石油企业实物档案管理方式研究

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1、石油企业实物档案管理方式研究【摘要】本文主要阐述了石油企业屮荣誉实物档案在整理过程屮，应遵循的原则和规范，经过系统化的整理与归档后，建立荣誉实物档案的电子文档和档案信息电子化的管理。【关键词】石油企业荣誉档案整理电子化石油企业荣誉实物档案是以其历史的真实性、原始性、直观性和生动形象性等特点，充分展现出我公司各项活动的〃J史记录，反映着公司的发展史、荣誉史。通过实施系统化的整理后，进行电子文件管理，实现了实物档案的电子化管理。石油企业荣誉实物档案的种类很多，不同性质的单位形成的实物档案种类不尽相同，但它们有一个共同的特点一一载体形态各异。正是由于这一特点，造成实物档案管理的不便。这是木人在整

2、理历年来所获得的荣誉实物档案时的经验Z谈。目前还没有一个统一规范的实物档案整理标准。为了珍藏历史，留住记忆，本人通过工作实践中对实物档案规范化管理做了一些尝试，在此做一交流。1荣誉实物档案的特点与整理规范石油企业荣誉档案是社会团体和个人在社会实践中获得的具有保存价值的荣誉证书、奖状、奖牌、奖章、奖匾、奖杯、锦旗等的总称。它是集体与个人事业成功的有力见证和自身实力的象征，体现着一种社会精神；也是团体和个人政绩、业绩的真实记录，是荣誉拥有者汗水与智慧的结晶。同时，荣誉档案实行统一集中管理是我公司档案工作基本原则的核心，这样既完善了实物档案的收集整理，又便于开展利用工作，使档案资源充分发挥其信息

3、作用。1.1实物档案规范化管理的原则在整理油FT1企业荣誉实档案的过程屮，应遵循以F原则:•是外观整齐一致；二是档号编制要与实物一一对应，这样便于整理、保管和利用；三是荣誉实物档案一定要有照片，照片编号要与实物档号相一致。以便在上传电子文档时不容易出错。1.2荣誉档案的整理荣誉实物档案的整理，一方面和其他门类档案整理工作一样，要遵循彼此间的历史联系，通过系统化、专业化整理，使档案管理条理化，能够全面反映丿力史活动的真实面貌，并便于保管和利用。另一方面荣誉档案又冇其自身的特点，它是集文书与物甜为一体的档案，在整理过程屮只有从荣誉档案载体的形式、保管和利用等特点出发研究其规律，才能达到对荣誉档

4、案的优化管理。其实物档案整理应以物品为一个自然保管单位，所以要以件为单位逐个编制归档号，分类可采取按年度顺序、载休形式进行实体编号整理，其档号可根据《中国石油天然气集团公司档案分类标准》分类，实物档案也可根据奖品的载体、形状不同分为：牌匾类、奖杯类、证书类、锦旗类等儿个类目。其主耍的日的是为存贮保管和利用方便。实施对荣誉档案不同类别进行分别归档、保管与管理，同时要适应档案信息现代化发展的需要，其档案目录的编制应与档案系统管理同步进行，编制好荣誉档案实物分类目录和相应内容的实物标签，置于实物明显部位标记,以便查找利用，这既是档案整理的重要环节,也是提供利用查找的关键，这一步工作的质量直接影响

5、到日后档案检索利用的工作效率。1.3荣誉实物档案的保管与利用油田企业中荣誉实物档案的保管与利用，首先应考虑它的特殊性，它是一件件物品组合而成，其载体及形态各异，既有纸质类、金属类、玻璃类，又有布质类，更有大有小，有高有矮，也有硬有软，其保管的柜架也需区别于文书档案，它应陈列置直观易见，便于放取，并要放置于又能防尘、防潮、防光、防火、防鼠的柜架中。其档案上架的排列可按档案的目录号、分类号和载体形式分门别类进行，奖杯一般以竖放为宜，锦旗尽可能的折叠成基本相同的尺寸放入柜内，并将粘贴标签的一头折叠成同一个方向显示出來，以便查找和利用，奖状、奖章、证书等可竖放在柜架上，也可平放于柜架中。总之，既要

6、立足于保管，又便于利用；要直观感强，能让利用者一目了然，让所冇的荣誉档案的实物部分直接展现在利用者的眼帘，展示出该门类档案的特殊风釆。2加强荣誉实物档案电子化的管理随着社会的现代化发展。档案信息电子化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来油田企业档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。日前，我公司在档案信息管理系统方面已经逐步走向正轨。在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件。但如何加强荣誉实物档案信息电子化建设却是做好档案管理工作的关键。対那些载体各界的荣誉实物档案，最好使用

7、数码相机进行拍照存档，建立电子文档，形成一套完整的电子照片档案。一方面，可以提供快捷的利用方式，图形并貌增加感染力，另一方面，建立了不同的荣誉实物档案的电了文档也保护了档案原件。3实物档案电子化管理的意义3.1实物电子化管理可以充分提高其利用价值我们知道，任何一件档案的资料，包括实物档案，要让其作用充分地发挥，只有对其信息进行最大程度地共享。而实物档案是以图片、照片的形式呈现在人们面前的面前，通过这些图片和照片，我们就可