费用管理规定(新)

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1、廊坊市智锋商贸有限公司签发人：纪秀娟智财字【2016】第1号费用报销管理规定公司业务量不断增长，为加强资金管理，进一步规范公司财务制度，实现对支付款项的事前掌控，结合公司实际运营状况，经总经理办公会研究决定，针对我司付款、报销流程及费用管控作出局部调整。现向公司各区域、各部门、各门店重申如下，望遵照执行，以共同促进我司管理迈上一个新台阶。一、准予报销的一般要求1、取得的发票必须真实、有效、符合发票开具要求和管理规定。发票套印〃全国统一发票监制章〃《全国统一发票监制章》形状为椭圆形，上环刻制“全国统一发票监制章”字样，下环

2、刻制〃国家（地方）税务局监制〃字样，中间刻制税务机关所在地省、市（县）的全称。取得的发票必须加盖“发票专用章”，无章发票即不合格发票。国税除增值税专用发票以外的发票，额度在2000元以上含2000元的，要及时到财务部门报销，由于报销不及时造成公司被税务部门罚款的，相关责任由经手人负责。2、发票填写的抬头是否齐全，除定额发票外（如餐费发票），应有完整的公司抬头“廊坊市智锋商贸有限公司”，有开票时间。3、增值税发票基本信息：名称：廊坊市智锋商贸有限公司税号：地址：电话：开户银行：账号：（增值税发票注意有无超180H抵扣有效期

3、限）；4、开票项目或品名规格，数量单价，合计金额正确。不能只写“购物品一批”、“购文具”、“购办公用品”，如果品种较多发票列示不下，请另附清单，并且清单必须加盖与发票一致的“财务专用章”或“发票专用章”。金额超单张限额的，应分多张开票。注意发票字迹是否清楚。5、快递单不能直接作为报销凭证，应要求对方另开发票；6、发票的基本联为三联，发票只能凭“发票联”报销。7、对开支内容为纪念品、保健品、化妆品、健身、按摩、洗浴、娱乐（唱歌）、旅游等与企业经营无关项目不得作为公司费用报销。8、确实无发票需要开具收据报销的，收据上必须盖章

4、，留有对方联系人和联系电话，否则不予报销。9、门店照明改造，线路改造，门头改造等大额费用需先向总经理报批，批准后准予报销。10、车辆维修发票需附上车辆维修清单。11、公司内部聚餐费用标准：各区域、各门店、各部门确需聚餐需要组织者至少提前一天向总经理申请并说明聚餐理由，同时向财务人员备案，报销时需另附用餐人员明细单。餐费标准每人不得超过30元。12、大额特殊费用支岀需由公司总经理特批后方可借款、报销。13、办公用品采购500元以上须由申购部门上报公司行政部，至少进行2家以上的供货商询价，询价单经申购人，行政部，财务部签字确

5、认后方可进行采购。14、物流费用：各区域接货费用需要凭车票报销，且需在票面注明接货日期、件数、金额（打车调货，车费亦同），财务部收到报销单后，向稽核主管核实报销明细，并由稽核负责人签字确认报财务，确认无误方可报销。15、节假日门店促销及日常加班餐费标准：每人每餐15元，报销时需要另附用餐人员明细。16、电费等大额费用，申请人需要至少提前一天向财务部申请，付款后及时将发票或收据交回公司财务报销（如果收据报销，需要在收据上注明上月表字，本月表字）。17、促销赠品采购需要供货方开具正规发票，若无发票，采购人员需要提前向财务部备

6、案，否则财务部有权拒绝费用报销。二、借款、报销制度1、公司员工因工作需要向公司借款，必须先填写借款单，借款单必须注明借款日期、借款金额、借款用途及借款人本人签字。借款单上的借款金额大小写必须相符，借款单表面不得涂抹，经总经理签字审批后，出纳予以付款。2、借款人每月末主动清理自己在财务借款，逾期未清理的不准继续向公司借款，无理由延期还款或者不报销的，从相关人员工资中扣除；如特殊因素，不能月末清理借款者，需要到财务更换新的借条。3、各项费用的报销报销人即经手人先填写费用报销单，粘贴发票和费用明细，将票据交财务人员（陈镜丽）验

7、收，查看票据是否符合报销标准和要求，确认无误后经王艳杰签字准予报销（大额费用支出需报总经理签字），最后交由高亚琴付款。对于大额费用事先没有中报的，财务部有权拒绝报销该项费用。一般性费用报销流程:经手人（费用报销人员）——店面经理（审核）——总经理审批——财务出纳（核实票面金额准确无误后予以付款）4、票据传递注意事项市区票据传递需由经手人亲自将票据交财务人员陈镜丽处，双方核对报销金额;县区票据需由经手人先与财务陈镜丽联系，上报报销金额，陈镜丽收到票据后予以核实，如无问题按照匸常流程报销。5、付款时，出纳人员需要再次核实报销

8、金额，报销手续是否完备，并在报销单上加盖“现金付讫”章。6、票据填写、粘贴要求：(1)正规发票与非正规发票要分开粘贴，不能粘贴在一张报销上(2)不同类的费用票据尽量不要粘贴在同一张报销单上(3)原始单据应依次错开粘贴，禁止粘成书本状(4)单据填写要求完整、字迹书写要求整齐、规范、详细，金额大小写一致，附件张数要求准确