职业化背景下秘书素养探析

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1、职业化背景下秘书素养探析摘要：随着高等教育改革的逐步深入，高校管理机制和模式不断创新，而对于一所新建的木科院校来说，管理机制与模式的改革创新则显得尤为重要。在高校管理中，办公室秘书的丁作在整个高校管理工作中往往起到承上启下的作用。在新时期职业化背景下，秘书自身明确角色定位和提升素养对提高办公室工作效率有着极为重要的意义。关键词：办公室秘书；角色定位；素质提升秘书，是我们平时生活中一个比较熟悉的名词。在我国古代，秘书最早是指“宫中私藏之书”。如《汉书》中有这样的记载：“（班）游博学有俊才……与刘向校秘书………刘歆校秘书”“御史掌秘书”等。在现代社会，秘书是•种行政职位，我国各级政府

2、机关、企事业单位普遍设有秘书职位。秘书是行政首长的助手，是直接协助各级领导机构、领导个人以及私人撰制和掌管文件、辅助决策、处理H常事务的执行和承办人员。近年来，随着招生规模的扩大，出现了一批新建的本科院校。对新建的本科院校来说，适应高等教育发展的规律，强化管理在现实中就显得尤为重要。而在高校屮主要承担管理职能的是办公室，秘书是办公室工作人员中比较特殊的和色，因为秘书通常是在领导身边工作，可以堪称是为领导出谋划策的高参。往往在现实T作中，每当领导有重要事项需要决断时,首先会想到听取秘书的意见后再做出决定。因此，从某种意义上说，办公室秘书的工作在整个高校管理工作中往往起到承上启下的作

3、用，其角色定位如何以及秘书个人的素养一定意义上会影响办公室工作的效率，甚至影响整个学校工作的进展。本文就是从秘书的角色定位的角度来研究秘书在现实工作屮应该如何定位，进而如何提升个人素养，适应高校发展的需要。这是一个值得高校深入研究的课题，也是一个社会性的课题。一、科学定位工作性质可以说，高校办公室秘书主要的工作就是服务领导、服务办公室，进而推广到服务全校师生。这就要求高校办公室秘书应该清醒、明确地给自己找准定位，这样才能更好地开展工作。下面从几个方面來谈谈如何科学定位工作性质。1.公务型工作性质高校办公室秘书由于是在高校工作，大多数面对的事务都与教学、科研以及学生工作有关，因而从

4、工作的广泛性上讲应该是服务全校的师生，对全校师生的情况应该有所了解，并需及时上报领导，让领导更好地做出科学的决策，以提升工作效率。况且，在实际的工作中，也会牵涉到与各个部门Z间的联系协调工作,有时候也需要秘书自身去做这样的工作,进而能够及时协调处理部门与部门之间的事务。当然，在一般的高校也会有对外联系的工作，而这个时候秘书也作为对外联络的窗口办公室的一员，有时候就会承担着学校与校外之间的联系桥梁作用。因此，这个时候秘书所从事的工作性质就应该是公务型的，不是只针对某一部门或者某一单位的丁作。1.私人型工作性质近年来，随着我国改革开放进程的加快，许多具有良好知识背景和娴熟专业技能的较

5、高素质人才，就会成为政府机关或者企事业单位领导的私人秘书。在高校办公室，往往领导也会配有私人秘书，帮助领导处理事务,如帮助领导对某i件事的调研，关注校园师生动态以及必要的陪同领导出外考察等。当然，私人秘书有时也帮助领导安排生活上的事务，通常情况下是领导在哪里秘书就在哪里，这样的秘书就是属于私人秘书的性质。在高校中，私人秘书正如前面所说，往往是跟在领导的身边，是领导身边的重要人物，因此有的时候私人秘书就充当了领导的高参，有可能会对领导的决策起到一个很主要的导向作用。可以说，私人秘书只服务领导个人或某个岗位。3•专门型工作性质这就是我们通常意义上了解的专门秘书，也叫专项秘书，是专门承

6、担某项秘书工作的人员。在高校，往往会分出行政秘书、教务秘书和党务秘书，当然也冇的高校会分得更细，如还有机要秘书、信访秘书、翻译秘书、公关秘书等。这个时候秘书的岗位就是专门针对某一项工作而设立的，在丁作中履行口C的岗位职责。比如：教务秘书就要配合学校的教务部门做好教师的课务安排以及学生见习、实习以及实训等的安排；党务秘书就是从事教师、学生入党的宣传、考核、推荐等工作。因此，这样的秘书工作岗位往往是固泄的，从事的工作也往往比较单一。4.通用型工作性质在•—些高校中，特别是新建的本科高校，有时为了精简人员，提高一工作效率，往往会使用“通才”型秘书，就是秘书不仅学识渊博，能力也是多样的，

7、这样的秘书在很多工作中都会游刃有余。比如：在高校中，有很多师生有时候会到领导面前反映问题，这就需要秘书恰当地处理此类事情，因为领导通常都是比较忙的，不是任何申情、无论大小都由领导亲自过问。这个时候就需要秘书能够采取分流的办法处理。可以让所反映的问题在部门就可以解决，这个时候秘书的工作性质就是公务型的。如果反映的问题只能是领导才能处理的问题，这时候秘书就应该承担领导私人秘书的职责了。秘书要调查清楚问题的來龙去脉，并口要勇于当好领导的参谋,为领导的决策提供科学的依据。二、积极提升个人