物业中心管家部业主档案管理制度程序

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1、物业中心管家部业主档案管理制度程序1目的为了建立、健全业主的档案，以便查阅。2适用范围适用于北京至观物业管理有限公司管家部对业主档案数据的收集、整理、归档、使用等。3职责3.1管家：负责业主档案的收集、整理、更新工作；3.2管家部：负责业主档案的保管、借阅手续的管理。4工作内容4.1管家负责业主档案收集、整理，业主档案主要包括4.1.1业主入住时填写、签收及签署的资料；包括：、业主资料登记表》、《浩思家园消防安全协议书》、《浩思家园空调运行协议》、《物品移交单》、《浩思家园物业管理服务协议》、《浩思家园消防安全责任书》《浩思

2、家园装修施工消防安全协议书》《浩思家园装修管理协议书》等；4.1.2业主缴费记录，包括各种应付之押金；4.1.3业主资料的补充；4.1.4紧急联络人的资料；4.1.5业主与项目往来文件；4.1.6业主违规事项与欠费记录（包括闭水确认单）4.1.7业主报修/保修记录，一式三份，工程部及管家部各留一份。业主投诉记录/回访记录；4.1.8业主单元有关与二次装修的记录档案。4.1.9管家依据所收集的业主资料编制《业主档案目录清单》，并将此清单粘于档案盒表面。4.1.10管家根据业主数据信息的更新，每日对业主档案进行更新，并在《业主档

3、案目录清单》上做出相应调整。4.2所有业主资料均属物业公司保密文件，收集到的业主资料由专人负责制作和保管，中途制作人发生变更，双方应履行交接签字手续，业主资料严禁对外泄漏。4.3管家部主任负责督导管家进行档案的收集和整理工作，确保档案的准确性、完整性及存档的及时性，同时做到定期检查资料及档案的更新及登记情况，确保每一周抽查一次。4.4管家将整理好的业主档案分别放进《维修档案》；《入住资料》；《销售档案》；《装修档案》等，同时存入档案柜，并作相应记录。4.5业主档案的保管和借阅的管理由管家部助理负责，涉及业主档案的查阅和借阅时

4、，执行物业公司《档案管理制度》。（具体流程为：由借阅部门申请人填写申请，然后由档案管理人员将申请提交给经理审核，经理审核后经由项目总经理批准后相关档案资料方可借阅使用。（原则上不超过三天超过三天管家部要追回，并追究相应责任。）5、记录记录名称记录编号产生部门保存期限保存部门内部信息联络单HSJY04-GJ-B15管家部永久管家部业主档案目录清单HSJY04-GJ-B02管家部永久管家部