高职院校档案数字化平台建设

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1、总第607期管理观察2016年3月第8期ManagementObserver中旬出版高职院校档案数字化平台建设杨凤莲(珠海城市职业技术学院，广州珠海519090）摘要：本文在对高职院校档案数字化平台建设的重要意义进行论述的基础上，设计了基于B/S技术的档案数字化平台建设架构体系，对高职院校档案数字化平台基本功能和档案数据资源的安全管理工作进行了分析和探讨。最后，结合高职院校档案数字化管理实际情况，分析了其中存在的主要困难，并提出了对应的解决策略，为高职院校档案数字化平台建设提供借鉴。关键词：高职档案档案管理数字化处理在当前信息技术和数字化技术日益成熟的背景下，实时的检索与

2、阅读，实现档案资源的在线共享，显著提我国各个行业都发生了较为明显的变化，这对档案管理高档案的利用价值，为高职院校教学改革和评估工作提工作也提出了对应的新的要求。在该环境背景下，档案供服务。而高职院校财务档案的数字化则同样可以实现管理的数字化建设与管理已经成为了档案管理工作的重财务档案的数字化加工和处理，使得档案数据可以快速要内容和必然发展趋势。2014年12月，中共中央办公厅、传递，提高财务档案管理水平。国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，对各档案馆信息化建设管理工作进行了重二、基于B/S技术的档案数字化平台建设点部署、高职院校应该以该发展机遇为契

3、机，积极开展档案管理数字化管理平台建设工作，实现档案的数字化、（一）档案数字化平台系统构成网络化，使得传统的档案管理方式进入数字化时代，提在构建高职院校档案数字化平台的过程中，可以使高高职院校档案管理的整体水平。用B/S(Browser/Server,浏览器/服务器)结构，该系统的所有功能都可以通过使用标准的浏览器进行阅读，从而一、高职院校档案数字化平台建设的重要意义使得整个档案管理系统后续的升级与维护工作更加简单。当技术和应用环境成熟之后可以利用Internet为公众提供所谓档案数字化就是利用计算机技术、多媒体数字档案查询服务。系统的易用性特点也使得系统在使用过技术、数

4、字化存储技术和数据库技术将档案信息进行存程中能够让操作人员快速掌握系统操作要领，在设备构储、处理和传递，使得传统的纸质档案通过数字化加工建完成之后即可快速完成系统安装调试工作，使得系统之后可以建立完善的索引，并以电子文件的形式进行保的效用得以充分发挥。基于B/S结构的档案数字化管理存与存储，能够在计算机网络中快速的传递。平台还具有丰富的外部接口，便于与外界进行信息交换，高职院校不论是教学档案还是财务档案，通过数字并在后续使用过程中对系统进行适时的升级和功能扩展。化处理之后都能够显著的提高档案的管理效率，促进高该系统利用电子影像技术，不仅可以快速的调阅文件、校教学工作和财务

5、管理工作水平的提高。例如，针对教灵活的处理档案信息，而且还可以将数字化处理之后的学档案资源的数字化处理，应用数字化档案信息系统对信息迅速通过网络进行发布和共享，满足高职院校档案教学档案进行数字化管理，使得档案资源逐步数字化、管理工作的实际要求，其整体架构如图1所示。信息化，从而在学校内部形成大规模的、不受空间限制（二）高职院校档案数字化平台基本功能的档案数据中心。在校园内部可以利用移动互联网进行在档案的数字化平台构建过程中，可以根据高职院·98·中国高校管理水平，但是其所带来的安全问题也必须予以重视，在实际的管理工作中应该采取对应的措施予以强化处理。1.强化平台的数据安全

6、管理管理平台存储的数据资源安全问题是数字化平台数据安全问题，在平台构建过程中为了确保数据的真实性、完整性与保密性，就必须从平台操作系统、数据库管理等多个方面着手，加强安全管理。同时，要制定完善的档案数据存储、备份、格式转换和文件保护等操作管理制度，给档案数据资源形成有效保障。图1基于B/S架构的高职院校档案数字化平台建设2.加强网络安全管理校的档案类型，例如教学档案和财务档案，构建专门的基于B/S架构的档案资源数字化平台虽然能够有效档案数字化管理模块，为相关档案管理工作提供支持。地利用互联网进行信息发布、档案资源查询和共享等功但是，其基本的功能类似，因此本文主要就高校教学

7、档能，但是也面临着来自网络的诸多不安全因素，例如受案的数字化平台功能进行分析，其主要包括六个基本的到病毒、“黑客”入侵等。为了保证平台的稳定运行，功能模块：就必须加强网络安全管理，保证网络的安全水平，构建1.系统维护功能，主要包括系统的初始化设置，卷完善的安全防御管理体系。宗管理、权限设置、数据字典设置、系统日志、数据备3.加强平台应用安全管理份与恢复、数据库设置以及访问设置。高职院校档案数字化平台系统在实际的使用过程中2.档案信息录入，根据卷宗、文件以及学员号等顺可能会因为教师安全意识不足，设置的操作口令过于简序进行分区域的