《秘书学概论》第三讲 讲义 定稿

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1、高等院校秘书学专业基础理论课程——秘书学概论课程导入我的“秘书长”地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上，凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发”。看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜了！”“不行，得想个办法。”黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原稿换了个标题，内容和文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签发

2、，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天，黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在那里他受到了严厉的批评。请你评价一下黄科长的做法，思考秘书机构对秘书的作用。第三讲秘书机构第一节秘书机构及其设置u一、秘书机构的含义与特点u二、秘书机构设置的原则u三、秘书机构设置的程序一、秘书机构的含义与特点（一）秘书机构的含义秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。“秘书机构”与“秘书部门”“秘书机构”一般不指某一个具体的办公室，而是各级各类秘书部门的总称；一般在组织内部称“秘书部门”

3、，而在组织外部，尤其是要强调这个部门功能时往往称“秘书机构”。广义的秘书机构指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一般称做办公厅或办公室，企业一般称做综合部或行政部，包括其下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访、保密、督查、接待、值班等部门。统管政策研究、日常行政与日常事务三大工作。狭义的秘书机构指各级办公厅、办公室、综合部或行政部中专门辅助组织及其领导办理业务的部门，以文牍性、机要性工作为主要任务，负责文书、会务、联络等工作。如秘书局、秘书处、秘书科。（二）秘书机构的特点1、综合性2、附

4、属性3、辅助性秘书机构示例二、秘书机构设置的原则（一）适应性原则（二）科学合理原则（三）统一高效原则（四）相对稳定原则科学合理的原则1.组织结构科学2.职责确定科学3.团队人员配备合理秘书团队群体的特征1.秘书团队要有共同的行动目标；2.每个成员在群体中都有一定地位、责任和义务；3.有共同遵守的群体规范和行为标准；4.成员之间有相互依存的关系，并能相互影响。要能“优化”组合，“优化”包括两层意思：一要异质结合，合理分工；二要遵循动态原则，使秘书团队成员保持相对的运动状态。三、秘书机构设置的程序（一）搭建组织架构Ø对秘书机构的设置原则要有清楚的

5、认识和把握Ø确定秘书机构在组织中的地位以及与组织中各部门的关系Ø在全面认识组织职能的基础上确定建立秘书机构所参照的模式Ø确定秘书机构的规模和分设部门（二）明确部门和人员职责明确职责包括明确秘书分设部门职责和秘书职责。职责是根据职能确定的，无论部门还是人员，都应该明确各自的职责，合理分工，使责权相对应，避免出现纠纷和履行职责的失误，确保秘书高效工作和高质量服务。三、秘书机构设置的程序（三）组建秘书团队岗位确定后，要根据岗位配备秘书，组建与岗位相适应的秘书团队。要遵循“异质结合”的原则，组建秘书团队。合理的秘书团队结构应是协调互补的有机结合体。秘

6、书团队组建是否合理，直接关系工作的效率和质量，也是形成独特的秘书文化的基础，应该特别重视。秘书团队的“异质结合”1、类型结构优化智囊型、秀才型、公关事务型、技术型2、智能结构优化有的侧重于理论知识有的侧重于实践经验不同的专业、行业知识3、年龄结构优化老秘书阅历丰富、功底深厚中年秘书年富力强、判断准确青年秘书精力旺盛、思维活跃。4、个性结构优化协调的性格结构和相容的气质结构避免同种气质类型防止因相同相似思维方式、行为导致极端化倾向5、性别结构优化一般而言，男性长于逻辑思维，分析、比较、概括能力较强，有竞争性、独立性和支配性女性长于形象思维，温文

7、尔雅，感情细腻，善于体贴，有程序性、周密性。（四）制定管理制度制定必要的制度，实行制度化管理是秘书机构实现科学管理的前提和保障。秘书工作的综合性，决定了其涉及的制度是多方面的。比如办文制度、值班制度、办会制度、接待工作制度、信访工作制度、督查制度、领导批示件办理制度、调研制度、信息工作制度、保密制度、用印制度、查办工作程序、秘书业绩考核制度等。第二节秘书机构的组织形式一、秘书机构的名称二、秘书机构的组织类型三、常见的秘书机构一、秘书机构的名称（一）办公室或办公厅•党政机关的秘书机构广义：机关、单位或首长名称+办公室（厅）狭义：办公室（二）秘书

8、处•社会团体以及临时性的秘书机构，命名为“秘书处”•办公厅或办公室的下设机构（三）以秘书机构承担的具体职能命名信访办公室、保密局、政策研究室（四）企事业秘书机构称做