第七章会展项目管理策略

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1、第七章会展项目管理策略学习目标1.掌握现代会展项目管理的基本概念；2.熟知会展人力资源管理策划、会展物流管理、项目沟通策略的要素及操作。基本概念项目管理会展项目的基本流程会展人力资源物流管理沟通管理第一节会展项目管理的基本理论一、项目及项目管理1.关于项目2・项目管理的内涵二、会展项目管理的具体内容1.会展人力资源管理2.会展营销管理3.会展信息管理4.会展服务管理5.会展财务管理6.会展物流管理7.会展广告宣传管理8.会展场馆管理1.会展保密管理三、会展项目管理的基本流程为了便于对项口活动进行控制，人们通常

2、把i个项口从开始到结束的全过程按照先后顺序划分为若干阶段。按照会展项目的特点，可以把会展项目的周期分为四个阶段（如图7-1所示），会展项目管理的过程就是这些阶段的总和。项目启动阶段项目规划阶段项口执行阶段项廿结束阶段项目结朿阶段资料补充：大型展会项目计划执行示例下面按月份的任务分配单是为了来年11月举办的一个展览会准备的，每一项任务都有限期，都需要按时完成。12月与会展中心和酒店签定合同；选择总服务承包商；向预期参展商发出第一批邮件；1月在行业刊物和其他合适的媒体上进行第一次新闻发布。向参展商发出第一次公告或

3、实施其他激励措施，加强展位的销售力度。3月向参展商发出第二轮公告；雇用保安公司；4月进行第二次新闻发布；最后确定特殊嘉宾和、或者进行展览会促销活动；研究其他展览会，开发潜在参展商。5月最后确定与会观众的交通安排（公共汽车、班车）；选择注册公司；初次列出观众名单。6月向预期参展商再次发出邮件；设计预先注册资料，确认酒店安排；准备展览会现场展位地图；设立展览会休息和餐饮功能区；确认停车场设施、展览会电话号码、办公室电话和地址；最后确定展层设计方案。7-8月向参展商第三次发出邮件，内容包括赞助机会以及展览会动态信息

4、和广告机会;第三次新闻发布，更新展览会信息；第一次向观众发送日程安排邮件；9月向参展商发放必要用品；向观众发送剩余卡片；第四次新闻发布。10月从总服务承包商那里预订展位设计方案；最后确定酒店、保安、服务承包商和宴会筹办者；通知媒体采访时间和展览会日期；向观众发出后续的直接促销邮件。11月与注册公司或展览会现场工作人员合作，安排注册观众入场，并监督展览会开幕；发现并解决问题；对观众和参展商进行调查，为下一年的展览会提供参考。12月展览会评估，为将来的展览会积累经验，并统计观众人数及参展商数量和类型的变化情况；制

5、作展览会最终评估运作报告。第二节会展人力资源管理策略一、会展人力资源管理概述二、会展人力资源管理策划要点第三节会展物流管理策略一、会展物流管理概述1.物流的概念在已于2001年8丿J1FI起正式实施的，由国家质量技术监督局发布的《中华人民共和国国家标准物流术语》中，对物流的定义是：“物品从供应地向接受地的实体流动过程中，根据实际需耍，将运输、储存、装卸、搬运、包装、流通、加工、配送、信息处理等基本功能实施有机结合。”2.会展物流的概念广义上说，会展物流包括展览前后展品的物流、会展活动期间向参展商和参展观众分发

6、食物的物流，以及与此相配套的会展设施的物流等。从狭义上讲，是以展品为主体所产生的物流过程,而这是我们耍研究的重点。具体地说，所谓会展物流，是指以展销会为中心，所涉及到的展销辅助设施、产品的物理运动过程。它包括对会展辅助设施和产品的运输、保管、配送、包装、拆卸、搬运、回收以及相关信息处理等。会展物流管理，就是对会展物流的全过程进行计划、组织、实施、协调和控制，确保会展物甜以较低的成木，高效、实质地实现吋空转移。1.会展物流的特征(1)专业化。(2)信息化。(3)及时性。(4)稳定性。二、会展物流管理策略(-)会

7、展物流管理的总体要求1.高效的供应链2.成本优先3.质量第一4.绿色物流（二）会展物流管理的具体策略1.展品包装与装箱2.展品运输1.运输代理与保险2.会展物流信息管理第四节会展项目沟通管理在会展项廿管理中，沟通更是不可忽视。项目经理最重要的工作之一就是沟通，通常花在这方面的时间应该占到全部工作的75%〜90%。良好的交流才能获取足够的信息、发现潜在的问题、控制好项目的各个方而。一、沟通管理概述问题思考：当你被任命接替一个会展项目经理的职位时，最先做的应该是什么呢？召开项目组会议、约见客户、检查项目进度……都

8、不是，你要做的第一件事就是检查整个会展项目的沟通计划，因为在沟通计划中描述了项目信息的收集和归档结构、信息的发布方式、信息的内容、每类沟通产生的进度计划、约定的沟通方式等等。只有把这些理解透彻，才能把握好沟通，在此基础之上熟悉会展项目的其它情况。1.沟通的形式2.两条关键原则3.保持畅通的沟通渠道二、会展项目沟通管理策略1.客户关系沟通策略2・会展接待人员的沟通策略3・文化差异与跨文化会展的沟通小结