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1、920860血初1如枚068fsSissi^effi-Hnzffi^^^m^眾猗^卅locm摘要：秘书机构在行政系统中是一个重要的机构，在实际生活中，秘书学的理论,对于自身修养,人脉积累等方面都有很大的帮助。通过研读有关秘书的硏究著作,本文试从秘书职能,常用秘书形象塑造等方面对秘书这一职位进行简单介绍。关键字:秘书职能形象塑造一秘书职能“秘书(Secretary)”一词来源于拉丁语，其本意是“可靠的职员”。现代的秘书通常认为是上司的一位特殊的助手，他们掌握办公室工作技巧，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所
2、给予的权利范围内做出决定。二秘书的职能。秘书是为领导服务的,其工作职能必'须围绕着领导工作的需要展开。概括地说,在领导履行职责、行使职权所需要的辅助和服务领域内,都属于秘书工作的职能范畴。一般而言，秘书职能可分为办公事务辅助、参谋智能辅助和管理协调辅助三个方面。三个方面既有内容上的区别又是相互渗透，其共同目的都是为领导工作有效和有序提供辅助与服务,以促进领导工作效率的提高。办公事务辅助主要包括办文、办事、办会以及办公环境管理等。—、力'文(-)文稿撰拟1、明确自己代笔者的地位；2、准确使用规范的文种；3、要选用准
3、确而不含混、庄重而不易产生歧义的语言表达；4、要反复进行认真修改；5、依据要可靠；6、要有精益求精认真负责的态度。(%1)文书运行文书运行包括收文与发文两个程序化过程。收文主要环节:签收•登记•分办■传阅•拟办•批办•承办■催办•注办等发文主要环节:交拟■拟稿-审稿■签发■复核-缮印■校对■用印■登记■封发安排公文运行程序,都必'须注意以下方面:1、程序的有序衔接性2、主辅协同性3、运作规范性4、文书运行中智能辅助的渗透性5、文书运行的反馈性(%1)文书整理主要包括文书立卷和案卷归档。文书立卷是指奖已经办理完毕的
4、、具有一定查考利用价值的文件材料，按其形成过程中的联系、特征和一定的规律组成案卷。二办会(-)会务工作的原则和任务六大原则：1、质量高的工作会议2、缓急轻重，安排好议程3、会议通知不宜请人转捎口信4、会场大小要和与会人数相适应5、会议服务工作都是为了保证会议的顺利进行6、重点做好部门缺席或人员的落实工作(%1)会前筹备(1)确定会议议题，拟定会议方案(2)组成会议筹备班子：接待、秘书、会务、资料、生活、财务、保卫等(3)安排会议议程、日程和程序:议题先后、日程安排、主持、报告、发言、总结等安排(4)提名与会人员(
5、5)办理会议报批手续(6)发出会议通知(7)编排分组(8)准备会议文件、材料(9)制作会议证牌(10)会场布置和检查(11)办妥后勤服务事宜。(%1)会间事务(1)会议签到(2)安间调度(3)会议记录(4)会议简报(5)会议选举(6)会议总结(7)后勤保障。(%1)会后工作(1)草拟和印发会议纪要(2)清理会议文件(3)组织会议代表离会(4)搞好宣传报道(5)会议工作总结(6)会后催办工作。三、办事(-)日常事务日常事务是指秘书每天都要操办的事务,包括：整理领导办公室，保证领导办公不受干扰;处理电话，收发、传递领
6、导阅知、审批、签发的文件;根据领导工作需要协助领导安排日程并做好准备;整理机关内务；值班事务、内外沟通、来客接待等工作。(二)随机事务随机事务：是指难以预测的不经常发生的或职能分工边界难以确定由谁处理的事务。处理随机事务要的技巧：1、要注重预防性2、要注重反应的敏锐性3、要注重整体的配合性4、要注重辅助地位的制约性5、要注重沟通的枢纽性二、参谋辅助的内容从现代秘书对领导者参谋智能辅助的内容看,大体可分为对决策的辅助、对信息利用的参谋智能辅助和对领导正身洁行的辅助三个方面：—是对决策的辅助：在决策准备阶段、决策形成
7、阶段、实施阶段分别进行不同方式的辅助，具体辅助受制于领导的授权及职能划分。二是对信息利用的参谋智能辅助:对信息获取方面、排除信息干扰方面进行的辅助。三是对领导正身洁行的辅助：坚持根本宗旨的辅助、强化公仆意识的辅助、遵循行为规范的辅助、对维护领导形象的辅助。二、秘书做好参谋咨询的方法参谋工作具体体现在两方面：一是为领导提供情况与资料，二是为领导出主意,想办法，供领导参考。由于秘书与领导是上下级关系,是配角服务于主角,因此要求秘书当参谋、被咨询时,需要格外注意语言艺术,要做到既能进言，又不失身份。为此需要做必要的准备
8、和采用恰当的方式：一要熟悉情况，不了解的不参谋。二要多用商量的口气说话，给领导留有余地。三要方式委婉，便于接受。三管理协调辅助查工作查办，就是秘书部门协助领导，把看到，听到，查到的•些无人过问或解决不力的重大问题，从上而下地检查督促，使之落实和办理。（专项查办和决策督查）信访事务1、遵循信访工作原则；2、严格按制度办事；3、严守办理程序；4、与有关部门协同配合；5、尽可能
