高校學籍檔案管理問題探析

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1、高校學籍檔案管理問題探析摘要：隨著高等教育的發展，髙校學籍檔案管理工作也成為高校行政管理的一個重要課題。本文認為，隻有不斷創新、規范、服務，才能使高校學籍檔案的管理走上規范化、制度化、科學化和現代化的軌道，從而更好地為高等教育服務關鍵詞：高校；學籍檔案；管理高校學籍檔案是學生自踏入大學校門至完成學業、走向社會這一歷史階段所有表現的一種詳實記錄。它能夠綜合反映學生在校期間德、智、體、美、勞諸方面的發展情況，因此，在人一生的發展中，學籍檔案的記錄起著不可估量的作用。由於學籍檔案是學生在校期間學習、生活的原始而真實的記錄，它成為用人單位瞭解應聘學生個人素質的第一個窗口，因

2、此它受到社會用人單位的高度重視在高校行政管理中，學籍檔案是髙校教學檔案工作的重要組成部分，是一項重要的基礎性工作。它直接記錄學校教育教學與改革的歷史進程，是衡量一所學校教學管理水平的重要標志，因此，做好高校學籍檔案管理工作，不僅有助於學校教學工作的開展和學生管理水平的提高，對於學生走出校門、更好地踏入社會，也起著舉足輕重的作用以往，髙校學籍檔案工作一直處於相對封閉的狀態，學籍檔案工作就是接收、整理、保存檔案工作的過程，形成多年不變、墨守成規、不思進取的工作格局及狀態。而今，隨著高等教育的發展，高校學籍檔案工作如何更好地服務於教育和社會的發展，成為擺在我們面前的一個重

3、要課題學籍檔案分為兩個部分：第一部分為學生個人檔案，即由《錄取通知書》、《高考電子檔案》、《學生成績單》、《誠信檔案》、《入團志願書》、《健康卡》、《學生登記表》及各種獎懲紀錄等內容組成；第二部分為學生總體檔案，由《班級花名冊》、《錄取登記表》、《考勤登記表》、《畢業證發放登記表》、《就業去向表》、《畢業生檔案轉寄單》等組成。前者屬於紙制檔案，將統一跟隨畢業學生轉寄到其應聘的工作單位進行接收存檔；後者作為紙制和電子檔案，將被加工成為永久性檔案進行立卷、歸檔。針對檔案管理工作的龐雜和繁復，檔案管理人員必須積極調整思路，勇於進取，敢於創新。惟其如此，才能做好高校學籍檔案

4、工作一、創新是高校學籍檔案管理工作發展的必然要求社會和高等教育的發展，對高校學籍檔案管理工作提出瞭更高的要求，那就是要創新：技術的創新、管理的創新和知識的創新1.技術創新檔案管理工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到瞭積極的作用，但一部分傳統的做法在日新月異的今天，已顯現出瞭它在管理上的手段落後、模式陳舊的弊端，已不再適應當前社會發展的需要。目前，仍有許多高校在學籍檔案管理上仍然采用傳統手工操作，沒有充分利用“計算機”這一科技手段，使其管理上升到“電子”的高度，而僅僅局限於利用計算機的打印功能，這些管理手段落後於形勢，跟不上時代發展的需要，勢必阻礙

5、瞭工作效率的提高和教育事業的發展隨著科技的進步和互聯網的發展，檔案管理工作也發展得很快，檔案信息管理程序的出現，使檔案的管理與利用都有創新和發展。充分利用計算機、網絡這些高科技手段作為平臺，將手工管理的紙質檔案轉換為電子檔案，將電子檔案的優勢最大化已成為必然，學籍電子檔案管理手段必須與計算機技術和網絡技術同步發展，並且不斷地進行創新。電子檔案最大好處是便於查找和利用，查找速度比翻閱檔案材料快得多，可以大大提高工作效率。它還便於數據統計，隨時都可以按照不同的情況、不同的要求進行統計、匯總。有時在日常檔案管理工作中的一些小革新、小發明，都能起到意想不到且事半功倍的效果。

6、例如，我院的學生學籍檔案管理是利用計算機這一科技手段，采取電子化管理，如果因某種需要，要查找某一學生的具體信息資料，查找速度則遠遠地快於翻閱紙質檔案資料；如果需要統計某一教學班級的某項數據，則它能夠更迅速而精確的計算出結果；通過這一手段,檔案管理人員也可隨時對本部門在籍學生的學籍變化情況進行及時調整，對於轉入、轉出、休學、退學等各類情況進行及時地添加和刪除，實現瞭信息的動態管理，這也充分體現瞭技術創新的優勢所在1.管理創新學籍檔案管理工作是一項復雜的系統工程，要求管理人員具有極強的原則性和責任心。但是許多高校普遍忽視瞭學籍管理隊伍的建設，致使出現學籍管理人員綜合素質

7、偏低、專業結構、年齡結構不合理的現象。隨著高校學分制的實施,加強和完善學籍管理隊伍建設，徹底摒棄陳舊、落後的管理模式，及時進行管理手段創新，將科學、先進、高效地管理理念引入到學籍管理領域，顯得尤為重要以前我院各系（部）學籍檔案管理人員兼職多，紙制檔案和電子檔案不是由一人專門負責，而是多人管理，並且人員變更頻繁，導致學籍檔案管理人員對學籍檔案業務生疏，工作失誤頻發。為瞭徹底杜絕這一現象發生，學院實行專業院長負責制，由教務處牽頭，在各系（部）選用素質高的檔案專業人員進行學籍檔案管理，並要求專人專機，即為學籍檔案管理人員配備專用電腦進行學籍檔案管理。這一創新激發瞭學籍