常用公文写作和处理培训

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1、常用公文写作要点及公文处理规范问题2009年10月一、公文存在的一些问题公文格式方面的问题：公文文体混乱字体字号不统一缺秘密等级缺紧急程度缺发文字号缺主送机关缺附件说明缺附注缺抄送机关缺主题词乱用紧急程度正文和语言表达方面的问题：内容与公文要求不符审稿修改量大层次不清，段落不明转换突然，互不关照开头啰嗦，结尾草草了结叙述说明不得要领（不知道到底要说什么）语法错误修辞不当逻辑混乱错别字标点符号错误等等切忌在正文中加入图表，图表应作为附件。格式及正文方面的问题发文字号方面的问题正确的为：在引述时先引文件名称再引述文件代字号文件名称＋（中电信临沧〔2009〕XX号）例如：

2、根据《关于规范前端代办费考核支付流程的通知》（中电信临沧〔2009〕230号）文件要求，XXXXXX错误为：（中电信临沧〔2009〕XX号）＋文件名称例如：1.根据（中电信临沧〔2009〕230号）《关于规范前端代办费考核支付流程的通知》文件要求，XXXXX2.根据中电信临沧〔2009〕230号文件要求，XXXXX3.根据《关于规范前端代办费考核支付流程的通知》文件要求，XXXXX主要运用：一是在文件中；二是在附件中注意：年份错用圆括号和方括号错误的为：中电信临沧[2009]XX中电信临沧(2005)XX正确的为“中电信临沧〔2009〕XXX号”〔2009〕主要运用

3、：一是在文件中；二是在附件中，OA文件附件的标注方法为第一行为文件标题，第二行为“中电信临沧〔2009〕XXX号”附件：1.《关于XXXXXX的通知》（中电信临沧〔2009〕XXX号）2.XXXXXX3.XXXXXXX主送（报送）单位错误的：临沧市分公司；临沧市电信分公司；临沧电信分公司，临沧电信….正确的：中国电信云南公司；中国电信临沧分公司（文件内容中可用临沧分公司、市分公司）；中国电信XX县分公司下行文：各州、市分公司：各县（区）分公司：各部门、班组：关于文件中的层次问题结构层次序数：第一层为“一、”第二层为“（一）”注意括号后面不用逗号第三层为“1.”第四层

4、为（1）以上为公文管理的层次，四层以下的没有规定结构层次第五层为①注意后面没有任何的圆点、顿号第六层为1）第七层为“A.”文件审核的五关行文关：是否需要行文政策关：符合有关政策规定内容关：内容是否符合要求表述关：字词句的表述是否合乎语法规范(标点符号）体式关：文种格式二、公文基本知识公文，就是公务文书，是国家机关（公司）在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。按照目前通行的分类方法，划分为13种：命令（令）、决定、公告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。中国电信云南公司常用的12种公文通知、请示、批复

5、、意见、决定、通报、报告、规定、签报、简报、函、会议纪要传真电报公文的概念及种类公司的专用形式－－传真电报一、原则上只在本系统内使用。二、单独编号，不要求归档（但在我公司是归档的）。三、其内容只在较短时期（30天内）发生作用。四、限时（10天内）送达。五、文种仅限于“通知”（会议、电路调度、布置工作）、“函”及礼仪类电报。六、正式文件原则上不用传真电报形式(批复不用传真电报)。七、内容涉密，用保密传真系统。公文的特点有鲜明的政治性、政策性有强烈的权威性、行政约束性有较强的时效性有法定的作者有特定的体例格式有规定的收发文方式、知悉范围公文的主要作用领导和指导作用规范和

6、制约作用宣传和教育作用沟通和信息作用依据和凭证作用示范作用史料作用公文的分类按行文关系分：上行文、下行文、平行文按机密程度分：国家秘密（绝密30年、机密20年、秘密10年）；企业商业秘密（企业机密、企业秘密）；普通按时限要求分：特提件、特急件、急件、平件按使用范围分：通用公文、专用公文按公文文种分按传送介质分：纸、电子（办公网、传真、安全电子邮件）通用公文和专用公文通用公文指内容比较重要、格式完整、眉首有套红的发文单位标识的公文。电子介质通用公文的版式，应与纸介质通用公文的版式保持一致。公司通用公文8种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函；专用公文是指在一

7、定范围内使用、具有特定文件格式和处理程序的文件。公司专用公文7种：调度令（调度单）、任免通知、业务通知、会议纪要、签报、合同审批表、法定代表人授权委托申请表。公司专用公文形式（一）签报适用于在省公司总部范围内，下级向上级报告工作、反映情况和请求指示、批准。（二）会议纪要适用于记载、传达会议精神和议定的事项。（三）工作通报适用于刊载省公司的领导重要讲话、重大工作情况、各专项业务工作重要情况。（四）合同审批表适用于以省公司名义签订的合同的审批。（五）其他公文的行文关系正确把握发文单位和受文单位的关系。1.领导与被领导关系。2.业务指导与被指导关系。3.平行或不相隶属