档案人员基本业务知识讲座

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1、档案人员基本业务知识讲座目录1、档案与档案工作2、文书材料归档与整理3、科技文件材料归档与整理4、会计核算材料归档与整理5、声像文件材料的归档与整理6、电子文件归档与整理7、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定8、档案保管与保护9、档案的利用10、档案法制11、档案安全保护法规知识12、档案人员职业道德档案与档案工作主讲人：高冠钰第一节档案一、档案的概念（一）档案的概念《中华人民共和国档案法》在定义档案概念时指出：“本法所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、

2、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”（二）档案概念的基本含义上述档案概念的基本含义，主要表现在以下三个方面：1、档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。其内涵有一点：揭示了档案的本质属性。原始性和记录性是档案的本质属性。档案与图书、资料的根本区别，在于档案是直接记录，是原始的第一手材料，是最真实、最可靠的原生信息，而不是事后追记、编写或任意收集来的间接资料。所以档案注重原本、原稿，往往只是孤本，这是档案更为宝贵的原因之一。2、档案是由文件有条件地转化来的。其内涵有一

3、点：明确了档案与文件材料的区别。文件材料是档案的前身，是形成档案的基础，档案是文件材料的归宿。文件材料与档案是同一事物在不同阶段发展演变而成的两种不同性质的事物。两者的区别就在于“有保存价值”的这部分文件材料是档案，也就是说“有保存价值”是文件材料转化为档案的前提和界限。文件转化为档案的条件是:办理完毕的文件才能作为档案保存；对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存；按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案。663、档案来源广泛，内容丰富，形式多样。其内涵有两点：（1）明确了档案的产生领

4、域。档案是各级国家机构、社会组织以及个人在广阔的社会领域中形成的，它来源于一定的形成单位和个人，它产生的领域又非常广泛，主要包括政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教活动等等。（2）明确了档案的形式是多种多样的。档案的形式主要指档案信息的载体形式、表现方式和记录方法。从档案信息的载体形式看，有甲骨、金石、竹木、缣帛等古老的档案，也有以纸张为主的书面文电等传统形式的档案，还有胶片、磁带、磁盘、光盘等现代形式的档案；从档案信息表现方式看，有文字的图表的和声音的等方式；从档案信息记录方法看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像

5、、录音和数字化存贮等方式。二、档案的种类档案从总体上讲，是由多种成份构成的，它具有多方面的属性，因而可以进行多层次和多途径的分类。根据档案所固有主要属性，结合国家对档案管理的要求,通常按照档案历史时期、档案内容性质、档案形成者、档案载体形式的属性等各种特征，采取不同的标准进行分类。（一）按档案的历史时期分我国国家全部档案的基本构成，按历史时期可分为两部分：1、中华人民共和国时期的档案。它包括建国以来党和国家的各级机关、部队、团体、企业和事业单位形成的档案，以及国家征集或个人捐赠的某些著名人物的档案。这部分档案，反映了

6、我国新民主主义革命完成的历史，主要是社会主义革命和社会主义建设的历史，是国家全部档案中数量最多、内容最丰富、保存最完整的部分，而且还在不断地产生。2、中华人民共和国建国以前时期的档案。这部分档案按其性质大致划分为革命历史档案和旧政权档案。革命历史档案是指1919年“五四”运动到1949年中华人民共和国成立前整个新民主主义革命时期内，中国共产党及领导的人民政权、军队、企事业单位、革命团体和革命活动家形成的档案。这部分档案，记录了我党领导中国人民进行艰苦革命斗争，缔造新中国的历史。旧政权档案是指中华人民共和国成立以前的历

7、代王朝、中华民国、北洋军阀、日伪政权的机关、军队、企事业单位以及党、团、会道门的档案，以及一般社会组织、私营企业、私立学校，为国家所接收的外国在华侵略性机构的档案。这部分档案，记录了我国奴隶社会、封建社会、半封建半殖民地社会的历史。（二）按档案的内容性质分我国在多年的档案工作实践中，还有一种广为流行、被普遍接受的档案分类方法，即以内容性质为标准，将档案分成文书档案、科技档案和专门档案。1、文书档案。文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。2、科技档案。科技档案是反映科研、生产、基建等活动的档案。3、专门档案。专门档

8、案是反映专门领域活动的档案。如人事档案、会计档案、诉讼档案等。（三）按档案的形成者分根据国家档案行业标准，按档案的形成者可划分为公共档案和私人档案。1、公共档案。公共档案是指国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。2、私人档案。私人档案是指私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。（四）按档案的载体形式分按照档案的制成