文件材料归档范围及档案保管期限规定

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1、文件材料归档范围及档案保管期限规定第一条为正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，便于保管和利用，制定本规定。　　第二条本规定中的公司文件材料是指公司在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。　　第三条公司文件材料归档范围是：　　（一）反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司工作、文化建设、部门建设和历史研究具有利用价值的文件材料；　　（二）公司工作活动中形成的在维护公司、部门和员工权益等方面具有凭证价值的文件材料；　　（三）本公司需要贯彻执行的上级部门、业务协作单位等的文件材料；下级分公司或子公司报送的

2、重要文件材料；（四）其他对本公司工作具有查考价值的文件材料。（五）公司重要部门如财务部、HR部、业务部、法务部等，对其专有文件档案有专门规定的，依照其规定的范围。　　第四条公司文件材料不予归档范围是：　　（一）上级单位或者部门发来的文件材料中，普发性不需本公司办理的文件材料，任免、奖惩非本公司工作人员的文件材料，供我公司工作参考的抄件等；　　（二）本公司文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；公司内部互相抄送的文件材料，本公司负责人兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材料，

3、有关工作参考的文件材料；　　（三）同级业务协作公司发来的文件材料中，不需我公司贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；8/8　　（四）下级分/子公司的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。　　第五条凡属公司归档范围的文件材料，必须向本公司负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。　　第六条公司文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为10年、30年。　　第七条永久保管的文书档案主要包括：　　（一）本公司制定的制度、政策性文件材料；　　（二）本公司召开重要会议、举

4、办重大活动等形成的主要文件材料，包括重要会议纪要、董事会决议等；　　（三）本公司职能活动中形成的重要业务文件材料；　　（四）本公司关于重要问题的请示与上级主管单位或者部门的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；　　（五）本公司机构演变、人事任免等文件材料；　　（六）本公司房屋租赁等重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；　　（七）上级主管单位或者部门制发的属于本公司主管业务的重要文件材料；　　（八）同级合作公司、下级子（分）公司关于重要业务问题的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料。　　第八条定期保管的文书档案主要

5、包括：　　（一）本公司职能活动中形成的一般性业务文件材料；　　（二）本公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；　　（三）本公司人力资源管理工作形成的一般性文件材料；（四）本公司一般性事务管理文件材料；（五）本公司关于一般性问题的请示与上级主管单位或者部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级主管单位或者部门制发的属于本公司主管业务的一般性文件材料；　　（七）上级主管单位或者部门和同级合作公司制发的，非本公司主管业务、但要贯彻执行的文件材料；8/8　　（八）同级合作公司、下级子（分）公司关于一般性业务问题

6、的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料；　　（九）下级子（分）公司报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。第九条公司形成的人力资源、财务、市场、法务及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按专门规定执行。若两者在期限规定上有差异的，依照最长期限保存。　　第十条公司对应归档电子文件的数据、背景信息等要进行相应归档。　　公司应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。　　第十一条公司联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办公司归档，其他公司将相应的复制件或其他

7、形式的副本归档。　　第十二条各子、分公司应根据本规定，结合本公司职能和各部门工作实际；编制本公司的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经总经办审查同意后执行。　　第十三条在编制本公司或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本公司或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。第十四条本规定适用于集团总部及子、分公司。第十五条本规定由集团公司总经办负责制定、修改并发布。第十六条本规定自发布之日起生效。附件：1.《文书档案保管期限表》8/8附件1：《文书档案保管期限表》序

8、号文档类别年限1集团公司董事会的文件材料1.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话（讲话稿及音像资料）、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、会议记录等文件材料永久1.2会议重要发言，参会人员的重要建议和意见、议案及答复，会议简报永久1.3筹备工