秘书基础知识考试纲要

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1、2、通用公文中各要素标识规则1眉首包括要素%1公文分数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。应根据公文的份数來决定编儿位数字但至少应不低于两位即“1”编为“01”。%1秘密等级和保密期限分为“绝密”“机密”“秘密”三级。如需同时标识秘密等级和保密期限，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间“★”用隔开，如“机密★一年”%1紧急程度分为“特急”和“急件”两种。亦有的文件要求限时送达，则在文件封套上标注“限x月xBx时送达”顶格标识在版心右上角第1行，如需同时标识秘密等级，秘密等级顶格标识在版心右上角第1

2、行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行%1发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。平行文下行文标识位置P5,联合公文标识位置p6%1发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。%1签发人（会签人）：上报的公文需标识签发人。%1红色反线2主体包括要素%1公文标题标题中除法规、规章名称加书名号外一般不使用标点符号。%1主送机关上行文（如请示、报告）、特指性下行文（如批复、通知）、平行文（如函）只写一个主送机关普发性下行文写数个主送机关普发性下行文（如决定、通知、通报、意见）写数个主送机关周知性公文（如公告、

3、通告等）可以不写主送机关。%1正文%1附件%1成文日期掌握原则机关领导人或秘书长、办公厅室主任签发的以签发口期为准。联合行文时以最后一个机关签字日期为准。须经会议讨论通过的以通过FI期为准。须经上级机关或立法机关批准的以批准H期为准。%1印章公文除“会议纪要”以外均应加盖印章。（05年11月三级）单一机关制发的公文在正文右下方落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，成文FI期右空4字。加盖印章应上距正文2mm~4mmo如印章下弧无文字时仅以下弧压在成文日期上若印章下弧有文字吋印章中心线压在成文日期上。两个机关联合行文时

4、落款处也不署发文机关名称应将成文口期拉开左右各空7字主办机关印章在前两印章均压成文日期。06年12月四级3个以上机关联合行文时，为防止出现空白印章，应将机关名称（可用简称）排在发文日期和正文之间，主板机关印章排在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，最后一排如余一个或两个印章，均匀排布，印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。%1附注3版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发tl期、版记中的反线等要素。★公文版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等要素。（05年11月

5、三级）3、通用公文的特定格式1信函式格式发文机关全称下4mm处为一条横线（称武文线）线长170mm。距下边20mm处为一条横线（称文武线）线长亦为170mm。发文机关名称及双线均印红色。2会议纪要式格式国家标准屮的会议纪要格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。06年11月三级至于用作公文种类的会议纪要可用“文件式”或“信函式”公文形式來发并在标题中显示。3命令式格式4事务文书、商务文书的格式灵活性、多样性第三节应用文书的要素、材料1、占有:时间部分古今性质不分正反类别不分点面途径:亲身经历所得调查阅读所获2、鉴

6、别:伯乐识千里马3、选择原则1圉绕主题选择材料2选择典型材料3选择真实准确的材料4选择生动新颖的材料。4、使用1恰当安排材料的先后顺序2确定材料的详略程度根据主题的需要确定材料的详略根据文体的特点确定材料的详略。二、主题1、概念作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。2、确立主题的依据1以写作目的为立意依据2以材料本身的意义为立意依据。3、对主题的要求：正确、深刻、新颖、集中三、结构1、结构的内容1标题公文标题发文机关+事由+文种06年月四级一般文章标题单标题双标题由正标

7、题和副标题组成2开头开头方式概述式、目的式、开门见山式、引用来文式3层次总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式4段落提行式、条款式、篇段合一式5过渡过渡词、过渡句、过渡段6照应首尾照应、文题照应、行文前后照应7结尾强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾没有结尾2、对结构的要求严谨、自然、完整、统一四、语言1、运用语言的标准准确、简洁、平实2、应用文书专用语言开头用语为、为了、根据、按照、遵照、依照、鉴于、关于、由于、目前、当前、兹、兹介绍承启用语根据,,,,决定根据,,,,特通告如下拟采取以下措施引述用语悉、收悉

8、、文悉批转用语批示、阅批、审批、批转称谓用语我部、贵局、你省经办用语经、业经、兹经、拟、施行、审定2005年11月三级表态用语不同意、同意、不可、可办、批准结尾用语用于请示当否、请批示、妥否请批复用于函请研究函复、盼复、望协助办理用于报告请指正、请审阅用于批复、函复此复、特函复用于知照性公文特此公告通告、通知、通报