常用公文写作和公文处理基础知识

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1、常用公文写作和公文处理基础知识常用公文写作知识和公文处理基础知识一公文写作概述二通知三请示、报告、批复四函、会议纪要、通报、传真五公文写作中常见问题例析六公文处理基础知识公文的定义公文是各类机关、单位，在行政、业务等管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理和进行公务活动的重要工具。公文的特点鲜明的政治性、政策性，强烈的权威性、约束性较强的时效性法定的作者、规定的收发文方式、知悉范围特定的体例格式公文的主要作用领导和指导作用规范和制约作用宣传和教育作用沟通和信息作用依据和凭证作用示范作用史料作用公文的分类

2、按制发机关分：党、政、军、司法、企业、事业、社会团体…...按行文关系分：上行文、下行文、平行文按机密程度分：国家秘密（绝密、机密、秘密）；企业商业秘密（企业机密、企业秘密）；普通按时限要求分：特提件、特急件、急件、平件按使用范围分：通用公文、专用公文按公文文种分(见公文文种)按传送介质分：纸、电子（办公网、传真、安全电子邮件）公文写作的基本要求政治方面的要求1、观点必须正确。2、内容必须实事求是。3、政策思想要连贯。技术方面的要求1、结构严谨，层次分明，符合逻辑。2、语句通顺。3、语言准确、鲜明、生动。4、文字简练。

3、5、标点符号使用正确。6、引文、数字、人名、地名、机关单位名称、事物名称准确无误。公文文种《中国共产党机关公文条例》（中办发［1996］14号）列14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）列13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。通用公文和专用公文★通用公文指内容比较重要、格式完整、眉首有套红的发文单位标识的公文。电子介质通用公文的版式，应与纸介质通用公文的版式

4、保持一致。《青岛市电信公司公文管理办法》（修订）（青岛电信[2005]111号）通用公文8种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函；★专用公文是指在一定范围内使用、具有特定文件格式和处理程序的文件。专用公文7种:督办单、业务通知、会议纪要。签报正确确定和使用文种必须按照公文管理法规的统一规定、不能乱起名称要依据制文机关的权限，不可超越职权要依据行文关系，考虑到与收文机关的组织关系要考虑发文的具体目的与要求通用公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文

5、时间、附注、附件、主题词、抄送单位、拟文部门、印发单位和印发时间等部分组成。公司函可省略主题词、拟文部门、印发单位和印发时间等部分。通用公文格式（一）涉及国家、企业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。（二）紧急公文应标明“特急”、“急件”。特急件的确认，应以市公司领导签字为准。（三）市公司文件、市公司函的发文单位标识，分别为套红的“中国电信集团公司山东青岛市电信分公司文件”、“中国电信集团公司山东省青岛市分公司函”。（四）发文字号，包括单位代字、年份、序号。发文字号中的序号不

6、编虚位。1．市公司文件发文字号为“中国电信青岛[xxxx]xxxx号，其中“中国电信青岛”为发文代字，“[xxxx]”为年份，“xxxx”位序号。（以下类推）。2、市公司函发文字号为“中国电信青岛函[xxxx]xxxx号”，其中“中国电信青岛函”为发文代字。（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的部门、姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文文种。公文标题中除法规、规章名称和被印发、转发、批转的文件可加书名号外，一般不用标点符号。转发、批转文件，公文标题

7、应避免重复用语和相同文种。（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。两个以上的主送单位，可区别情况，按国家行政区划、行政机关的排序排列，或按先大后小、先系统内后系统外的原则排列。（八）正文每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中一般不夹带图表。（九）公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件通常与正件一起装订，位置自成文日期及附注之后另一页开始，在主题词前结束。如附件与正件分别装订，应在附件左上角标注“xx文件附件”字样。印发、转发、批转文件时，被印发、转发

8、、批转的文件即是正件，不能称附件。（十）通用公文均应当加盖印章。印章上不压正文、下压成文日期。（十一）成文日期以负责人签发的日期为准。（十二）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加圆括号标注。（十三）主题词应当根据公文的内容标注，标引顺序为类别词、类属词、公文文种，最多不超过5个。对集团外部行文，使用《国务院公文主题词表》；在