排主宾间的洽谈、签约、工作交流等具体事宜;　　3．组织来宾的参观、考察、拜访等活动;　　4．为来宾其他的合理要求提供服务等。　　二、接

2、待工作的类型　　根据不同的标准，可将接待划分为不同的类型。按来访者的国别分类，接待可分为：内宾接待和外宾接待；按来访者事先是否预约分类，接待可分为：有约接待和无约接待；按来访者的人数分类，接待可分为：个别接待和团体接待。不同的接待类型有不同的特点和要求，现择其重点作简要介绍。　　1．内宾接待　　内宾接待是指接待国内的来访者，包括本系统内外的所有个人或集体来访者。内宾接待工作一般由秘书人员或专职接待人员负责，如果有重要的来访者，本单位领导应出面接待。　　2．外宾接待　　外宾接待是指接待境外来访者，包括海外侨胞和港澳台同

3、胞的接待。接待对象可能是政府官员、代表团，也有可能是商人、专家或学者。外宾接待，事先应有计划并报上级主管部门批准。接待工作一般由领导负责，秘书人员协助。在接待过程中，秘书人员要注意礼仪，生活安排也要顾及外宾的民族或地区的风俗和饮食习惯。　　3．有约接待　　这是指对事先与本单位有约定的来访者的接待。这种接待应该比较正规，在程序上周密布置，在人力、财力、物力上有充分准备，不应该遗忘或出现差错。　　4．无约接待　　这是指对事先与本单位无约定的来访者的接待。在无约接待中，秘书要随机应变，灵活处理，既不失礼貌风度，又不能让无约

4、来访者耽误领导和自己的正常工作。接待前的准备工作　　案例一文秘专业授课教案——秘书接待工作秘书部门是综合办公部门，文秘人员处于上下、左右、内外综合沟通的中介地位，每天都要接待大量到本单位访问和办事的各方人员。文秘人员对来宾接待工作的好坏，直接反映出一个单位的工作作风和外在形象，也直接体现了文秘人员本身的素质、能力、水平和形象。因此，文秘人员必须十分重视和切实做好接待工作。　　一、接待工作的内容　　1．以相应规格接待国内外来访的宾客;　　2．安排主宾间的洽谈、签约、工作交流等具体事宜;　　3．组织来宾的参观、考察、拜访

5、等活动;　　4．为来宾其他的合理要求提供服务等。　　二、接待工作的类型　　根据不同的标准，可将接待划分为不同的类型。按来访者的国别分类，接待可分为：内宾接待和外宾接待；按来访者事先是否预约分类，接待可分为：有约接待和无约接待；按来访者的人数分类，接待可分为：个别接待和团体接待。不同的接待类型有不同的特点和要求，现择其重点作简要介绍。　　1．内宾接待　　内宾接待是指接待国内的来访者，包括本系统内外的所有个人或集体来访者。内宾接待工作一般由秘书人员或专职接待人员负责，如果有重要的来访者，本单位领导应出面接待。　　2．外宾

6、接待　　外宾接待是指接待境外来访者，包括海外侨胞和港澳台同胞的接待。接待对象可能是政府官员、代表团，也有可能是商人、专家或学者。外宾接待，事先应有计划并报上级主管部门批准。接待工作一般由领导负责，秘书人员协助。在接待过程中，秘书人员要注意礼仪，生活安排也要顾及外宾的民族或地区的风俗和饮食习惯。　　3．有约接待　　这是指对事先与本单位有约定的来访者的接待。这种接待应该比较正规，在程序上周密布置，在人力、财力、物力上有充分准备，不应该遗忘或出现差错。　　4．无约接待　　这是指对事先与本单位无约定的来访者的接待。在无约接待

7、中，秘书要随机应变，灵活处理，既不失礼貌风度，又不能让无约来访者耽误领导和自己的正常工作。接待前的准备工作　　案例一　　天地公司的初萌是一个新员工，她在前台负责接待来访的客人和转接电话，还有一个同事小石和她一起工作。每天上班后一到两个小时之间是她们最忙的时候，电话不断，客人络绎不绝。一天，有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前20分钟到达。初萌马上通知人力资源部，部长说正在接待一位重要的客人，请对方稍等。初萌转告客人说：“何部长正在接待一位重要的客人，请您等一下。请坐。”正说着电话铃又响了，初萌匆匆用手指了一下椅子

8、，赶快接电话。客人面有不悦。小石接完电话，赶快为客人送上—杯水，与客人闲聊了几句，以缓解客人的情绪。请问秘书初萌有什么不妥的地方？秘书接待应做好哪几方面的准备工作？　　初萌不应该对客人说部长正在接待一位重要的客人，这等于暗示客人“你不重要”。接待人员应该认识到，所有的客人都会认为自己是最重要的，因此不能慢待客人，要对不能及时接待他表示歉意，并恭