高校財務會計檔案管理探析

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1、高校財務會計檔案管理探析［摘要］在高校財務管理和基礎工作規范化的建設中，高校財務會計檔案管理是一個極其重要的環節。在現有的體制和慣例執行下，由於高校財務會計檔案管理制度不完善、管理不到位、經費投入欠缺等原因，造成瞭財務檔案管理“三重、三輕”，“四不”等不合理現象的發生。本文針對這些問題進行瞭分析研究，提出瞭財務會計檔案管理的制度化、嚴格程序執行、提高經費投入等的解決措施，對加強財務會計檔案管理有積極的借鑒意義［關鍵詞］高校財務會計檔案管理根據《會計法》和《檔案法》的有關規定制定的《會計檔案管理辦法》，對加強會計檔案管理和會計基礎工作，建立規范的會計

2、工作秩序，提高會計工作水平，有著極其重要的意義。財務會計檔案管理工作作為會計基礎規范的一個重要環節和不可缺少的組成部分，其規范化程度決定瞭會計基礎工作的水平一、財務會計檔案管理的重要性檔案的重要性不言而喻，國傢專門為檔案管理立法，足以說明檔案工作在社會生活中舉足輕重的地位。財務會計檔案作為檔案的重要組成部分又有其特殊的重要性，其記載反映的內容主要是與財務計劃、經營、收支、管理有關的經濟事務，是單位經濟活動的主要歷史載體。而高校財務檔案就是高校建設、教學、科研過程中經濟事務的主要載體高校財務會計檔案是歷史經驗的總結、是各種審計財務檢查工作的基礎、是保

3、持工作連續性的載體、是各種經濟事務發生的證據。所以說加強對高校財務會計檔案管理有著極其重要的意義二、會計檔案管理的現狀仁“三重、三輕”現象突出(1)重紙質檔案、輕電子檔案。隻註重紙質的憑證、賬簿、報表的歸檔管理，而對電子檔案的存儲缺少必要介質的備份建檔；對財務系統，包括財務輔助系統(含學生收費系統、工資核算系統、校園卡系統等)的軟件環境的電子檔案更是缺少必要的存儲立檔；對軟件系統不斷的升級和改造過程中的記錄可以說是“交白卷”(1)重會計檔案、輕文書檔案。隻重視會計檔案的管理，憑證、賬簿、報表、預決算資料的管理，而對於文書檔案，如上傳下達的文件、某些

4、基於賬簿的獨立性工作報告、平行部門之間的工作協調文件，以及和外界訂立的合同的管理則不系統、不規范，甚至出現丢失的情況。在具體工作中，財務人員容易簡單地認為,賬簿、憑證、報表是重要的檔案，除此之外，其他文書檔案不是財務檔案的主要內容，在管理上不能給予應有的重視，結--果大量的文書檔案散落於各處，時間一長，往往會丟失(2)重立卷歸檔、輕日常管理。對立卷工作比較重視，而對平時的管理則比較松懈。尤其是檔案借閱管理，缺少登記管理制度、缺少必要的逐級審批報告制度，對查閱者的身份、查閱的內容、查閱的時間沒有限制，存在隨意性，大大降低瞭財務會計資料的保密口，甚至直

5、接造成財務機密的泄露2、”四不”現象嚴重(1)時間不及時。《會計檔案管理辦法》第六條規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終瞭後，可暫由會計機構保管一年,期滿之後，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。但是在實際工作中，當年的檔案卻遲遲不能歸卷建冊，甚至要延遲到下一個會計年度才能完成。另外，在移交本單位檔案機構時也同樣存在時間延誤的現象。為查閱方便，財務部門往往會將財務會計檔案保留在本部門兩年甚至三至五年以上(2)內容不完整。高校會計檔案，在類□上主要是指前面所述的電子檔案、文書檔案

6、，在具體業務上主要是指校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報等財務檔案。隨著高校財務管理職能不斷延伸，其業務范圍也相應拓展，除瞭基礎工作的記憑證、報賬表外，還更多地參與到經濟活動的管理和財務狀況的分析，會計人員在完成處理工作之後，卻忽略瞭對相關資料的收集、整理、歸檔。給之後的信息查閱及前期工作的追溯帶來瞭極大的不便。另外，會計人員的交接記錄檔案、財務軟件系統升級改造的檔案等事項容易被忽略，造成這部分工作檔案缺失(1)立卷不規范。會計憑證裝訂後沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；

7、有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置；活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分□保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多、無處存放，從而影響瞭檔案整體工作的質量和效果(2)程序不合規。財務會計檔案管理程序不合規，主要表現在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規范等。整理立卷程序中沒有按照統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”的辦法執行。移交程序不規范主要表現在檔案交接前沒有充分的準備工作，

8、移交點收不規范，沒有專人監督或監督人員身份不稱職，無法履行監督人的職責，交接後的事項辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符