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《商务英语商务信函的书写规则汇总》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。
1、写信的原则(WritingPrinciples)已从原来的3(Conciseness,Clearness,Courtesy)发展到目前的7个”C”：Completeness,Clearness,Concreteness,Conciseness,Correctness,Courtesy,Consideration)实例DearSirs,CopperWireWithreferencetoyourletterofApril9,wearepleasedtoacceptyourofferof100tonsofCopperWireasperyourOfferSheetNo.8/070/02B.
2、PleasegoaheadandapplyforyourExportLicence.AssoonasweareinformedofthenumberoftheExportLicencewewillopentheL/Cbycable.(信的本文汉译)：关于你们四月九日涵，我们高兴地接受你们第8/070/02B号报盘单所报100吨紫色铜丝。请着手办理申请出口许可证。一经接到出口许可证号码的通知，当即电开信用证。要求书信的''完整”，理由有三：1・一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果；2・一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系；3・一封完整的书信，可以避免由于
3、遗漏重要情况(情报)所导致的诉讼(Lawsuit);4.有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力(CompleteandEffective)而成为极为重要的文件。一封信写得是否完整，建议用五个”W”来检验，既：”Who,What,Where,When及Why(包括How)"例如:在定货的信中，必须明确说明"需要什么商品n(Whatyouwant)II何时需要"(Whenyouneedthegoods)n货物发到何地何人收"(toWhomandWherethegoodstobesent)n如何付款n(Howpaymentwillbemande)如对对方的要求作出
4、否定的答复时(如不能扌艮盘，不能理赔等)应说明理由n为什么”(Why)Clearness(清楚)(%1)・避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇〈例一〉AstothesteamerssailingfromHongkongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices・(从香港到旧金山有直达船,)但是bimonthly究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？不明确。因此，最好清楚明白地说明”一个月两次”还是”两个月一次‘‘：(a)WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongkongtoSanFr
5、ancisco.（每月两次直达船）（b）WehavesemimonthlydirectsailingfromHongkongtoSanFrancisco.（每半月一次直达船）（c）WehaveadirectsailingfromHongkongtoSanFranciscoeverytwomonth・（每两个月一次直达船）（二）注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意如：a）Pleaseletusknowwhatyouwishustodoaboutthismatterassoonaspossible;b）Pleaseletusknowassoonaspossiblew
6、hatyouwishustodoaboutthismatter.以上两句中的"''修饰的内容不同：a）你们要求我们尽快做些什么。b）请尽快告诉我们。所以a）可译成”请告你们要我们为此尽快做些什么n；b）可译为"请尽快告知，你们要我们为此事做些什么”。（三）注意代名词，关系代词和先行词的关系按照英语习惯,句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词,因此要特别注意，以免引起误解或不清楚。例句：不好：TheyinformedMessrs.John&Smiththattheywouldreceiveananswerinafewdays.较好：TheyinformedMessrs.Joh
7、n&Smiththatlatterwouldreceiveananswerinafewdays・（四）注意前后一致和紧凑，连贯不一致：Beingacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.一致：Beingacertifiedpublicaccountant,youcansurelyhelpus.or;Asyouareacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucan五)仔细和恰当地分段落(
