高职院校档案信息化建设探讨

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1、高职院校档案信息化建设探讨　　【摘要】高职院校档案信息化建设既是信息化社会的必然趋势，也是我国档案事业发展的客观要求，更是高职院校事业发展的实际需要。本文立足我国高职教育的实际，分析了高职院校档案信息化建设存在的问题与制约因素，阐述高职院校档案信息化建设的路径与方法。　　【关键词】高职院校档案；信息化建设；问题；制约因素；路径与方法。　　【中图分类号】G64.21【文献标识码】A【文章编号】2095-3089（2013）22-0-02　　档案信息化建设已成为档案管理现代化建设的最主要的内容。因此，加强高职院校档案信息化建设，既是《档案法》赋予档案部门及工作人员的神圣使命

2、，也是信息化社会的必然要求。　　一、高职院校档案信息化建设存在的问题与制约因素　　（一）档案管理队伍整体素质偏低　　大多数高职院校尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。一方面，专职档案工作人员的学历结构、知识结构、年龄结构、职称结构都不尽合理。有的学校档案工作队伍中无本科及以上学历的人员，学历普遍偏低；有的人员是从其他行业转入档案管理部门的，不具备档案管理专业的必备知识，知识结构及不合理；有的学校档案管理人员的年龄偏大，“断层”6现象严重；有的学校无高级职称的档案管理人员，其职称结构域档案信息化建设很不相称。另一方面，高职院校各部门的兼职档案员几乎都未接受

3、过档案管理专业的专门培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能。　　（二）基础设施简陋　　由于大多数高职院校是在原中专学校基础上升格或由大、中专学校合并组建而成，基础设施薄弱，即使千方百计挤出资金进行基本建设，也只能重点建设与教学、科学紧密相关的项目，无资金投入档案管理的基础设施建设，因而大多数高职院校的档案设施设备十分简陋，少数学校没有专门的档案馆，甚至没有微机、空调等基本设施，档案柜陈旧破烂，库房条件达不到要求，管理手段基本停留在传统的阶段。　　（三）管理体制比较乱　　“统一领导、分级管理”的档案管理体制在高职院校尚未真正落实。目前，有的地方政

4、府还没有将高职院校的档案管理工作纳入议事日程，政府档案馆路机构除通知学校档案工作人员参加一些会议和培训外，很少过问学校档案工作甚至很少涉足学校进行检查和指导。　　（四）数字化建设水平低　　大多数高职院校还未将现有的各种载体档案通过与计算机硬件、软件结合而实现数字化管理。没有计算机的档案室，档案数字化管理是一片空白；有计算机的档案室，档案数字化管理水平也较低。同时，有的高职院校档案室虽然实现了内部数字化管理，但未与外界联网，也谈不上真正的数字化管理。　　（五）档案利用率极低6　　大多数高职院校的档案资源未得到充分的开发利用，档案利用率低，档案固有的作用未能很好地发挥出来。

5、据有关人员调差统计，高职院校档案案卷年均利用率仅为20%左右。　　二、高职院校档案信息化建设的路径与方法　　（一）充分提高认识，切实转变观念　　高职院校档案是我国整个档案事业的重要组成部分，是高职院校过去和现在的教学、科研、管理等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录，它具有历史价值和使用价值，并具有查考凭据、参考依据、科学研究、宣传教育等多方面的作用，在高职教育中具有十分重要的意义。搞好档案信息化建设，可以促进高职院校的全面发展。要树立国际化观念、创新观念、服务观念、法制观念，用心的观念指导高职院校档案信息化建设。　　（二）明确指导思想，确立相关

6、原则　　档案信息化建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程，在高职院校档案信息化建设中，要坚持量力而行、循序渐进、实用实效的指导思想。同时，要确立相应的原则。一是保障重点的原则，就是在可能的人力、财力条件下，对重要的档案资料进行数字化加工，将这一部分信息化处理后的档案先行提供利用。二是分类建设原则，即依据档案的性质和重要性的不同，按轻重缓急的顺序对档案进行数字化加工。三是技术实用性原则，就是对档案数字化处理要采用最有实用价值的模式，如：文本模式较图像模式的实用性强，高职院校在进行档案数字化处理中，以采用文本模式为优。　　（三）增加经费投入，务实物质基础6　　经费短缺，是制约档

7、案信息化建设的最主要因素。因此，增加档案信息化建设的经费投入，已是当务之急。一方面，各级政府要依法增加对高职教育的经费投入，以便高职院校有可靠的资金投入档案信息化建设。另一方面，高职院校要多方筹措资金，投入专项资金进行档案信息化建设。通过增加经费投入，逐步配置防盗、防火、防水、防震、防潮、防尘、防虫、放有害光、防高温设施和装订工具、复印机、装裱设备等必要设施，装备缩微摄影机、电子计算机、光盘等技术设备，切实务实档案信息化建设的物质基础。　　（四）加强人员培训，提高队伍素质　　档案管理队伍素质的高低，是关系档案信息化建设的关键因素。因此，要