高校档案信息化管理探析

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1、高校档案信息化管理探析〔摘要〕随着各高校发展规模的日益扩大，档案信息量不断增加，利用方式和管理模式也逐渐多样化，档案管理信息化应运而生。高等学校档案管理信息化是高校管理信息化的重要组成部分。笔者就对髙校档案管理的理解，提出档案信息化的发展和存在的问题及其解决方法，使学校档案工作真正做到方便、准确、快捷，为学校和社会创造更大的经济效益和社会价值。〔关键词)高校档案管理；信息化建设；信息共享D0I：10.3969/j.issn.1008-0821.2012.06.040〔中图分类号〕G25073〔文献标识码)A(文章编

2、号)1008—0821(2012)06-0162-03教育部为全面贯彻落实《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)》提出“加快教育信息化进程”的要求。对开展教育信息化的指导思想、工作、目标、实施原则及试点内容都做了详细部署，其中全国试点高等学校为100所左右，其中本科院校试点内容包括：以信息化促进人才培养模式创新和提高教育质量重点，在数字化校园建设、校园网络与信息安全、网络课程建设及应用、教育教学模式改革、科研组织模式创新、管理与社会服务信息化、学生网络文化生活等多方面开展研究与探讨。高校档案信息

3、化是高校管理与社会服务信息化的重要组成部分，高校档案管理信息化是高校档案管理工作的特色管理模式，是高校档案工作发展的大势所趋。1高校档案信息化管理的发展前提档案信息化建设就是指档案管理模式从以往的档案实体为重心逐步向档案信息为重心转移过程。这一发展过程需要档案实体的规范化和标准化管理为基石，要采用现代化技术装备，建立数字档案馆，向信息化管理方向发展，它主要包括如下内容：1.1档案管理标准化、规范化各高校档案机构必须根据国家《普通高校档案管理办法》及有关法律法规的要求，结合自身实际情况，制定学校档案管理规章制度和具体

4、实施细则，把规范的管理制度形成文件下发，对档案的收集、鉴定、整理、保管等各个环节，做到有章可循，保证每个操作环节统一标准，即统一档案的鉴定标准，统一档案的分类标准，统一档案的标引标准等等。1.2档案信息的数字化利用数据库传输技术、高速扫描技术、数据压缩等技术,将纸质文件、声像文件和已经归档的电子门类档案，组织成系统的信息库。这项工作由档案管理标准化、规范化做基础,才能够有条件实现。目前高校档案网络系统的逐步利用，教务管理、科研管理和学生系统网络等平台的运用，为高校档案数字化建设创造了前提和条件。1.3数字档案馆建设

5、近年来高校档案馆的管理特色多样化，如高校博物馆、校史馆、荣誉室、文件利用中心等等，数字档案馆是档案信息数字化的发展必然，他们都是实体档案的不同体现形式。数字档案馆是无形的信息组织和利用环境，实体档案馆是数字档案馆的奠基石，对档案信息数字化的统一管理，是数字档案馆管理内容，数字档案馆的出现，对现行实体档案馆提出了新的管理和服务机制建设需求，两者不是替代关系，是相互依赖和相互促进的关系，数字档案馆的建设是实现档案信息化的必经路径。2高校档案信息化管理面临的问题具备高校档案信息化管理前提，做到校网与档案管理网络的有效连接

6、也面临很多问题：2.1档案信息化相关的法规体系不完善，保证档案的保密和安全顾虑成为严重障碍国家高校档案法规已有一定基础，档案数字化、信息化还不够明确完善。如没有具体到高校电子文件、电子档案加工和存储介质标准汉字没有出台，产生相关问题很多。如：光盘数据、声像信息缺陷率较高，存储文字信息质量，显得过于宽松，会使认为合格的光［中文字错误率超标等；档案存储格式的不统一；网络黑客的不断浮现，也成为阻碍高校档案信息化发展的无形杀手。因此需要符合高校档案数字化、信息化要求的相关标准。1.2档案信息化管理处于探索阶段，需领导重视提

7、高档案意识《高校档案管理办法》明确提出“档案管理”要纳入管理机制、纳入计划、纳入总结。某些学校领导受档案管理效益滞后性的影响，把档案工作总结成不丢失不缺漏为管理目标，对档案机构人力、物力、技术、待遇给予支持不多，使档案部门的现代化管理很难走上正轨，无法实现档案管理信息化。2.3缺乏与现代化发展相配套的复合型管理人才档案工作岗位不容易有耀眼工作成绩、工作任务量又大、评聘职称难，都导致优秀人才难以引进，即使进来也难渡默默无闻工作性质之无奈，也想办法离开，使档案工作岗位成为养尊处优缺乏生机，没有活力。有的单位重建设轻利用

8、，买来了硬件设备设施，档案管理人员没有真正利用其先进功能作用，没有结合自身情况，做到档案的数字化，更是无法实现档案信息化。3面对问题，适应发展，加快档案信息化管理加大档案信息资源管理，整合各类档案信息资源，促进档案信息资源的利用开发。高校档案信息化管理是档案管理工作现代化发展的重要表现形式。1.1如何加快高校档案信息化管理3.1.1标准化、规范化原则制定和实